Быстрый ритм жизни столицы очень актуален в офисах — объём работы большой, а времени на всё, как обычно, не хватает. К тому же, приходится ждать, пока будут подписаны все документы. Ежедневно на это тратится очень много времени.
Казалось бы, выход есть — факсимиле и электронная цифровая подпись призваны сократить временные затраты и облегчить жизнь специалистам. Однако далеко не все документы можно подписывать таким способом.
" />Факсимиле и ЭЦП
Факсимиле и ЭЦП

Факсимиле и ЭЦП

02.12.2010

Быстрый ритм жизни столицы очень актуален в офисах — объём работы большой, а времени на всё, как обычно, не хватает. К тому же, приходится ждать, пока будут подписаны все документы. Ежедневно на это тратится очень много времени.
Казалось бы, выход есть — факсимиле и электронная цифровая подпись призваны сократить временные затраты и облегчить жизнь специалистам. Однако далеко не все документы можно подписывать таким способом.

В компаниях с большим объемом документооборота все большую распространенность получает факсимиле, использование которого доверяют определенным сотрудникам. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, ответственный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства.
Как следует из большого экономического словаря, факсимиле (лат. fac simile - "сделай подобное") — печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи. Факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Законодательно же данное понятие не где не закреплено, но упоминается в Гражданском кодексе РФ в п. 2 ст. 160, как «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения: помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Отсюда следует, что если партнер согласен принять такой вид подписи, то подписываемый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. В договоре также можно зафиксировать конкретные условия об использовании факсимиле, или заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. Если этот порядок будет нарушен, то при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным.
Таким образом, становится ясно, что использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Эту точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г. по делу № А11-1742/2003-К1-10/164). Также в п. 5 ст. 185 ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Где и как использовать факсимиле

Согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся:
- накладные;
- счета-фактуры;
- путевые листы;
- прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Налоговая служба в Письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042@ по этому вопросу дает следующие разъяснения: не допускается использование факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Счет-фактура
Вопрос использования факсимиле в счетах-фактурах толкуется неоднозначно. Решения арбитражных судов «за» и «против» по этому вопросу разделились практически поровну. Но 13 февраля 2009 года было вынесенное Определение ВАС РФ № ВАС-16068/08, в котором суд указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса. Действительно, указанная статья прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямой запрет на нее не устанавливает. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в том числе если это предусмотрено соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Иными словами, факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи нарушением требований ст. 169 Налогового кодекса не является.
В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Трудовой договор
Ст. 67 Трудового кодекса РФ накладывает запрет на использование факсимиле при заключении трудового договора. Руководитель издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Вексель
Необходимо отметить, что законодатель и судебная практика запрещают использование факсимиле на векселе. Так, в п. 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 г. № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 г. № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и обязательно рукописным способом. Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 г. № 18 обращает внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен. А выполнение какого-либо реквизита векселя, включая подпись, способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. Если на векселе не стоит подпись лица, выдавшего его, это является нарушением п. 1 вышеуказанного Положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

Другие нормативные документы
В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов и тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 г. № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в её состав, не допускается применение факсимильных подписей.
Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет это правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 г. № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимие. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.
Таким образом, можно сделать вывод, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимильной подписи на сегодняшний день отсутствует.


Электронным документам — электронная подпись


Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа. Он предназначен для защиты конкретного электронного документа от подделки и позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако её использование не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации. Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.
В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах. К таковым относятся:
1. Финансово-кредитные отношения (ч. 7 ст. 3 Федерального закона от 29 ноября 2001 г. № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 10 ноября 2004 г. № 04-908/пз «Об утверждении Требований к формату электронных документов с электронной цифровой подписью, предоставляемых в Федеральную службу по финансовым рынкам»).
2. Налоговые отношения, в том числе отчетность (Приказ ФНС от 13 июня 2006 г. «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров» и др.).
3.Организация выборов (Федеральный закон от 10 января 2003 г. № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы"»).

Особое внимание следует уделить институтам так называемых удостоверяющих центров. Указанный выше Федеральный закон предусматривает использование электронной цифровой подписи при совершении гражданско-правовых сделок (ч. 2 ст. 1), по причине малозначимости которых законодатель, очевидно, счел возможным передать регулирование указанных вопросов удостоверяющим центрам. Организационно-правовая форма удостоверяющего центра в соответствии с Законом установлена лишь в самом общем виде — юридическое лицо, которое обладает «необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (ч. 1 ст. 8). То есть деятельность в сфере обеспечения подлинности электронной цифровой подписи может вести любое юридическое лицо, как коммерческое, так и некоммерческое, получившее в установленном порядке лицензию на подобный вид деятельности. Более того, удостоверяющим центром может быть организация, для которой деятельность по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи и обеспечению их сохранности не является основной.


Везде ли разрешена цифровая подпись?

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами устанавливается или подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.
Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», первичные учетные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.
Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс) счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом этой статьей же Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.
Кроме того, Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.
Статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.
Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.
Учитывая изложенное, можно предположить, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. Главное — соблюдать условия, установленные Законом № 1-ФЗ.

Антон Агеев

Материалы предоставлены редакцией журнала "Московский бухгалтер"

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное