Как выгоднее накормить работника?

12.07.2011

Существует много способов, чтобы накормить работников. Какой из них выбрать, чтобы не разориться? Попробуем разобраться.

Необходимость организовать питание

Обязанность организовать для работников возможность приема пищи возложена на работодателей трудовым законодательством. Так, согласно статье 22 Трудового кодекса, компания обязана обеспечить работникам нормальные условия труда для выполнения ими норм выработки. А к нормальным условиям труда относятся в том числе и перерывы для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ). Причем пища должна приниматься, как правило, в специально оборудованных помещениях (ст. 223 ТК РФ).

Накормить работника можно несколькими способами:

  • оборудовать место для приема пищи;
  • заказать обеды в офис;
  • организовать собственную столовую;
  • выплатить денежную компенсацию.

Каждый из вышеуказанных способов подразумевает определенные затраты, поэтому главный вопрос связан с возможностью учесть их в налоговом учете и не понести дополнительные расходы.

Оборудование места для приема пищи

Место для приема пищи оборудуется в целях обеспечения нормальных условий труда (ст. 223 ТК РФ). Производственные помещения должны быть изолированы от санитарно-бытовых, служебных, административных помещений, так как прием пищи в производственных помещениях запрещен. Данный запрет вызван объективной необходимостью. На производственных предприятиях прием пищи «не отходя от станка» невозможен из-за отсутствия соответствующих санитарно-гигиенических условий. В офисных помещениях обед на рабочих местах также недопустим в целях профилактики вредных последствий «бизнес-ланча»: следы обеда на деловых бумагах, офисной технике, стойкие аппетитные запахи в атмосфере офиса.

Нормативы для обеденных помещений установлены в СНиП 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания», утвержденных постановлением Госстроя СССР от 30 декабря 1987 г. № 313. Так, согласно пунктам 2.48 - 2.52 СНиП 2.09.04-87, при численности работающих в смену более 200 человек в организации должна быть столовая, а при численности до 200 человек — столовая или столовая-раздаточная. Если количество работников составляет менее 30 человек в смену, вместо столовой достаточно оборудовать комнату для приема пищи. В небольших организациях с численностью работников, не превышающей 10 человек в смену, вместо комнаты допускается выделение в раздевалке дополнительного места для установки стола. Кроме того, в указанном СНиПе сказано о том, как следует оборудовать помещение для приема пищи. Так, в нем обязательно должно быть соответствующее оборудование: холодильник, электропечь, кулер, электрочайник, а также кухонная мебель и посуда.

Налог на прибыль. Налоговое законодательство позволяет учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда в целях исчисления прибыли (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому расходы по приобретению необходимого оборудования для комнаты приема пищи, а также ремонт и коммунальные платежи соответствуют условиям, указанным в статье 252 Налогового кодекса.

Следует отметить, что налоговые органы иногда пытаются увеличить налоговую базу на расходы, связанные с оборудованием помещения для приема пищи. Но их доводы не поддерживают судебные органы, многочисленная арбитражная практика сложилась в пользу компаний (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1822/2007(32980-А27-40) по делу № А27-11993/2006-2). Причем арбитры считают, что расходы на приобретение посуды для комнаты приема пищи, в том числе и одноразовой, также уменьшают налогооблагаемую базу (постановление ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7730-09 по делу № А40-69714/08-107-332).

Хотя суды поддерживают компании в их желании исполнить требования трудового законодательства, лучше до суда дело не доводить. Для этого следует обзавестись документами, обосновывающими приобретение необходимого оборудования. Такими документами могут быть служебные записки, приказы и акты, в которых указана цель покупки имущества. Преамбула приказа руководителя может звучать так: «В целях исполнения обязанности по обеспечению работников нормальными условиями труда и выделения помещения для приема пищи приказываю…»

Кроме того, обязанность работодателя обеспечить работникам возможность принимать пищу в специально отведенном для этого месте следует закрепить во внутренних локальных нормативных актах, регулирующих трудовые отношения, — например, в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре.

НДС. Неся затраты на оборудование помещения для приема пищи, компания уплачивает НДС. Так как расходы осуществляются в рамках создания нормальных условий труда, которые направлены на получение дохода, компания может принять суммы НДС к вычету (подп.1 п. 1 ст. 171 НК РФ), при условии, что у предприятия имеются счета-фактуры, оформленные в соответствии с требованиями законодательства (п. 1 и 2 ст. 169 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы. Страховые взносы и НДФЛ со стоимости понесенных затрат платить не надо, так как фирма не производит никаких выплат сотрудникам.

Пример 1

ООО «Атлант» в рамках оборудования помещения для приема пищи в мае 2011 года приобрело следующее имущество: холодильник стоимостью 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб., микроволновая печь стоимостью 2360 руб., в том числе НДС – 360 руб., электрочайник стоимостью 472 руб., в том числе НДС – 72 руб., набор кухонной посуды стоимостью 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб. У компании имеются все необходимые первичные документы и счета-фактуры.

Приобретенное оборудование не признается амортизируемым имуществом для целей налогообложения прибыли в соответствии с пункту 1 статьи 256 Налогового кодекса, поэтому оно принимается к учету в составе ТМЦ. Стоимость приобретенных активов в сумме 13 400 руб. ((11 800 – 1800) + (2360 – 360) + (472 – 72 ) + (1180 - 180)) уменьшает налогооблагаемую базу для расчета прибыли единовременно при передаче их в эксплуатацию.

НДС со стоимости приобретенного имущества в размере 2412 руб. (1800 + 360 + 72 + 180) принимается к вычету.

Заказ обедов в офис

Заказывая обеды в офис, компания заключает договор со специализированной (кейтеринговой) фирмой, которая готовит обеды, доставляет их к месту потребления.

Трудовым законодательством бесплатное питание предусмотрено только для некоторых категорий работников: тех, кто трудится во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ). Таким работникам бесплатно выдается молоко или иные равноценные пищевые продукты. На работах с особо вредными условиями труда бесплатно выдается лечебно-профилактическое питание, причем строго по нормам, установленным Минздравом.

Компания может принять решение бесплатно накормить всех работников, а не только тех, кто трудится во вредных условиях. От того, как оформлено такое решение, зависит налоговая нагрузка фирмы.

Обязанность зафиксирована в трудовом договоре

Налоговое законодательство позволяет включить в налоговую базу для целей налогообложения прибыли все расходы на оплату труда, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами (п. 25 ст. 255 НК РФ). В этом случае стоимость услуг кейтеринговой фирмы отражается в составе расходов на оплату труда.

НДФЛ. Уменьшая налоговую базу по налогу на прибыль на стоимость услуг специализированной компании, надо иметь в виду, что бесплатный обед – это доход работника в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно возникает база для исчисления НДФЛ со стоимости бесплатных обедов. Причем база рассчитывается с учетом НДС. Поэтому работодатель обязан удержать у работника с доходов соответствующую сумму НДФЛ со стоимости бесплатных обедов и перечислить ее в бюджет (ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что в налоговую базу по НДФЛ не включается только стоимость бесплатного питания, предоставляемого на основании статьи 222 Трудового кодекса.

столовая Страховые взносы. Со стоимости бесплатных обедов необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды. Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Причем в базу для расчета страховых взносов включаются и выплаты в натуральной форме в виде товаров, работ или услуг (п. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Величина «натуральных вознаграждений» рассчитывается исходя из цен, установленных в договоре с учетом НДС.

Обратите внимание, что база для расчета НДФЛ и страховых взносов рассчитывается отдельно по каждому физическому лицу. Поэтому необходимо организовать персонифицированный учет съеденных обедов, например, путем выдачи работникам талонов на питание или отражения в ведомости выдачи обедов (письмо Минфина России от 19 июня 2007 г. № 03-11-04/2/167). Тем более, что обеды заказываются в офис по количеству работающих. Заметим, что порядок фиксации количества съеденного следует отразить в локальных нормативных актах. Также необходимо закрепить сумму, которую можно потратить на порцию (письмо Минфина России от 8 августа 2007 г. № 03-03-06/2/149).

Следует отметить, что трудовым законодательством установлены ограничения по выплате зарплаты в натуральной форме (ст. 130 ТК РФ). Зарплата, выплаченная в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.

Если по результатам персонифицированного учета окажется, что стоимость обедов работника за месяц превышает 20 процентов от заработной платы, то величину превышения нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли. Между тем страховые взносы следует начислять на всю стоимость обедов, так как порядок начисления страховых взносов не увязан с учетом выплат и иных вознаграждений физическим лицам в составе расходов в целях налогообложения прибыли. Зато величину страховых взносов можно принять в уменьшение прибыли целиком, так как они начисляются в соответствии с действующим законодательством (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДС. В настоящее время порядок начисления или неначисления НДС на стоимость безвозмездно переданных обедов законодательством не урегулирован. С одной стороны, безвозмездная передача обедов подпадает под действие пункта 2 статьи 154 Налогового кодекса, поэтому является налогооблагаемой операцией в целях исчисления НДС (постановление ФАС Поволжского округа от 1 марта 2007 г. № А65-15982/2006). С другой стороны, передача обедов, зафиксированная в трудовых договорах, является частью оплаты труда, поэтому регулируется трудовым законодательством. Соответственно объекта обложения НДС не возникает (определение ВАС РФ от 11 июня 2008 г. № 7333/08). В этом случае реализации обедов не происходит, а «входной» НДС можно принять к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Особенности «шведского стола»

Некоторые компании пытаются оптимизировать налоговую нагрузку путем уменьшения размера страховых взносов за счет организации питания в форме «шведского стола». Такой порядок питания не подразумевает персонального учета обедающих, так как сам принцип «шведский стол» означает, что каждый выбирает самостоятельно вид и количество потребляемых продуктов. Поэтому невозможно определить, кто сколько съел. Соответственно невозможно рассчитать индивидуально по каждому работнику базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов. А раз нельзя рассчитать базу, то налог на доходы физических лиц и взносы можно не начислять (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42).

Экономя на страховых взносах, компания автоматически попадает в зону риска по налогу на прибыль. Ведь бесплатное питание, предусмотренное трудовыми и коллективными договорами, является частью оплаты труда. Чтобы компания могла учесть зарплату в налоговом учете, ее величина должна быть подтверждена документально. Причем не общая сумма, а выплаты каждому работнику. Ведь включение сумм в состав расходов на оплату труда, как и в случае иных начислений по оплате труда, предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением страховых взносов и НДФЛ).

Питание в виде «шведского стола» не предоставляет такой возможности. Поэтому предоставление питания в неопределенной сумме не отвечает понятию оплаты труда и противоречит нормам трудового законодательства (ст. 129, 135 ТК РФ). Соответственно такие затраты не могут быть учтены при расчете прибыли (письмо Минфина России от 4 марта 2008 г. № 03-03-06/1/133).

Кроме того, предприятие обязано начислить НДС со стоимости передаваемого работникам бесплатного питания в виде «шведского стола» (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Пример 2

ООО «Прометей» заключило договор с кейтеринговой компанией на доставку обедов в офис. Стоимость одного обеда – 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. В мае было заказано и поставлено 440 порций стоимостью 103 840 руб., в том числе НДС – 15 840 руб.

В коллективном договоре и трудовых договорах с работниками предусмотрена обязанность ООО «Прометей» обеспечивать персонал бесплатным питанием. Кроме того, в компании ведется персонифицированный учет съеденных обедов. Фирма решила не начислять НДС со стоимости бесплатных обедов.

В налоговом учете «Прометея» в мае отражена стоимость поставленных обедов в сумме 103 840 руб., так как предоставление бесплатного питания является частью оплаты труда.

Из заработной платы работников удержан НДФЛ со стоимости бесплатного питания в размере 13 499 руб. (103 840 руб. х 13%).

На стоимость бесплатных обедов начислены страховые взносы во внебюджетные фонды в сумме 35 513,28 руб. ((103 840 руб. х (26% + 2,9% + 3,1% + 2% + 0,2%)).

Обязанность предоставления обедов не зафиксирована в локальных актах

Если предоставление работнику бесплатного питания не предусмотрено трудовым и коллективным договорами, то стоимость обедов нельзя учесть при расчете прибыли (п. 25 ст. 270 НК РФ). Исключением являются случаи, когда бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовыми или коллективными договорами.

НДФЛ. Бесплатный обед, выданный работнику, является его доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Причем налоговым законодательством не установлена зависимость появления дохода работника от того, учитывается ли стоимость питания в налоговом учете или нет.

Страховые взносы. На стоимость бесплатных обедов следует начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (п. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Необходимо отметить, что, в отличие от ЕСН, порядок начисления страховых взносов не увязан с учетом выплат и иных вознаграждений физическим лицам в составе расходов в целях налогообложения прибыли.

Обратите внимание, что передача обедов работникам признается налогооблагаемой операцией, поэтому НДС, уплаченный поставщикам обедов, можно принять к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

НДС. Бесплатное питание, предоставленное работникам вне системы оплаты труда, является реализацией для целей исчисления НДС (подп. 1, 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). Поэтому на стоимость обедов, предоставленных работникам бесплатно, необходимо начислить НДС. Причем база для исчисления НДС определяется как стоимость переданного имущества, без включения НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Пример 3

ООО «Диана» обеспечивает работников бесплатным питанием, поэтому был заключен договор со специализированной компанией на доставку обедов в офис. Стоимость обеда – 177 руб., в том числе НДС – 27 руб. В июне в офис было доставлено 600 порций стоимостью 106 200 руб., в том числе НДС – 16 200 руб. Персонифицированный учет в компании ведется.

В коллективном и трудовых договорах предоставление бесплатных обедов работникам не предусмотрено. Поэтому стоимость обедов в налоговом учете не отражается.

Кроме того, бухгалтер «Дианы» в конце июня начислил НДС со стоимости обедов, бесплатно переданных работникам, в сумме 16 200 руб. ((177 руб. – 27 руб.) х 18%), выписал счет-фактуру и отразил в книге продаж.

Соответственно НДС со стоимости приобретенных «Дианой» обедов в сумме 16 200 руб. можно принять к вычету, ведь они участвуют в налогооблагаемых операциях. Поэтому счет-фактуру от специализированной организации следует отразить в книге покупок.

Со стоимости обедов, переданных работникам, необходимо начислить:

- НДФЛ 13 806 руб. (106 200 руб. х 13%);

- страховые взносы во внебюджетные фонды 36 320,40 руб. (106 200 руб. х 34,2%).

Сумму страховых взносов можно учесть в налоговом учете (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обеды в собственной столовой

Собственная столовая – это большое благо и огромные трудности одновременно. Трудности связаны не только с налогообложением, но и с самим процессом организации производства и приготовления пищи. Остановимся только на вопросах налогообложения.

Особые сложности возникают при расчете налога на прибыль, так как учет расходов по столовой зависит от того, кто в ней питается.

Питание только для сотрудников

Затраты, связанные с содержанием собственной столовой, достаточно обширные: освещение, отопление, водо- и электроснабжение, ремонт, амортизация оборудования, топливо для приготовления пищи. Если в столовой питаются только сотрудники компании, то затраты на ее содержание в целях налогообложения прибыли можно отнести к прочим расходам (подп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 18 марта 2011 г. № 03-03-06/1/146).

Кроме вышеуказанных расходов есть еще иные затраты, без которых столовая не сможет функционировать.

1. Продукты и посуда. Расходы на их приобретение квалифицируются как материальные затраты и учитываются при расчете прибыли (п. 1 ст. 254 НК РФ).

2. Расходы на оплату труда работников столовой, состоящих в штате организации, учитываются для целей налогообложения прибыли (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 13 марта 2008 г. № 03-03-06/1/173).

Питание, предоставляемое работникам бесплатно, облагается налогами и взносами в общеустановленном порядке. А именно: с сумм бесплатного питания удерживается НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Кроме того, на суммы питания начисляются страховые взносы во внебюджетные фонды (п. 6 ст. 8 закона № 212-ФЗ). Безусловно, при организации бесплатного питания должен быть организован персонифицированный учет потребленных блюд.

Если предоставление бесплатного питания не прописано в коллективном и трудовых договорах, то начисление НДС обязательно.

Если же предоставление бесплатного питания зафиксировано в коллективном и трудовых договорах, то решение в отношении того, начислять НДС на стоимость бесплатно переданных блюд работникам или нет, компании следует принимать самостоятельно.

… и не только

Если столовая обеспечивает питанием не только своих работников, но и сторонних лиц, то она для целей налогообложения прибыли признается объектом обслуживающего производства (ст. 275.1 НК РФ). В этом случае порядок формирования налоговой базы по налогу на прибыль и учет убытков формируется особым образом. Так, убыток можно признать для целей налогообложения при выполнении следующих условий:

  • стоимость реализуемых обедов соответствует стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями;
  • расходы на содержание столовой не превышают обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов, осуществляемое специализированными организациями;
  • условия оказания услуг существенно не отличаются от условий, оказываемых специализированными организациями.

Если не выполняется хотя бы одно из условий, то убыток, полученный от деятельности столовой, можно перенести на срок не более 10 лет. Причем на погашение убытка можно направить только ту прибыль, которая получена от деятельности столовой.

Предоставление работникам питания бесплатно или по льготной цене означает, что не выполняется одно из необходимых условий. Соответственно, убытки от деятельности столовой признать будет нельзя.

Чтобы избежать негативных последствий от невозможности учесть убытки, следует предоставлять работникам обеды по рыночной цене, как и прочим посетителям. А работникам вместо предоставления бесплатных обедов выплачивать компенсацию.

Выплата компенсации на питание

Выплата компенсации на питание – один из самых простых способов накормить сотрудника. Ведь компания не несет никаких дополнительных расходов, кроме выплаты компенсации. В этом случае надо только правильно оформить документы, тогда суммы компенсаций можно будет учесть для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда.

Требования к документальному оформлению обычные: в коллективном и трудовых договорах должны быть ссылки на выплату работникам компенсации. Также в локальном нормативном акте необходимо установить сумму компенсации.

При наличии вышеуказанных документов на сумму компенсации можно уменьшить базу при расчете прибыли.

С суммы компенсации следует удержать НДФЛ, так как она является доходом работника.

Также на выплаченные суммы необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.

Выплачивая работникам компенсации, можно столкнуться с тем, что работники, получив деньги, потратят их по своему усмотрению, и не обязательно на питание.

Предотвратить использование работниками выплат, предназначенных на оплату питания, на другие цели достаточно просто, — например, заключив договор обслуживания с кафе, расположенным по соседству с офисом компании. Оплата за обеды осуществляется с помощью карточек, на которые и зачисляется сумма компенсации.

Так что же выбрать?

Решая предоставить работникам питание, компания должна рассмотреть все возможные варианты, предусмотреть потенциальные затраты, просчитать налоговые обязательства и оценить налоговые риски. И только после сопоставления возможных способов организации питания выбрать соответствующий вариант.

О.Е. Черевадская, директор по аудиту ЗАО «Финансовый Контроль и Аудит», доктор экономики

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное