Ошибки выплаты детских пособий

Расчеты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет многие бухгалтеры доверяют своей программе по автоматизации учета. Однако электронную помощницу тоже приходится контролировать, ведь она может не учесть нюансы выплаты этих пособий и «сподвигнуть» бухгалтера на ошибку.

Назначение и выплату детских пособий в настоящее время регулируют два нормативных акта:

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ);

Федеральный закон от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее — Закон № 81-ФЗ).

Ошибка 1

Два пособия вместо одного

Работнику не может быть назначено одновременно два пособия — по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1,5 лет. Это прямо указано в части 4 статьи 13 Закона № 81-ФЗ и части 3 статьи 10 Закона № 255-ФЗ.

В случае, когда работница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, снова уходит в декретный отпуск, она вправе выбрать либо пособие по беременности и родам, либо пособие по уходу за ребенком. Как правило, декретницы останавливаются на пособии по беременности и родам, о чем уведомляют работодателя письменно.

Пример 1

Работница ООО «Альфа» И. Головина вплоть до 31 мая 2011 года находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Сумма ее ежемесячного пособия составляет 5000 руб.

Она представила в бухгалтерию листок временной нетрудоспособности по беременности и родам с 3 мая по 19 сентября 2011 года. Сумма назначенного пособия по беременности и родам за май 2011 года составила 10 000 руб. Бухгалтер ошибочно выплатил И. Головиной в мае 2011 года два пособия на общую сумму 15 000 руб. — по беременности и родам в размере 10 000 руб. и 5000 руб. по уходу за ребенком.

В результате этой ошибки завышены расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Заявление сотрудница не писала, отпуск по уходу за ребенком не прерывался, поэтому Фонд социального страхования при проверке посчитал, что указанные расходы превышены на 10 000 руб.

Поскольку такую ошибку нельзя признать счетной (речь идет о неправильном применении законодательства), сотрудница отказалась возвращать или зачитывать излишне уплаченную сумму пособия, и указанную сумму предприятие было вынуждено оплатить за счет собственных средств.

Обратите внимание, в примере 1 рассмотрена ситуация, когда сотрудница отказалась возвращать излишне выплаченную ей сумму пособия. И ее действия правомерны. Объясним почему.

Работодатель может удержать в одностороннем порядке излишне выплаченные суммы государственных пособий в следующих случаях:

• по причине недобросовестности со стороны получателя пособия (например, если представлены документы с заведомо неверными сведениями);
• вследствие счетной ошибки (часть 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ, часть 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ).

Поскольку указанная ошибка возникла по причине неверного применения законодательства, а не сбоя в работе программного обеспечения или погрешности в арифметических действиях, ее нельзя назвать счетной.

Ошибка 2

Пособие в 2011 году пересчитано исходя из 463 000 рублей

Прежде всего напомним: в 2011 году «максимумы» для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам не обновлялись. Для пособий, датированных 2011 годом, расчетным периодом будут 2010 и 2009 годы. Средний заработок не должен превышать предельной величины выплат за расчетный период, которая и в 2009, и в 2010 годах составляет 415 000 рублей.

Новый размер предельной величины выплат 463 000 рублей будет применяться для расчетного периода за 2011 год, то есть при назначении пособия в 2012 году.

Максимальный размер пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет в 2011 году рассчитывается следующим образом:

• рассчитывается средний дневной заработок, который не может превышать предельную величину начислений: (415 000 руб. + 415 000 руб.) : 730 = 1136,99 руб.;
• исчисляется сумма пособия в месяц из расчета 40 процентов заработка: 1136,99 руб. Х 30,4 Х 40% = 13 825,80 руб. (п. 3.1, 5.1 и 5.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Как видите, максимальный размер пособия по уходу за ребенком по сравнению с 2010 годом даже слегка уменьшился с 13 833,33 до 13 825,80 рубля, причем его индексация законодательством не предусмотрена. Новая предельная величина выплат, на которую начисляются страховые взносы в 2011 году (463 000 рублей), на размер пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет, приходящихся на 2011 год, не влияет.

Это важно

В 2011 году максимальный размер пособия по уходу за ребенком составил 13 825,80 рубля, причем его индексация законодательством не предусмотрена. Новая предельная величина выплат, на которую начисляются страховые взносы в 2011 году (463 000 рублей), на размер пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет, приходящихся на 2011 год, не влияет.

Пример 2

Работница ООО «Бета» Н. Семенова находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет начиная с 1 июня 2011 года. Бухгалтер рассчитал пособие, приходящееся на июнь, в сумме 14 625,32 руб. (415 000 руб. + 463 000 руб.) : 730 Х 30,4 Х 40%.

В результате ошибки завышены расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством на 798,52 руб. (14 625,32 — 13 826,80).

Как и в предыдущем примере, сотрудница отказалась возвращать и зачитывать излишне уплаченное ей пособие, аргументируя это тем, что ошибка возникла вследствие неправильного применения законодательства.

Ошибка 3

Пособие за неполный месяц выплачено не пропорционально календарным дням

Если отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет приходится на неполный календарный месяц, одноименное ежемесячное пособие выплачивается пропорционально количеству календарных дней в месяце, приходящихся на период отпуска (включая нерабочие праздничные дни) (часть 5.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, п. 47 Порядка назначения и выплаты государственных пособий). В связи с этим при проверках сумм назначенных пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет особое внимание уделяется первому и последнему месяцу нахождения в таком отпуске, а также тем временным участкам, когда отпуск прерывался.

Пример 3

Сотрудница ООО «Гамма» О. Никифорова находилась в отпуске по уходу за ребенком, которому 15 мая 2011 года исполняется 1,5 года. Ежемесячная сумма пособия составила 10 000 руб. Бухгалтер ошибочно выплатил за май 2011 года всю сумму пособия — 10 000 руб. Когда ошибка обнаружена, сумму пособия, приходящегося на май, пересчитали. Она составила 4516,13 руб.: 10 000 руб. : 31 Х 14. Расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством в результате ошибки оказались завышены на 5483,87 руб.: 10 000 — 4516,13.

О. Никифорову письменно известили о переплате суммы пособия, и она согласилась вернуть излишне полученную сумму.

Ошибка 4

Пособие выплачивается, когда сотрудница работает полный рабочий день

Если декретница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, пожелала трудиться неполный рабочий день или на дому, одноименного пособия она не лишается (часть 1 ст. 93 ТК РФ, часть 2 ст. 13 Закона № 81-ФЗ, часть 2 ст. 11.1 Закона № 255-ФЗ). Помимо указанного пособия ей выплачивается заработная плата пропорционально отработанному времени (письмо ФСС РФ от 10 августа 2010 г. № 02-02-01/08-4003).

Когда молодая мама выходит на полный рабочий день, работодатель обязан по ее просьбе предоставить ей перерывы для кормления малыша. Так, работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (отцам, воспитывающим детей указанного возраста без матери, опекунам детей данного возраста), предоставляются, помимо перерыва для отдыха и питания, дополнительные перерывы для кормления ребенка не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 минут на каждого малыша (ст. 258 ТК РФ). По заявлению женщины перерывы для кормления присоединяются к перерыву для отдыха и питания либо в суммированном виде переносятся как на начало, так и на конец рабочего дня (смены).

Случается, что такой график работы воспринимается работодателем как неполное время, то есть сотруднице оплачиваются только отработанные часы и по-прежнему назначается пособие. Такие действия неверны, поскольку перерывы для кормления ребенка гарантированы трудовым законодательством, включаются в рабочее время и подлежат оплате в размере среднего заработка (ст. 258 ТК РФ).

Пример 4

Сотруднице ООО «Вега» Е. Ковригиной предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет до 30 июня 2011 года включительно и назначено пособие в сумме 10 000 руб. за календарный месяц.

С 3 мая 2011 года она пожелала прервать свой отпуск и выйти на работу. Компания предоставила ей перерывы для кормления малыша в соответствии с законодательством. Однако предоставленные перерывы Е. Ковригиной ошибочно не засчитывались в рабочее время и не оплачивались в размере среднего заработка. Также по ошибке в мае ей выплачено пособие по временной нетрудоспособности в сумме 10 000 руб.

В результате ошибки расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством завышены на 10 000 руб., а также искажена база по страховым взносам и налогу на прибыль.

Занижение базы по страховым взносам стоит оговорить отдельно. Выплата среднего заработка за время перерывов для кормления ребенка облагается страховыми взносами, поскольку она входит в рабочее время и производится на основании трудового договора (часть 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Поэтому указанная ошибка повлияет на базу как по страховым взносам, так и по налогу на прибыль.

В бераторе «Энциклопедия бухгалтерских ошибок» не только собраны самые опасные ошибки, но и приведен алгоритм их исправления без серъезных негативных последствий

Ю. Пименова, ведущий эксперт