Кадровые ошибки при оформлении работников

Начнем с того, что очертим круг обязанностей кадровой службы. Конечно, в первую очередь это документальное оформление всех процедур, связанных с приемом и увольнением работников, оформление кадровых перемещений, учет отработанного времени и отпусков. Кроме того, на предприятиях всех форм собственности должен вестись воинский учет работающих граждан.

Вы приняты!

Порядок оформления и перечень документов, представляемых будущим работником, определен главами 10, 11 Трудового кодекса РФ (далее по тексту – ТК). На что следует обратить пристальное внимание бухгалтеру? Во-первых, это пакет документов, который приносит соискатель. Сегодня существует обязательная отчетность работодателей, представление которой предполагает наличие у работников таких документов, как свидетельство о пенсионном страховании и свидетельство, подтверждающее постановку на налоговый учет (ИНН). При отсутствии у сотрудника этих документов или при их ошибочном оформлении (например, несоответствии с данными паспорта) у бухгалтера возникнут проблемы при сдаче отчетности. Поскольку сроки ее представления (ежеквартальные сведения персонифицированного учета и ежегодные сведения о доходах в налоговую инспекцию) четко определены и за их нарушение работодателю грозит штраф, необходимо заранее позаботиться о том, чтобы претендент на вакантную должность привел документы в норму.

Договорились?

Отсутствие табеля учета рабочего времени грозит бухгалтеру множеством проблем, таких как отказ сотрудников ФСС в возмещении пособий по временной нетрудоспособности или по беременности и родам.

Многие юристы считают, что заключение трудового договора носит рекомендательный, но не обязательный характер. В доказательство этой точки зрения приводится тот факт, что в ТК четко обозначено: в случае когда трудовой договор при приеме новичка на работу не составлен, однако тот фактически приступает к работе с ведома работодателя, трудовые отношения считаются состоявшимися. Безусловно, такая точка зрения имеет право на существование. Однако представляется более логичным не игнорировать подписание трудового договора по следующим причинам. В том же ТК прописано, что основанием возникновения трудовых отношений между сотрудником и работодателем является трудовой договор (ст. 16 ТК РФ), составленный в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). То есть высока вероятность того, что за отсутствие этого документа работодатель может быть привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП ). Стоит отметить, что именно трудовой договор часто оказывается тем документом, который при налоговых проверках помогает подтвердить обоснованность расходов на оплату труда или правомерность начисления тех или иных выплат (например, компенсации за использование личного транспорта). И надо помнить, что данный документ необходим, прежде всего, работодателю – для конкретизации отношений с работником. Ведь на сотрудника даже при отсутствии такого документа распространяются все права и гарантии ТК РФ, а вот компании будет очень сложно доказать, при необходимости, о каких условиях работы он договаривался с работником, какие обязанности соглашался при этом выполнять вновь нанятый сотрудник и на каких условиях. Кроме того, предоставлять трудовые договоры требуют работники Фонда социального страхования при проверке начислений и возмещений выплат, производимых за счет Фонда, а также представители Пенсионного фонда – для проверки правомерности тех или иных выплат. При этом сотрудники официальных госструктур придерживаются той точки зрения, что трудовой договор – документ обязательный, а не рекомендательный, и споров с ними не избежать.

Отдельно следует отметить, что наличие трудового договора в письменной форме не отменяет обязанности работодателя оформить надлежащим образом приказ о приеме сотрудника на работу, с которым тот должен быть ознакомлен под расписку. Необходимо также заполнить трудовую книжку вновь поступившего работника (то есть сделать запись о его приеме на работу со ссылкой на соответствующее распоряжение руководства). Данные правила обязательны не только для юридических лиц, но и для работодателей, имеющих статус ИП.

...Согласно штатному расписанию

Следующий документ, о котором пойдет речь, – штатное расписание. И хотя мнение о том, что этот документ обязателен для работодателя, редко вызывает у кого-либо сомнения, здесь также есть повод для. Наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. О необходимости утвердить штатное расписание упоминается в статье 15 ТК, содержащей определение трудовых отношений, и статье 57 ТК, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно – работа согласно занимаемой должности в соответствии со штатным расписанием.

Согласно другой точке зрения, работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, утвержденная форма штатного расписания (Т-3) является рекомендуемой к использованию. Во-вторых, упоминание о штатном расписании в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), в частности, в пункте 3.1 приводится с оговоркой «как правило» («…записи о наименовании должности… производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации»). Иными словами, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя оформить штатное расписание. Заметим, что на практике организации с небольшой численностью работников заменяют штатное расписание штатной расстановкой, иначе называемой «замещением должностей» или «штатным списком». Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности: он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

В единственном лице

Рассмотрим теперь документы, оформление которых необходимо даже при наличии единственного работника. Прежде всего это табель учета рабочего времени. Он нужен для правильного исчисления текущих выплат, для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск, для расчета отпускных, пособий по временной нетрудоспособности. Отсутствие данного документа может повлечь для бухгалтера множество проблем, таких как отказ сотрудников ФСС в возмещении пособий по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, ошибки при расчете различных пособий (например, при увольнении), соответственно ошибки в исчислении страховых взносов в Пенсионный фонд, фонды ОМС и т. д. Кроме того, в табеле учитывается переработка часов (трудовым законодательством за это предусмотрены доплаты). Ответственность за то, что дополнительные деньги исчисляются неправильно или не начисляются совсем, предусмотрена в КоАП.

Обеспечиваем права и гарантии

Часто работодатели практикуют выплату заработной платы один раз в месяц. Это безусловно нарушение норм ТК. Штраф, который ожидает компанию и ее руководителя как должностного лица, за это деяние предусмотрен статьей 5.27 КоАП. Чтобы уберечься от претензий проверяющих, достаточно оговорить в трудовом договоре, что выплата заработной платы производится дважды в месяц, и при этом ее авансовая часть выдается работнику по заявлению.

Не менее часто встречается такое распространенное нарушение, как невыдача работнику расчетного листка. Согласно ТК это входит в обязанности работодателя, значит, проверяющие могут наказать компанию за пренебрежительное отношение к этому требованию.

Отдельно остановимся на вопросе об отпусках. Порядок их предоставления и все, что с ними связано, регламентирует ТК. Каждый сотрудник имеет право на отпуск и должен его использовать. Непредоставление отпуска (отсутствие графика отпусков, невыплата отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск) – это также грубое нарушение трудового законодательства.

Короткий день – по всем правилам

Довольно часто работникам не выдают расчетные листки, однако согласно ТК РФ соблюдение этого условия является обязанностью работодателя.

Отдельный вопрос – это введение работодателем неполного рабочего дня для сотрудников. В соответствии с этим выплата заработной платы производится пропорционально отработанному времени. Необходимо помнить, что все действия работодателя, ухудшающие положение работника, могут быть осуществлены только с письменного согласия сотрудника. Табель-график обязательно должен быть согласован, если человек работает в режиме неполного рабочего дня. Не забудьте, что это все влияет на расчет не только текущих выплат (т. е. непосредственно заработной платы), но и различных пособий. Помните: часовая тарифная ставка не может быть меньше минимальной (размер минимальной оплаты труда устанавливается законодательно).

Военнообязанный бухгалтер

Еще одним направлением кадровой работы является работа по воинскому учету работающих граждан. Такой учет регламентирован пунктом IV Положения о воинском учете (утверждено постановлением правительства от 25 декабря 1998 г. № 1541). Контроль ведения такого учета в организациях осуществляют военные комиссариаты совместно с органами местного самоуправления. На сегодня ответственность за отсутствие воинского учета не предусмотрена. Кроме того, в Положении нет указания на то, что такой учет обязаны вести работодатели, имеющие статус индивидуальных предпринимателей.

В заключение можно отметить, что кадровая работа – это отдельное направление, которое должно существовать в любой компании и у ИП. Правильное оформление кадровых документов является обязанностью работодателя. Исходя из специфики работы предприятия и небольшой среднесписочной численности персонала от оформления части документов можно отказаться (например, от оформления лицевых счетов работников или ведения воинского учета). Но часть документов, тем не менее, является необходимым условием нормального функционирования предприятия, даже при наличии единственного работника. Напомним, что прежде всего это документы, связанные с учетом отработанного времени, начислением и выплатой заработной платы и пособий.

Ксения Гуляева, эксперт Аудиторской фирмы "Бизнес- студио"