Куй бюджет, пока есть время!

Куй бюджет, пока есть время!

19.06.2009

Основа финансовой дисциплины организации – бюджетирование. Оно позволяет не только спланировать будущие корпоративные затраты, но и проанализировать обоснованность текущих расходов посредством оценки жизнедеятельности компании. Работа производственного предприятия химического профиля, как и организации любой другой отрасли, имеет свою специфику. Однако бюджетный рецепт, представленный ниже, будет полезен не только для промышленников, но и для компаний иных сфер деятельности.

Основным направлением деятельности рассматриваемого предприятия является непосредственно производство химической продукции. Рынок, на котором она представлена, позволяет осуществлять деятельность и получать прибыль только от ее реализации, не прибегая к другим инструментам финансового рынка.


Изначально при формировании бюджета предприятия учитывалось несколько основных факторов:

значительная материальная составляющая (22–26%);

энергоемкость производства (23%);

затраты на оплату труда, основная часть которой приходится на производственный персонал;

высокая степень износа основных средств.

Методическая основа

В случае рассматриваемого предприятия контроль и оценка его деятельности осуществляются посредством БДДС, БДР, а также Бюджета движения КЗ и ДЗ. По мнению автора, оценивать деятельность организации необходимо, учитывая показатели этих трех бюджетов в совокупности. Многие руководители часто забывают, что, ориентируясь только на высокую рентабельность в ОПиУ, можно в один прекрасный момент остаться с нулевым остатком на счете.

Перед составлением Бюджета движения денежных средств (1) необходимо сформировать ряд вспомогательных:

Бюджет материально-технического обеспечения (МТО) составляется на основании заявок производственных структур. Каждая заявка, согласованная с начальником структурного производственного подразделения на предмет потребности в обозначенных ресурсах, проходит через работника основного склада, ответственного за контроль над материальными запасами. Таким образом, удается избежать задвоенности и неактуальности закупок. Сводная заявка оценивается отделом снабжения и передается в бюджетный отдел на согласование. В случае нехватки денежных средств к каждой заявке должно прикладываться четкое обоснование. При этом бюджет МТО условно делится на две части:

материалы, необходимые для безостановочной и бесперебойной работы производства (в основном это прямые материальные затраты), которые оплачиваются в первую очередь и не рассматриваются на предмет исключения из реестра платежей;

материалы, необходимые для осуществления профилактических и ремонтных работ в дальнейшем. Последние 2–3 года предприятие осуществляло значительные вклады в развитие производства и замену морально-устаревшего оборудования, поэтому можно сказать, что «запаслись» на некоторое время вперед. Но поскольку степень износа основных средств все еще высока, на сегодняшний день приходится разрабатывать срочные меры по оптимизации закупок в долгосрочной перспективе. Бюджет услуг и вспомогательных работ формируется также на основании заявок от служб предприятия. Каждая заявка отслеживается на предмет существования договора. В процессе подписания договоров уже проверяется степень необходимости тех или иных работ. В отделе бюджетирования обязательно ведется учет всех расчетов по договорам, в том числе когда платить авансы и когда должны быть закрыты актами работы. Эти операции проводятся для того, чтобы вовремя производились оплаты по договорам и правильно оформлялась документация для бухгалтерии.

Планирование погашения кредиторской и дебиторской задолженности (2) осуществляется на основании графиков погашения, которые согласовываются с контрагентами.

Бюджет капитальных вложений составляется на основании плана развития производства и в настоящее время претерпевает серьезные изменения, поскольку вложения в развитие требуют долгосрочных инвестиций, в том числе со стороны. В текущем году нам пришлось отказаться от большей доли капитальных вложений, чтобы иметь возможность расплатиться с кредиторами. В целом, в 2009 году предприятие работает под лозунгом «Только первоочередные платежи», поэтому приходится отказываться от расходов, осуществляемых за счет прибыли. Но с точки зрения расчетов это облегчает соотношение БДДС и БДР.


Бюджет затрат на производство (3) составляется также на основании заявок в части услуг и договорных работ. Его формирование производится одновременно с разработкой БДДС. Списание вспомогательных материалов планируется по нормам, утвержденным по предприятию.

План продаж расписан на год вперед согласно заявке заказчика, а поскольку отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия производится по методу начисления, спланировать Бюджет прибылей и убытков (4) уже не составляет труда.

В целях анализа деятельности предприятия показательно сопоставление БДДС и БДР, приведенных в соответствующий вид (в БДР добавляются данные по налогу на добавленную стоимость и не учитываются амортизационные отчисления). При оптимальном управлении несоответствие данных этих бюджетов должно быть незначительным или объяснимым (к примеру, возникновением все той же дебиторской и кредиторской задолженностей или же формированием нормированного запаса материалов на складе). Надо также учитывать переходящие остатки и затяжные новогодние праздники, особенно касательно импортных поставок (при этом на ноябрь-декабрь приходится пиковая нагрузка). Если возникают значительные отличия в показателях БДДС и БДР, приходится перепроверять всю информацию, пересматривать заявки на приобретение и оптимизировать закупки.

Все реки впадают в океан

Не секрет, что руководители высшего звена отдают предпочтение лаконичной форме изложения информации. Тем не менее она должна давать ответы на обычные вопросы при этом: какая прибыль (рентабельность)? сколько должны мы и нам? есть ли возможность сократить затраты?

В ходе работы над 4 вышеуказанными бюджетами, постепенно родилась некая таблица, которая постепенно трансформировалась в сводный бюджет. Данная форма позволяет предоставлять полную информацию руководству для принятия решений на 1 странице (таблица 1). До недавнего времени сводный бюджет составлялся 2 раза в год: для бизнес-планирования и для годового отчета. В дальнейшем, учитывая сложившуюся ситуацию, возникла необходимость его поквартального формирования.

Когда решения необходимо было принимать в сжатые сроки, сводный бюджет стал незаменимым и основополагающим. Ведь полнота финансовой картины, представляемая в нем, позволяет мгновенно понять, над чем следует сконцентрироваться. Это всегда актуально, а особенно при наличии некоторых проблем с достаточностью средств. Поэтому мы посчитали целесообразным раскрыть в данном бюджете отдельные основные статьи затрат. Для наглядности в него можно вставить еще столбец сравнения с показателями прошлых лет.

Сводные минусы

Но и у данного сводного бюджета есть свои недостатки.

Баланс по нему свести достаточно сложно, хотя и возможно. Некоторые отклонения могут быть связаны с несоответствием налоговых начислений и выплат за определенный период, а также с переходящими остатками по налогам за прошлый период и авансами. Поэтому в программе сводный бюджет в обязательном порядке должен быть завязан с источниками (БДДС, БДР). Даже в случае, когда принятие решений идет «сверху», а остаток средств на 31 декабря (пункт 12 сводного бюджета) имеет положительное значение, все равно необходимо проверять остаток наличности на расчетном счете на конец периода в БДДС и ориентироваться на полученные сведения.


Удобства использования данной формы наиболее полно проявляются при планировании на календарный год (не меньше), когда в отчетности существует некоторая законченность.

Представленная форма, безусловно, может быть изменена под каждую конкретную ситуацию. Напомним, ее смысл – максимально полно и сжато представить финансовую информацию. В нашем случае она абсолютно оправдывает свое существование. Однако для предприятий, финансовая деятельность которых более разнообразна, данная форма, возможно, будет неудобна с точки зрения восприятия информации.



Кузнечных дел мастера

Поскольку производство химической продукции имеет множество нюансов, подготовка к формированию бюджета на следующий год начинается в период март-май. Прежде всего составляется план, затем и бюджет МТО, а также бюджет услуг. К этому процессу подключены все службы предприятия и, как правило, он занимает от 2,5 до 4 месяцев. После того как бюджеты МТО и услуг согласованы, бюджетный отдел обрабатывает полученную информацию и сводит все воедино. В среднем, когда сводные заявки готовы, на каждый бюджет уходит от 2 недель до 1 месяца. Непосредственно основными бюджетами на предприятии занимаются 2 сотрудника, еще 1 специалист в это же время ведет текущие дела. Сводный бюджет формирует руководитель бюджетного отдела. На согласования с руководством и внесение изменений уходит еще несколько месяцев. Далее вариантов может быть несколько, поэтому сводный бюджет очень показателен.

Контрольная работа

Когда же, о чудо, годовой бюджет принят, и, казалось, можно передохнуть, начинается работа по текущей деятельности, заключающаяся в контроле за исполнением этого бюджета.

Контроль заключается в отслеживании каждого платежа. Так, существует система заданий на платеж, где указывается, по какой статье и для какого подразделения он производится, кто ответственный по нему и т. д. Собирается максимум информации по платежу, и после проведения оплаты она разносится по фактическим бюджетам, производится сравнение с планом нарастающим итогом.


Также ведется реестр неоплаченных платежей, благодаря которому можно с высокой точностью спланировать финансовые потоки на 1,5–2 месяца вперед. Что касается бюджета затрат, то по правилам действующего документооборота на предприятии все акты на списание проходят через бюджетный отдел. Это позволяет держать затраты на постоянном контроле.

Екатерина Шабанова, эксперт в области бюджетирования

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное