Как учитывать спорные расходы при УСН

Как учитывать спорные расходы при УСН

01.06.2011

«Упрощенцы» могут списать расходы согласно строго ограниченному перечню. И даже если расходы, казалось бы, можно отнести на конкретный пункт в списке, возникают проблемы с их экономической целесообразностью. В статье мы рассмотрим некоторые виды распространенных расходов, которые при УСН проблематично принять к учету.

Итак, вы выбрали «доходы минус расходы»...

Все организации и индивидуальные предприниматели, переходящие на УСН, должны в первую очередь выбрать объект налогообложения. О том, что выгоднее - «доходы» или «доходы минус расходы», - мы писали в «ПБ» № 3, 2011 на стр. 80 — 82. Допустим, «доходно-расходная» УСН оказалась предпочтительнее, и фирма начала применять данный спецрежим.

Сразу выделяется плюс: налоговую базу можно занизить на сумму произведенных расходов. И разумеется, любой бизнесмен стремится уменьшить «упрощенный» налог по максимуму. Тут же возникают проблемы.

Сначала выделим общие проблемы, которые подстерегают всех.

Большая часть расходов уходит на контрагентов. Следовательно, чтобы недобросовестный партнер не «подставил» компанию, следует проверить о нем хотя бы минимальные сведения. То есть, выражаясь официальным языком, применить принцип должной осмотрительности.

Это важно

Следует всегда узнавать хотя бы минимальные данные о контрагентах, в пользу которых производятся расходы. Особый упор необходимо сделать на представителей малого бизнеса, то есть на «вмененщиков» и «упрощенцев».

Следует произвести следующие действия:

  • проверить, зарегистрирован ли контрагент в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • если деятельность контрагента подлежит обязательному лицензированию, то проверить наличие у него действующей лицензии;
  • по возможности узнать, нет ли у партнера «массового» учредителя (то есть лица, являющегося учредителем сразу нескольких организаций).

Если не выполняется первое или второе условие, то следует немедленно отказаться от всех связей с таким контрагентом. Расходы в пользу такого партнера, скорее всего, налоговые органы откажут принимать к учету, и доказать отсутствие злонамеренных связей с недобросовестным контрагентом можно только в судебном порядке. И проблемы с расходами — еще не самое страшное. Налоговые органы могут заподозрить «упрощенца» в махинациях с использованием «фирмы-однодневки». И проблемы тогда могут возникнуть еще более серьезные.

Вообще за связь с «однодневкой» обвинению может подвергнуться любая фирма. Однако налогоплательщики, применяющие УСН, находятся на «особом прицеле». Дело в том, что они являются представителями малого бизнеса. А «однодневки» обычно как раз бывают малыми фирмами.

Кроме того, малый бизнес подвергается меньшему количеству контрольных мероприятий, чем крупные предприятия. Поэтому, когда налоговая проверка наконец наступит, инспекторы постараются обязательно выявить нарушения.

Сразу стоит позаботиться о тщательной документации всех операций, которые ведут к расходам «упрощенца». Но даже если абсолютно все документы в порядке, налоговые органы могут заявить об экономической нецелесообразности расходов.

Подтверждаем экономическую целесообразность

Рассмотрим некоторые ситуации, в которых налоговые органы могут обвинить фирму в экономической необоснованности расходов.

При приобретении основных средств налоговые инспекции часто сомневаются в их экономической целесообразности. Поэтому контролеры могут отказать «упрощенцам» в признании расходов на покупку имущества. Впрочем, такие случаи происходят не только у фирм, состоящих на УСН, но и у других налогоплательщиков.

Особые правила

Общеустановленного понятия «экономическая целесообразность» не существует. Поэтому можно приводить любые доводы в пользу необходимости затрат. Главное — доказать инспекции или суду, что расходы направлены на функционирование или совершенствование экономической деятельности.

Действительно ли основное средство используется в деятельности, приносящей доход? Данный вопрос может явиться причиной спора с контролерами и даже дойти до суда. В суде налогоплательщику рекомендуется грамотно доказать, что имущество действительно необходимо для его бизнеса. Например, если фирма купила автомобиль, то можно привести аргумент, что заказчики находятся в различных населенных пунктах, поэтому без машины не обойтись. Подобное решение в пользу налогоплательщика содержится, например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2009 г. № Ф04-866/2009(536-А03-27).

Споры об экономической целесообразности расходов возникают и в отношении ремонта основных средств, производимого арендатором или арендодателем. Если ремонтом занимается арендодатель, то инспекторы могут заявить, что расходы на ремонт объектов должны лежать на плечах арендатора, поэтому арендодателю учитывать такие затраты неправомерно. В данном случае мы рекомендуем подробно прописать в договоре аренды, на кого ложится обязанность по ремонту и различным улучшениям основных средств. Тогда в качестве доказательств можно предъявить договор аренды, а также документы, связанные с ремонтом (договоры подряда на ремонт основных средств, сметы расходов, справки о стоимости выполненных работ, счета-фактуры и т. д.). Если придется судиться с налоговой инспекцией, то фирма, скорее всего, выиграет дело. Положительное решение содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 28 декабря 2009 г. № А45-8513/2009.

Расходы на уборку офиса и территорий

Ни одна организация не обойдется без регулярной уборки своих помещений и территорий. При этом фирма как покупает товары (чистящие и моющие средства, мешки для мусора и т. д.), так и платит за услуги. Но могут ли «упрощенцы» принять расходы на поддержание чистоты к налоговому учету?

К сожалению, данные расходы прямо не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Но это не означает, что их нельзя списать.

Следует помнить, что при УСН можно принять к учету материальные расходы, перечень которых приведен в пункте 1 статьи 254 Налогового кодекса. Так, к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых в производственных и хозяйственных нуждах (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Различные товары для уборки и поддержания чистоты вполне подходят под такое определение.

Доказательством может служить довольно старое, но по-прежнему актуальное письмо Минфина России от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182. В нем финансисты разрешили организации учитывать расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии.

Значит, расходы на товары, предназначенные для уборки и поддержания чистоты, принимать к учету можно, а если приобретаются услуги? В случае, когда в штате есть персонал, занимающийся уборкой, проблем нет, так как расходы относятся к заработной плате сотрудникам. А если организация приобретает услуги сторонних фирм, то соответствующие расходы опять же являются материальными (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). В данной норме речь идет о затратах на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями.

Гораздо сложнее дела обстоят с уборкой и благоустройством территорий, прилегающих к офису. Без данных действий не обойдется практически ни одна фирма. Зимой надо убирать снег, летом желательно облагородить газоны и дорожки, а с мусором нужно бороться круглый год.

К сожалению, Минфин России запретил «упрощенцам» списывать расходы на уборку и благоустройство прилегающих территорий (письмо от 22 октября 2010 г. № 03-11-06/2/163). Финансисты кратко отметили, что данные расходы отсутствуют в закрытом перечне, поэтому их нельзя принимать к учету.

Чтобы сэкономить на налоге, фирма может обратиться в суд. Есть вероятность, что арбитры примут сторону налогоплательщика. Прецедент есть с расходами по вывозу отходов. ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 28 мая 2008 г. № Ф08-2886/2008 указал, что отходы производства и потребления должны быть нейтрализованы. Того требует статья 22 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Поэтому с экономической обоснованностью затрат на вывоз отходов проблем нет. Значит, данные расходы можно списать как материальные.

Расходы на благоустройство труда

Чтобы сотрудникам хорошо работалось на своих местах, работодателям приходится нести расходы. Во-первых, существуют противопожарные, санитарные и иные требования, которые необходимо соблюдать. Во-вторых, многие работодатели не ограничиваются минимумом, а покупают для сотрудников кулеры с питьевой водой, вентиляторы, обогреватели, кондиционеры и иную технику. Можно ли принять к учету соответствующие расходы?

К сожалению, Минфин России опять дает отрицательный ответ. В письме от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19 финансисты запретили «упрощенцам» учитывать расходы на питьевую воду и обогреватели. Причина та же самая — отсутствие данных расходов в закрытом перечне.

Анализируя арбитражную практику, можно найти решения судов в пользу налогоплательщиков (например, в постановлении ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7032/08-С3, где речь идет опять же о питьевой воде). Но помогут ли служители Фемиды любой фирме, неизвестно. А если налогоплательщик, применяющий УСН, решит списать затраты на приобретение товаров для благоустройства рабочих мест, то споров с инспекцией по-любому не избежать.

Внимание!

Будьте готовы к тому, что все расходы на поддержание чистоты и порядка, а также на создание комфортных условий труда контролеры признают экономически нецелесообразными. Не остерегайтесь обращаться в вышестоящие налоговые инстанции и суд, чтобы отстоять свою позицию.

Расходы на лицензирование и сертификацию

Некоторые виды деятельности подлежат обязательному лицензированию (ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ), что, естественно, влечет затраты. Могут ли «упрощенцы» учесть в налоговой себестоимости расходы, связанные с получением лицензии?

В первую очередь к данным расходам относится государственная пошлина. Здесь споры вряд ли возникнут. Госпошлина является сбором, установлена она Налоговым кодексом, а все суммы налогов и сборов идут в «упрощенную» налоговую базу (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Однако за одну лишь пошлину лицензию не дадут. Ведь для получения лицензии требуется соответствовать определенным критериям, установленным для каждого вида деятельности. Во многих случаях фирмам необходимо провести разнообразные экспертизы, обследования и прочие процедуры. Для этого нужна помощь сторонних организаций, так что без дополнительных расходов не обойтись. Можно ли их включить в налоговую базу?

Ответ положительный, и для таких расходов введен специальный подпункт 30 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Однако следует помнить о двух условиях:

  • экспертизы и обследования должна проводить специализированная организация;
  • наличие документов, полученных в результате данных процедур, должно быть обязательным для получения лицензии.

То есть если организация перестраховывается и платит сторонним лицам за проверки и экспертизы, не обусловленные законодательством, то соответствующие расходы нельзя принять к учету при УСН.

Многих «упрощенцев» также подстерегает такая процедура, как сертификация товаров или подтверждение соответствия. Расходы на такие действия можно принять к учету без проблем (подп. 26 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем, в отличие от предыдущего случая, не имеет значения, является ли сертификация обязательной или добровольной. Указаний на этот счет в упомянутом подпункте не существует.

До 2011 года налогоплательщики, применяющие УСН и уплачивающие взносы в саморегулируемые организации, не могли списать данные взносы, поскольку о них не говорилось в закрытом перечне расходов. Теперь же ситуация, к счастью, изменилась, и «упрощенцы» списывают расходы на взносы в СРО на основании подпункта 32.1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Расходы на ведение бухгалтерского учета

По общему правилу, «упрощенцы» не ведут бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако на практике данное правило часто не выполняется. Например, хозяйственным обществам нужно вести бухучет в первую очередь ради собственных акционеров и вкладчиков.

Фирмы, состоящие на УСН, то есть субъекты малого предпринимательства, часто прибегают к бухгалтерским услугам сторонних фирм. Налоговые органы могут отказать в признании расходов в пользу бухгалтерских организаций. Аргументы будут таковы: раз «упрощенец» не должен вести бухучет, то расходы на его ведение нецелесообразны.

Однако данный довод неверен. Нельзя говорить, что «упрощенец» не должен вести бухучет. Он может его не вести, но никто же ему не запрещает. А затраты на бухгалтерские услуги между тем прямо присутствуют в перечне расходов, признаваемых при УСН (подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Кстати, если на организацию возложена обязанность публиковать свою бухгалтерскую отчетность, то расходы на такую публикацию также подлежат налоговому учету (подп. 16 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Опасный момент

Налогоплательщики, состоящие на УСН, грубо говоря, лишь «на бумаге» освобождены от ведения бухгалтерского учета. Поэтому расходы на бухгалтерские услуги экономически обоснованы, и данный вывод при возникновении проблем следует отстаивать.

Что нельзя принять к учету

И напоследок мы расскажем, какие расходы однозначно нельзя принять к учету. Это расходы, которые предприниматели или учредители тратят из прибыли на свои цели. Например, оплачивают себе транспорт, ремонтируют личную недвижимость. Правило простое: если расходы никоим образом не связаны с предпринимательской деятельностью, то к учету их принять нельзя. В любом ином случае, если расходы направлены на функционирование бизнеса, рекомендуется их включать в налоговую базу по УСН. При этом не обойтись без споров с налоговой инспекцией, но шанс отстоять свою позицию есть.

Е. Сатаев, редактор-эксперт

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA