Как правильно вести кассовый учет?

06.07.2011

В последнее время возрастает внимание со стороны государства и банков к наличному обороту компаний. Этот факт имеет непосредственное отношение к работе бухгалтера-кассира. Как привести кассу организации в соответствие с требованиями законодательства?

Согласно российскому законодательству коммерческие банки должны следить за соблюдением клиентами порядка ведения операций с наличными денежными средствами. Они устанавливают лимит на остаток в кассе, по заявлению клиента принимают решение о расходовании предприятием денежной выручки из кассы и периодически проводят проверку кассовой дисциплины организации. Это право регламентировано Положением ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (далее по тексту – Положение № 14-п). При проверке кассовой дисциплины служащие банка руководствуются специальными положениями, определенными в Приложении 7 к Положению.

В ходе проверки банк рассматривает:

  • оприходование в кассу наличных денежных средств, полученных в банке;
  • соблюдение условия расходования наличных средств, поступающих в кассу организации;
  • соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на сумму не более 100 000 рублей;
  • хранение денежных средств в кассе сверх лимита, установленного коммерческим банком;
  • сдачу денег в кассу банка;
  • ведение кассовой книги и других кассовых документов.

Согласно пункту 2.14 Положения № 14-П банки должны проводить проверку не реже одного раза в два года, при этом максимального количества проверок действующее законодательство не устанавливает.

Результаты проверки кассовой дисциплины оформляются справкой по установленной форме, при необходимости такая справка может быть передана в налоговые органы. На основании этого документа налоговые органы могут привлечь налогоплательщика к административной ответственности. Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены штрафы: для должностных лиц – от 400 до 5000 рублей; а для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

кассовый учетУстановление лимита на остаток

Все компании, которые ведут расчеты наличными деньгами, к началу года должны обратиться в обслуживающий банк для установления лимита на остаток кассы (п. 2.5 Положения № 14-П). Лимит на год заканчивает свое действие 31 декабря текущего года.

Для того чтобы банк установил новое «ограничение», фирме нужно представить заполненную форму № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы (Приложение 1 к Положению № 14-П). Форма заполняется в 2-х экземплярах. В форме указывается сумма лимита и цели, на которые планируется потратить наличные деньги. После утверждения лимита банк вернет один экземпляр. Заметьте, даже если у вашей организации нет выручки, банки все равно для подстраховки устанавливают вам ненулевой лимит.

Если организация имеет несколько расчетных счетов в разных банках, то для установления лимита можно выбрать любой из них (п. 2.5 Положения № 14-П). После этого нужно направить уведомление о размере установленного лимита в другие банки. Такой документ составляется в произвольной форме, а к нему прикладывается копия экземпляра расчета (форма № 0408020).

Если у организации есть структурные подразделения, не ведущие отдельный баланс и не имеющие расчетного счета, то ей следует распределить сумму лимита остатка кассы между ними, оформить приказом руководителя и довести его до сведения каждой структурной единицы (п. 2.5 Положения № 14-П). Сумма лимита кассы всех подразделений (головных и обособленных) должна быть равна общей сумме лимита.

Несогласование банком лимита остатка кассы не является нарушением, штрафов за это не предусмотрено, а вот хранение в кассе денег сверх установленного лимита является нарушением правил работы с денежной наличностью. Исключением является хранение в кассе в течение трех рабочих дней (а для предприятий Крайнего Севера – 5 рабочих дней) денег сверх лимита, если они предназначены для оплаты труда и пособий (п. 2.6 Положения № 14-П).

Конкретного срока на согласование с банком лимита остатка кассы нет, но следует иметь в виду, что с начала нового года даже 1 рубль в кассе будет считаться сверхлимитом (п. 2.5 Положения № 14-П). За сверхлимит в кассе организации и руководителю и главному бухгалтеру грозит штраф (ст. 15.1 КоАП). Если лимит кассы утвержден согласно правилам, и на время сдачи наличности в банк бухгалтер обнаруживает, что лимит превышен по каким-либо причинам, то он идет на хитрость: излишнюю сумму он «выдает» под отчет сотруднику, выписывает на него РКО, а на следующий день «принимает» эту сумму обратно, тем самым отсрочив сдачу наличных в банк.

В течение года можно поменять лимит остатка по кассе, если у организации произошли какие-либо изменения, допустим, претерпели изменения показатели деятельности или стал иным режим работы.

Расчет лимита кассы

Расчет лимита кассы заполняется по форме № 0408020. В расчете все показатели указываются в тысячах рублей. Обязательно заполняется строка «Налично-денежная выручка за последние три месяца», даже в том случае, если организация только открывается. Указывается предполагаемая выручка, то есть наличная сумма, которая поступит в кассу от продажи товаров (работ, услуг) за три месяца.

Исходя из этой суммы рассчитывается среднедневная и среднечасовая выручка и среднедневной расход:

- среднедневная выручка – это отношение суммы выручки за последние три месяца на число рабочих дней в этом периоде;

- среднечасовая выручка – это отношение суммы выручки за последние три месяца на число рабочих часов в этом периоде;

- среднедневной расход – это отношение суммы, выданной из кассы для оплаты расходов организации в течение последних трех месяцев (за исключением расходов на заработную плату), на число рабочих дней в этом периоде.

Далее сообщается, как будет сдаваться выручка в банк: ежедневно, через день, один раз в несколько дней. Затем указываются часы работы предприятия, время сдачи выручки и место, куда сдается выручка. Если у организации имеется несколько торговых точек в разных местах, выручка может сдаваться: а) в общую (объединенную) кассу предприятия, а уже оттуда общей суммой в банк; б) при заключении договора на инкассацию выручки наличные сдаются инкассатору; в) в кассу, с каждой торговой точки отдельно; г) на почту – для перечисления на счет банка.

Сотрудником банка заполняется раздел «Решение учреждения банка» и указывается сумма установленного лимита и цели, на которые разрешено расходовать выручку. В основном сумма ограничения, установленная банком, равна разнице между среднедневной выручкой и среднедневными расходами. В случае, когда организация имеет очень маленькую наличную выручку, то ограничение может быть установлено в размере среднедневного расхода.

При условии, что организация сдает выручку один раз в несколько дней, размер лимита определяется с учетом среднедневной выручки, среднедневного расхода и количества дней, через которое сдается выручка. Формула выглядит так:

Размер лимита = среднедневная выручка x количество дней, через которое сдается выручка – среднедневной расход х количество дней, через которое сдается выручка.

После этого бланк расчета подписывает представитель банка, один экземпляр остается в банке, а второй, с пометкой, возвращается организации.

Принципы инкассации

Сдавать выручку в банк можно с помощью инкассации. Этот способ транспортировки денег имеет больше плюсов, чем минусов. Плюсами является то, что ваши деньги будут в безопасности, доставлены до банка под охраной; если заключен договор инкассации, то за несвоевременную сдачу денег будет отвечать банк; если инкассаторы не приехали за деньгами и лимит кассы превышен, то фирма избежит наказания (постановление Пленума ВАС РФ от 5 ноября 1996 г. № 3561/96).

График заездов инкассаторов оговаривается в договоре, при инкассации бухгалтер-кассир заполняет два экземпляра препроводительной ведомости, после сдачи денег он должен проверить, верную ли сумму зачислили на счет фирмы. Подтверждающим документом является мемориальный ордер, приложение к препроводительной ведомости и акт о вскрытии сумки (эти документы выдаются банком). Минус инкассации – фирма несет дополнительные расходы.

Расходы организации, связанные с оплатой услуг банка по инкассации денежной наличности, признаются экономически оправданными затратами, потому что обязанность сдачи в банк денежной наличности сверх лимита, установлена Порядком ведения кассовых операций № 40. Расходы по инкассации денежных средств, относящихся к производству и реализации, нужно учитывать в составе прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В случае, когда денежные суммы, сдаваемые инкассатору, не связаны с производством и реализацией, то услуги по инкассации нужно учитывать в составе внереализационных расходов организации (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Плата за оказанные услуги, как правило, списывается со счета организации в начале следующего месяца; эти услуги облагаются НДС (подп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ). В бухгалтерском учете услуги на инкассацию относятся к прочим расходам и отражаются в том периоде, к которому относятся (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Из всего вышесказанного следует, что соблюдать требования, предъявляемые к кассе организации, – дело непростое, ответственное, и требует соблюдений многих нюансов. Не следует забывать, что к фирмам, работающим с наличностью, законодатель предъявляет особые требования, поэтому бухгалтеры и кассиры должны тщательно их соблюдать. Если организация будет внимательно относиться к кассовой дисциплине, то визит проверяющих из банка или налоговой не обернется неприятным сюрпризом.

Ольга Цвериянова, коммерческий директор аудиторской компании «Анеста Аудит»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA