Электронный архив документов

Электронный архив документов

03.02.2011

Сегодня все компании сталкиваются с целым набором разноплановых проблем, связанных с хранением бумажных документов. Каким быть архиву компании, зависит от аккуратности бывшего главного бухгалтера. Решение проблем – электронный архив. Как организовать в компании «цифровое хранилище», разобрался Михаил Неверов.

Современная тенденция в области развития документооборота – отказ от бумажных носителей в пользу электронных ради удобства обращения и экономической выгоды. В большинстве успешных организаций внедрение электронного документооборота уже произошло. Российское законодательство вполне отвечает современным требованиям такой организации обмена документами. Тем не менее многие предприятия остаются приверженцами бумажных носителей. Пожалуй, самой главной тому причиной служит неодобрительное отношение к «электронному формату» самих специалистов учета: мы привыкли доверять осязаемым носителям информации. Впрочем, свое влияние оказывает и недостаточное техническое и программное обеспечение. При этом очевидно, что именно за электронными архивами будущее.

Суть и смысл создания электронного архива очевидны: сконцентрировать в одном месте в электронном виде всю важную информацию, которая проходит через компанию. Задача такого хранения – организовать ведение электронного документооборота на предприятии таким образом, чтобы все документы, независимо от их количества, находились в едином электронном каталоге, доступ к которому будут иметь заинтересованные пользователи. Стоит также разграничить понятия «электронный архив» и «система электронного документооборота». Бухгалтеры должны знать, что электронный архив представляет собой хранилище любого количества документов, пусть даже в отсканированном виде, с удобной функцией поиска. Система электронного документооборота представляет собой систему, в которой можно не только хранить документы, но и вносить корректировку, работать с входящей и исходящей корреспонденцией. Система электронного документооборота, так же как и электронный архив, предусматривает наличие специализированного программного обеспечения. Разработать ПО самостоятельно может позволить себе только крупная фирма. Те компании, которые хотят использовать электронный документооборот, но не в состоянии разработать собственный «софт», могут воспользоваться помощью организаций, оказывающих услуги внедрения электронных архивов.

Стоимость спокойствия

Наиболее оптимальный выход для большинства организаций, использующих электронный документооборот, – установка проверенного программного обеспечения взамен «кустарного софта», пусть даже на первый взгляд «именитые» программы и стоят дороже. Если компания принимает решение создать электронный архив, то сделать это можно с помощью уже готовых программ – их выпуском занимаются, в том числе, и крупные производители. Стоимость программного обеспечения в разных компаниях варьируется от 30 тысяч до 120 тысяч рублей. Обычно модуль электронного хранилища имеется в больших системах управления предприятием. А некоторые программы по созданию архивов настолько велики, что приобрести можно базовую сборку – ее вполне хватит для начала. Кроме того, компании понадобится сканер для уже имеющихся документов; цена такого оборудования будет варьироваться в диапазоне от 20 000 до 40 000 рублей. Документарный сканер отличается от обычного скоростью работы. Причем использоваться такой сканер будет не только во время создания электронного архива, но и повсеместно, во время штатной работы компании, так как не все организации перешли уже на электронный документооборот.

Многие бухгалтеры средних компаний, посмотрев на свой архив, наверняка тяжело вздохнут, ведь это тысячи, а то и десятки тысяч документов, которые накапливаются за годы работы. При этом текущие задачи никто не отменял. Так или иначе, но эти мысли беспокоят не одного специалиста учета.

Сегодня на рынке работает большое количество компаний, специализирующихся на создании электронного архива, а значит, спрос на их услуги существует. Обычно они оказывают помощь в создании электронного документооборота или как минимум собственного цифрового архива. Специалисты этих организаций самостоятельно все отсканируют и настроят компьютеры сотрудников компании-заказчика для работы.     Вот что сказал сотрудник одной из компаний, занимающихся созданием электронных архивов: «Основное время занимает архивирование документов, которые находятся на бумажных носителях. Цена зависит от того, в чем бумаги хранятся, в каких папках. Если они системно упорядочены, то цена на сканирование одного документа будет около 1 рубля. После перевода документа в цифровой вид создается карточка документа; создание каждой карточки стоит около 15 рублей за документ. Все содержимое формируется в архив при помощи специальной программы, стоимость которой составляет около 10 тысяч рублей. Эта стоимость может меняться в зависимости от того, сколько человек с ней будет работать. Например, версия, рассчитанная на пять компьютеров, стоит уже 18 тысяч рублей».

Услуга по созданию электронного архива может быть разовой. Но если компания не покупает сканер, то через некоторое время опять накопится некоторое количество бумаг, которые нужно будет оцифровать.Такой услугой можно воспользоваться раз в несколько месяцев или даже лет.

Если компания имеет филиалы в разных регионах, городах или даже районах одного населенного пункта, можно настроить программу таким образом, чтобы в нее попадали документы с разных компьютеров. Правда тогда и объем пользователей будет другим, что удорожает саму программу.

Экономная экономия

У электронного архива есть и еще одно преимущество, вполне себе физическое. Это – сокращение квадратных метров при аренде помещения. Классический архив средних компаний – обычно довольно большая комната, где от пола до потолка стоят стеллажи с аккуратно разложенными на них скоросшивателями. При организации электронного архива нужен только системный блок. Поэтому вполне вероятно, что траты на организацию цифрового хранилища уже через несколько месяцев будут компенсированы.

Для бухгалтерии, имеющей бумажный архив документов, огромной проблемой является их каталогизация. Ведь при физическом документообороте отдельные бумаги могут быть утеряны или помещены не туда, куда нужно. К тому же есть существенные различия между поиском документов в бумажном архиве и электронном. Как бы точно ни был сформирован бумажный архив, поиск информации в нем требует гораздо больших затрат времени, чем поиск в электронном архиве. Цифровой документ удобен при пересылке, а значит, и контрагентам будет комфортнее работать с ним (разумеется, при наличии необходимых технических средств). К примеру, в средних компаниях, использующих бумажный документооборот, сотни документов являются полученными не вовремя или составленными с ошибками. Документооборот в электронном виде решает эту проблему – партнер может мгновенно получить документ, отправленный по электронной почте, и подписать его при помощи электронной цифровой подписи,  о чем «Расчет» уже писал осенью.

Гарантия надежности

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) дает не только гарантии невмешательства в документы извне. С ее помощью можно ограничить в полномочиях сотрудников внутри самой компании. Так, например, кладовщик будет иметь право подписывать только акты приема-передачи товара.

Случается, что в организациях, использующих бумажный документооборот, по каким-либо причинам бумаги подписываются лицами, которые не имеют на это достаточно полномочий. Проще говоря, в таких фирмах распространена подделка подписей, что исключается при использовании ЭЦП. Это имеет большое значение при судебных разбирательствах и при возникновении других спорных ситуаций.

Есть мнение, что и в электронном документообороте может иметь место подделка подписей. Защитой от подобных недоразумений служит уникальное программное обеспечение, которое дает возможность использования одной ЭЦП одним уполномоченным лицом.

Но даже если компания не хочет применять ЭЦП, разграничить доступ к архиву тем не менее можно. Многие программы предполагают такую функцию.

Электронный архив документов хранится на физических носителях информации, и может возникнуть реальное опасение потери всей документации из-за отказа в работе такого хранилища. Поэтому главный бухгалтер и руководитель организации должны решить вопрос заранее о создании резервных копий электронного архива документов. В каждой программе, работающей с электронными архивами, предусмотрено создание резервных копий на разных носителях. Также может быть предусмотрен вариант хранения электронных документов на сервере в специализированных системах подтверждения подписи должностных лиц. Таким образом, при грамотном подходе к хранению электронных документов можно свести на нет возможные потери, а расписаться электронной цифровой подписью вместо другого человека можно только с его рабочего места при запущенной уникальной копии программы, связанной со специализированной системой подтверждения подписи должностных лиц.

В современном мире электронный документооборот используется в сфере деятельности кредитных организаций, кроме того, в области взаимодействия государственных контролирующих органов и различных хозяйствующих субъектов. Постепенно происходит внедрение электронного документооборота между контрагентами. Хранение документов в цифровых архивах – первый шаг любой компании навстречу внедрению электронного документооборота. Электронные документы исключают все проблемы, встречавшиеся ранее при работе с бумажными носителями. Конечно, возникают и новые, но, как показывает практика, проблемы с цифровыми технологиями случаются куда реже и решаются значительно проще.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное