Кадровый аудит

Цель оправдывает цель

Для начала важно дать четкое понятие самому термину. Любой аудит – это независимая проверка и оценка деятельности фирмы специалистом учета «со стороны». Внутренний аудит затрагивает широкий спектр различных составляющих деятельности компании, помогая выявлять риски на всех этапах экономической активности предприятия. Внешний аудит проводится независимой организацией на договорной основе с целью объективной оценки достоверности документации. Кадровый аудит (КА) – оценка оформления и ведения кадровых документов, проверка и анализ состояния кадровой документации на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства и предоставление рекомендаций по устранению выявленных несоответствий в документообороте. Из данных определений видно, что любой аудит – это прежде всего проверка, экспертиза. Поэтому КА проводится в первую очередь для уменьшения рисков, связанных с ведением и предоставлением пользователям документов (в нашем случае кадровых). Таким образом, если организация уверена, что с документооборотом у нее все в порядке, а бухгалтерия не справляется со своими обязанностями только ввиду «скромного штата», аудиторы здесь ничем не помогут.

К вопросу о нагрузке

В большинстве случаев при проверке кадровой документации, в частности, области определения трудовых задач сотрудников (трудовых договоров и должностных инструкций), мы сталкиваемся с тем, что функциональные обязанности работника, закрепленные на бумаге и подписанные руководством, отсутствуют. А это означает, что работнику вменяются в обязанность функции, не соответствующие его должности, без дополнительной оплаты, что приводит к максимальной нагрузке и, как следствие, к увеличению ошибок в работе. Например, очень часто на главного бухгалтера возлагаются как профильные, так и и непрофильные обязанности, то есть еще и функции кадровика. В связи с увеличением объема работ в компании нередко главбух не может совмещать или выполнять деятельность по кадровому документообороту. По этой причине страдает «непрофильная» деятельность сотрудника – кадровый учет, что ведет к увеличению рисков, связанных с конкретной ситуацией. Как следствие – могут возникнуть проблемы при проведении инспекционной проверки, при рассмотрении трудового спора в суде и так далее. В таком случае кадровый аудит косвенным образом способен повлиять на существующий трудовой уклад в компании.

Существует мнение, что кадровый аудит может помочь в расчете рабочей нагрузки для сотрудников. Так ли это? Мы нашли ответ на самые распространенные вопросы.

Кому это надо

С помощью кадрового аудита можно определить и разграничить обязанности между сотрудниками

Кадровый аудит – мероприятие необязательное для компаний, в отличие от полноценных аудиторских проверок для некоторых субъектов бизнеса. Во-первых, кинуть клич аудиторам можно при ситуации под кодовым названием «К нам едет ревизор». Если руководству заранее известно о грядущей инспекционной проверке, а кадровый учет оставляет желать лучшего, то это один из оптимальных методов подготовиться к приходу визитеров. Во-вторых, многие компании в последнее время проводят добровольную ежегодную проверку кадровой документации для контроля работы отдела кадров или инспектора отдела кадров. Наконец, повод пообщаться со специалистами кадрового аудита может быть менее приятным. При образовании конфликтов с сотрудниками организации по причине несоответствия трудовых условий законодательству, пониженных окладах и других нелицеприятных для работников вещей, появляется вероятность общения руководства и юристов компании с трудовыми инспекциями, а также с представителями судебной власти. Дабы не предстать перед госорганами в совсем нелицеприятном виде, может быть принято решение навести порядок как минимум в кадровом документообороте. Проводить кадровый аудит своими силами или воспользоваться услугами сторонней организации – решать руководству компании. Я считаю, что лучше обращаться в аутсорсинговую компанию, предоставляющую соответствующие услуги, так как специалисты подобных организаций имеют многолетний опыт работы в кадрах и не раз прошли через инспекционные проверки. И что не менее важно – сторонняя организация станет независимым экспертом.

Аудит или не аудит – вот в чем вопрос

Итак, кадровый аудит поможет в определении нагрузки на сотрудников только в некоторых случаях. Первоначальная причина его проведения – совершенно другая. Тем не менее не так давно появилась еще одна разновидность проверок, которая называется «аудит эффективности использования трудовых ресурсов». По сути, задачи и этапы проведения данной процедуры идентичны, но кроме вышеозначенных целей – подготовки кадровой отчетности – этот вид аудита нацелен и на грамотное построение бизнес-процессов в компании, а также на оптимальное соотношение трудозатрат и прибыльности предприятия. В доступных источниках процесс проведения аудита эффективности использования трудовых ресурсов описан достаточно подробно и методично, хотя не многие профильные компании на сегодняшний день заявляют о возможности оказания данных услуг. Другими словами, поставленная задача – оптимизация трудовой нагрузки на сотрудника – это, скорее, прерогатива специалистов по управлению персоналом и аналитиков. Те ответвления в аудиторской деятельности, которые позволяют более детально изучить трудовые ресурсы компании, – вершина айсберга, так как само понятие «аудит» подразумевает под собой, в первую очередь, проверку, а не оптимизацию рабочего процесса.

Анастасия Кикина