Персонифицированный учет: что, где, когда

07.06.2011

О том, чтобы сотрудники смогли получать пенсию после того, как закончится их трудовая деятельность, должен позаботиться работодатель. Причем забота заключается не только в своевременной и полной уплате страховых взносов в Пенсионный фонд, но и в организации персонифицированного учета в отношении каждого из сотрудников, позволяющего аккумулировать информацию о страховом стаже работника, его заработке и размере уплаченных взносов.

Размер пенсии, на который может рассчитывать сотрудник по окончании трудовой деятельности, зависит от того, как долго он трудился и насколько высока была его зарплата, с которой работодатели уплачивали страховые взносы в бюджет Пенсионного фонда. Такой вывод прямо следует из положений статьи 3 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Позаботиться о том, чтобы соответствующая информация своевременно поступала в территориальный фонд, должны работодатели.

Дополнительное страхование

Обязанности работодателя в части снабжения ПФР необходимыми сведениями персонифицированного учета определены в статье 8 Закона № 27-ФЗ. Согласно пункту 1 указанной нормы, работодатель, который в данном случае выступает в качестве страхователя, представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

Итак, какие же сведения и когда должен представить работодатель?

Ответ на данный вопрос в «развернутом» виде приводится в части V Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н; далее — Инструкция). Как оказалось, Пенсионному фонду будет весьма интересно узнать о величине платежей не только в части обязательного, но и добровольного страхования работников.

Источник информации

Источником сведений о зарплате и уплаченных страховых взносах является бухгалтерский учет организации. Информацию о трудовом (страховом) стаже сотрудников нужно почерпнуть из приказов работодателя, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении и уплате страховых взносов.

Сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии следует представлять в территориальный орган фонда не позднее 20-го числа месяца, который следует за кварталом, когда такие платежи в ПФР производились. Таким образом, если фирма платила дополнительные взносы во II квартале, то за полугодие отчитываться нужно будет до 20 июля 2011 года. В данном случае достаточно сдать инспекторам реестр застрахованных лиц, содержащий следующие сведения (п. 31 Инструкции):

  • общую сумму перечисленных средств, включающую в себя сумму всех перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии застрахованных лиц и сумму всех уплаченных взносов работодателя (в случае их уплаты);
  • номер платежного поручения и дата его исполнения;
  • страховой номер лицевого счета каждого застрахованного лица;
  • фамилию, имя и отчество каждого застрахованного лица;
  • сумму перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии каждого застрахованного лица;
  • сумму взносов работодателя, уплаченных в пользу каждого застрахованного лица (в случае их уплаты).

Обратите внимание, что сведения об общей сумме перечисленных средств должны быть заверены кредитной организацией, через которую осуществлялось перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.

Реестр необходимо будет оформить по шаблону, утвержденному постановлением правления ПФР от 12 ноября 2008 г. № 322п. Речь идет о форме ДСВ-3.

Обязательная составляющая

Чуть позже, а именно до 15 августа 2011 года, всем работодателям поголовно нужно будет снабдить территориальный орган Пенсионного фонда сведениями персонифицированного учета в части обязательного пенсионного страхования. Для этого в ПФР сдаются сведения о работниках, в отношении которых работодатель пополнял казну внебюджетного фонда. В отношении каждого из сотрудников потребуется сообщить следующие данные (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

  • страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • фамилию, имя и отчество;
  • дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера;
  • дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения контракта ГПХ;
  • периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;
  • сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;
  • суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;
  • периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы;
  • другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии.

Для удобства каждого из участников обязательного страхования установлены унифицированные формы, по которым нужно сдавать информацию о персонифицированном учете. Речь идет о формах, утвержденных постановлением правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п: форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица», форма СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц», форма АДВ-6-2 «Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР», форма АДВ-6-3 «Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР».

Кроме того, инспекторам пенсионной сферы страхования потребуется информация о сумме взносов, которые работодатель уплатил в целом по всем работникам, вместе взятым, за прошедший отчетный период. В данном случае разговор идет о суммах нарастающим итогом с начала года. Таким образом, указанию подлежат суммы за полугодие, а не за II квартал текущего года.

Формат отчетности

Сдавать сведения о своем персонале как в области обязательного, так и добровольного страхования можно двумя способами: на бумажных носителях и в электронном формате (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Надо отметить, что для части работодателей подобной альтернативы не существует. Те из нанимателей, которые могут «похвастаться» штатом сотрудников, превышающим 50 человек за прошедший период, обязаны представлять сведения персонифицированного учета в электронном формате (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ, п. 32 Инструкции). Если же компания не имеет возможности рассчитать указанный показатель за предшествующий период, а именно так дело обстоит в случаях с недавно зарегистрированными предприятиями, соответствие лимиту определяется исходя из данных за текущий период.

Электронный формат сведений предполагает несколько способов представления информации. Во-первых, персонифицированную информацию можно направить по телекоммуникационным каналам связи сетей общего пользования. Иными словами, можно отчитываться через тот же Интернет. Во-вторых, электронную отчетность можно сдать на электронном носителе.

Бесплатный ресурс

Для представления данных персонифицированного учета не обязательно подключаться к коммерческим каналам ТКС. Соответствующие формы можно направить через Интернет. Для подготовки и сдачи сведений можно воспользоваться бесплатными программами, размещенными на официальном сайте ПФР www.pfrf.ru в разделе «Работодателям».

Но в любом случае организация, отчитываясь в электронном формате, должна позаботиться о заверении достоверности сведений. Для этого пунктом 1 статьи 8 Закона № 27-ФЗ предусмотрено, что документы в электронной форме, содержащие указанные сведения, должны быть заверены электронной цифровой подписью.

Факт получения сведений от работодателя в зависимости от того, как именно компания отчиталась, будет подтверждаться различным образом. Так, если организация принесла сведения в цифровом формате на магнитных носителях (например, на CD-диске или флеш-накопителе), от инспектора можно будет потребовать проставить подпись и дату получения сведений на бумажном экземпляре описи представленных документов (форма № АДВ-6-2). Если же сведения были направлены с помощью телекоммуникационных каналов связи, работодателю нужно будет ожидать подтверждения о получении «персонифицированной» отчетности тем же способом, в электронном формате.

Штрафной стимул

Для того чтобы стимулировать работодателей на общение с Пенсионным фондом в части своевременности представления всех необходимых сведений, законодатели установили штрафные санкции.

Непредставление сведений в установленный срок в силу пункта 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ грозит работодателю штрафом в размере 10 процентов от сумм платежей за отчетный период. То же самое наказание предусмотрено в случае сдачи неполных или недостоверных сведений.

Правда, прежде чем применить подобные санкции, представителям Пенсионного фонда придется обратиться в суд. И только в случае соответствующего решения арбитров можно будет оштрафовать провинившегося работодателя.

Понятное дело, что неверные сведения могут оказаться в ПФР не только из злого умысла нанимателей, но и из-за банальной ошибки или оплошности. Для таких ситуаций специально предусмотрен пункт 34 Инструкции, где говорится, как себя вести в случае, если работодатель сам обнаружил ошибку в уже поданных сведениях. Предполагается, что в двухнедельный срок со дня обнаружения ошибок, необходимо представить исправленные формы документов.

Интересно, что судебные инстанции зачастую признают неправомерным взыскание штрафов и в ситуациях, когда исправленные сведения были представлены позднее двухнедельного срока (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 8 декабря 2009 г. № А45-10560/2009). Особенно, если он успел исправиться до того, как ошибка была найдена инспекторами Пенсионного фонда (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 мая 2010 г. № А05-18579/2009).

Т. Прасолова, ведущий аудитор

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное