Проектные технологии в автоматизации ЖКХ или история одного внедрения в УК «Ведис Комфорт»

Управляющая компания «Ведис Комфорт» входит в группу компаний «Ведис Групп». Компания была создана в 2009 году. На сегодняшний день «Ведис Комфорт» осуществляет профессиональное управление многоквартирными домами и прилегающей территории в 52-м микрорайоне «Марфино» и ЖК «Алексеево». В дальнейшем планируется управление ЖК «Нахимово» и ЖК «Юрлово».

Управляющая компания сегодня — это, в первую очередь, необходимый инструмент для обеспечения комфортных и уютных условий проживания жителей. Компания использует в своей работе передовое оборудование и современную технику, чтобы помочь жильцам устранять все возникающие бытовые и технические вопросы. Совершенно естественно, что перед руководством компании «Ведис Комфорт» встал вопрос о необходимости внедрения современной ERP системы, позволяющей своевременно предоставлять всю необходимую информацию для осуществления процессов управления.

В свою очередь, с появлением крупных управляющих компаний в сфере ЖКХ, перед компанией-разработчиком тиражных решений для предприятий сферы ЖКХ «1С:ВДГБ», еще в 2009 году остро встал вопрос о необходимости создания комплексного отраслевого решения на базе программного продукта 1С: Управление производственным Предприятием 8. Современным управляющим компаниям уже недостаточна автоматизация только бухгалтерского учета и оперативных расчетов по жилищно-коммунальным услугам. Для оптимизации управления появилась необходимость видеть в информационной системе всю цепочку бизнес-процессов: от сдачи домов в эксплуатацию до оценки деятельности по управлению многоквартирными жилыми комплексами.

При выборе в качестве основы для создания собственной системы автоматизации программного продукта на платформе «1С» руководство УК «Ведис Комфорт» приняло во внимание следующие критерии:

• гибкость и масштабируемость платформы 1С: Предприятие 8, позволяющей поддерживать весь спектр информационных систем: от однопользовательских до клиент-серверных и территориально распределенных решений;
• значительное количество отраслевых решений и реальных внедрений в сфере ЖКХ;
• качественная проработка требований законодательных актов Российской Федерации при реализации соответствующего функционала типовых решений;
• наличие эффективной системы помощи, поддержки и сопровождения пользователей программных продуктов 1С;
• наличие достаточного количества квалифицированного персонала на рынке труда, уже не один год работающего с программами 1С.

Основными критериями выбора партнера-исполнителя для создания комплексной автоматизированной системы управления деятельностью по управлению многоквартирными жилыми комплексами стали:

• Опыт компании «1С:ВДГБ» в разработке тиражных решений для отрасли ЖКХ:
  • 1С:ВДГБ: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК,
  • 1C:ВДГБ: Учет и начисление жилищно-коммунальных услуг администрациями районов и поселений,
  • 1С:ВДГБ: Расчет и учет субсидий на оплату жилья и коммунальных услуг,
  • 1С:ВДГБ: Монетизация льгот.
  Эти программы успешно используются предприятиями сферы ЖКХ уже более 5 лет.
• Компетенции специалистов «1С:ВДГБ», полученные в результате многолетней практики автоматизации учета и управления крупных предприятий государственного и частного сектора.
• Компания «1С:ВДГБ» является разработчиком тиражного программного продукта 1С: Управление предприятием ЖКХ на базе 1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием

Сочетание бизнес-интересов обеих сторон привело в апреле 2010 года к инициации проекта внедрения разрабатываемого компанией «1С:ВДГБ» тиражного отраслевого решения в управляющей компании «Ведис Комфорт». Совмещение традиционного теоретического подхода к разработке функциональности тиражного программного продукта с параллельным практическим его внедрением позволило максимально приблизить базовый функционал тиражного решения к реальным потребностям конечных пользователей.

Для реализации проекта Сторонами была выбрана технология пилотного внедрения (подробнее о технологиях внедрения систем на базе 1С). При серьезном увеличении рисков, связанных с одновременным выстраиванием бизнес-процессов нового для Заказчика вида деятельности и отладкой функциональности нового программного продукта, такая технология дала обеим Сторонам неоспоримый ряд преимуществ.

Преимущества для Заказчика:

• возможность использовать «чужой» полезный опыт и готовые бизнес-процессы, которые уже включены в функционал тиражного решения;
• отраслевое решение, внедренное в компании, максимально приближено к тиражному решению, что дает возможность сократить последующие затраты на сопровождение информационной системы;
• снижение риска зависимости от уникальных специалистов исполнителя, знающих новое тиражное решение.

Преимущества для Разработчика:

• возможность оперативного исправления выявленных недостатков и ошибок функционала тиражного решения при последовательном запуске подсистем в эксплуатацию у реального клиента;
• максимальная проверка на реальных данных работоспособности и удобства эксплуатации создаваемого тиражного продукта.

Успех пилотного проекта во многом зависел от грамотного поэтапного планирования запуска в эксплуатацию требуемого Заказчику функционала и был жестко привязан к временным рамкам необходимости получения результатов автоматизации определенных процессов УК «Ведис Комфорт». Так первые подсистемы должны были быть запущены в эксплуатацию уже с июля 2010 года.

На решение первоочередных задач автоматизации по учету жилых помещений, их собственников с учетом вида собственности, регистрацию проживающих лиц и открытию лицевых счетов ушло 2 месяца, и с июля 2010 года программный продукт был введен в эксплуатацию. На сегодняшний день ЗАО «Ведис Комфорт» ввело в эксплуатацию и эксплуатирует ЖК «Алексеево» и ЖК «Марфино». В части автоматизации и создания информационной системы компании успешно внедрены и функционируют следующие подсистемы тиражного решения:

• Учет имущества, находящегося в управлении (зданий, квартир, офисов, мест общего пользования, паркингов).
• Учет владельцев имущества и договорная работа с владельцами имущества.
• Паспортный учет.
• Работа с лицевыми счетами.
• Расчеты и начисления по предоставляемым услугам.
• Работа с жителями. Проведение общих собраний.
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Ведение кадрового учета и расчет заработной платы

Одновременно с внедрением информационной системы проводится большая организационная работа по отладке бизнес-процессов и формированию правил по их реализации исполнителями и отражению информации в автоматизированной информационной системе УК «Ведис Комфорт», на базе программного продукта 1С: Управление предприятием ЖКХ.

Сегодня с информационной системой работает порядка 20 пользователей.

В ближайшее время планируется ввести в эксплуатацию подсистемы по учету коммунальной инфраструктуры, техническому ремонту и обслуживанию, аренде и контролю качества оказания услуг, а также завершить работы по автоматической интеграции с системами контроля приборов учета и всеми требуемыми Заказчику системами сбора платежей с терминалов.

По словам Александра Дубинина, Коммерческого Директора ЗАО «Ведис Комфорт»:

В лице представителей компании «1С:ВДГБ» мы нашли компетентных партнеров не только по автоматизации, но и по постановке бизнес-процессов по обслуживанию наших жилых комплексов. Выбранный нами рисковый путь внедрения нового тиражного программного продукта 1С: Управление предприятием ЖКХ полностью оправдал себя. Мы значительно сэкономили время и деньги на запуск нашей информационной системы. При этом получили ожидаемый нами результат в требуемые сроки. Мы планируем и в дальнейшем продолжать наше сотрудничество для эффективного решения задач в области ЖКХ.