Cчитаем отпускные: шпаргалка для бухгалтера

С приближением сезона отпусков (а он неумолимо приближается!) у бухгалтера прибавляется хлопот. И мы получили много вопросов на «отпускную» тему. Согласитесь, формула для расчета суммы отпускных сама по себе проста: средний дневной заработок работника умножить на количество календарных дней отпуска. Количество дней отпуска берется из приказа, выпущенного согласно графику отпусков в организации, а средний дневной заработок должен подсчитать бухгалтер. Правила определения среднего заработка прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922) (далее — Положение). Обратите внимание: эти правила применяются во всех случаях исчисления средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом России.

Порядок расчета отпускных имеет свои особенности. Они связаны в основном с тем, полностью ли работник отработал расчетный период, выплачивались ли в расчетном периоде премии, было ли в организации повышение окладов и т. д. Этот порядок касается расчета оплачиваемых очередных ежегодных отпусков, как «стандартных», так и дополнительных, учебных отпусков, а также компенсаций за неиспользованный отпуск, выплачиваемых при увольнении сотрудника.

Рассказывает эксперт редакции «Бератор» Руслан Бакиров.

О расчетном периоде

Средний заработок для оплаты отпусков рассчитывают за расчетный период, который равен последним (предшествующим месяцу ухода работника в отпуск) 12 календарным месяцам, независимо от режима работы (сокращенное, неполное рабочее время). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале — по 28-е (29-е) число) включительно (ст. 139 ТК РФ). Это общий порядок*. К примеру, если человек уходит в отпуск в середине мая, то расчетный период будет с 1 мая предыдущего года по 30 апреля текущего.

Но, как правило, эти 12 месяцев полностью не отрабатываются. Периоды, когда работник отсутствовал на работе (и начисленные приходящиеся на это время суммы), при расчете среднего заработка исключают (п. 5 Положения). Это периоды, когда:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации (отпуска, командировки и т. д.);
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поясним на примере.

А как быть в случае, когда у сотрудника за 12 месяцев расчетного периода не было начисленной зарплаты или они полностью состоят из исключаемых периодов? Тогда для определения среднего заработка нужно брать период, равный расчетному, — 12 месяцев, которые предшествуют исключаемому времени (п. 6 Положения).

Каковы примеры тому на практике? Пожалуй, самые распространенные связаны с отпусками по уходу за ребенком.

Бывает, что не только в течение прошедших 12 месяцев, но и до этого у работника нет фактически отработанных дней и заработной платы. Тогда средний заработок нужно рассчитывать исходя из сумм, начисленных за дни месяца, которые сотрудник отработал перед уходом в отпуск (п. 7 Положения). Если нет и этого, то отпускные нужно считать исходя из оклада (тарифной ставки) работника (п. 8 Положения).

О подсчете календарных дней в расчетном периоде

В пункте 10 Положения сказано, что для подсчета среднего дневного заработка для оплаты отпусков нужно разделить сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней, равное 29,4. Это в случае, когда расчетный период работник отработал полностью (не было ни командировок, ни больничных и т. д.). Формула выглядит так:

Затем считают сумму отпускных к выплате: полученную сумму среднего дневного заработка умножают на количество календарных дней причитающегося отпуска.

Иначе обстоит дело, когда расчетный период отработан не полностью. В этом случае, чтобы определить средний дневнойзаработок, потребуется подсчитать количество календарных дней в расчетном периоде (суммировав количество календарных дней в каждом месяце, как полностью, так и не полностью отработанном). Напомним: для полностью отработанного месяца установлено среднее количество календарных дней 29,4. А в случае не полностью отработанного месяца для подсчета учитываемых календарных дней в нем следует воспользоваться формулой:

Затем путем сложения нужно рассчитать общее количество календарных дней в расчетном периоде.

Затем нужно определить сумму выплат работника, из которой путем деления на количество календарных дней в расчетном периоде будет рассчитан средний дневной заработок и далее в обычном порядке — сумма отпускных. Рассмотрим пример.

В приведенном примере в расчете отпускных участвовали только оклад работника и оплата отработанного времени, рассчитанная исходя из оклада.

О других выплатах

В пользу работника могут быть и другие выплаты. Сначала рассмотрим, какие из них не нужно учитывать при расчете среднего заработка, а какие нужно.

В пункте 3 Положения названы выплаты, которые при расчете среднего заработка для расчета отпускных учитывать не нужно. Это выплаты социального характера и иные, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. Причина невключения этих выплат в расчет среднего заработка в том, что они не относятся к оплате труда.

А пункт 2 Положения предписывает при расчете отпускных учитывать все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации, независимо от источников их начисления, в частности:

• заработную плату, начисленную любым способом, включая выданную в неденежной форме;
• надбавки и доплаты к окладам (тарифным ставкам): за профессиональное мастерство, классность, стаж работы, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой, выслугу лет, знание иностранного языка и т. п.;
• выплаты, связанные с условиями труда: районные надбавки и коэффициенты, повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными или опасными и иными особыми условиями труда, за труд в ночные часы, в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата за сверхурочную работу;
• гонорары штатным работникам СМИ;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда в организации;
• другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации.

Этот перечень является открытым. Выплаты, не названные в нем, но относящиеся к системе оплаты труда у работодателя, в расчет нужно брать.

Особого внимания заслуживают премии.

О премиях

Правила учета премий при определении среднего заработка установлены в пункте 15 Положения. Они зависят от вида премии и от того, полностью или не полностью отработан расчетный период:

• ежемесячные премии. Учитывают премии, начисленные в расчетном периоде, не более одной по каждому показателю за месяц расчетного периода. То есть за одни и те же достижения (к примеру, за экономию материалов) может быть не более 12 ежемесячных премий;
• ежеквартальные премии и другие, выдаваемые более чем за месяц (к примеру, полугодовые). Учитывают премии, начисленные в расчетном периоде. Если период премирования не превышает расчетный, то при подсчете среднего заработка учитывают премии в размере фактически выплаченных сумм за каждый показатель. Если превышает — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. То есть можно учесть четыре квартальные или две полугодовые премии, выплаченные за один показатель;
• годовые премии, единовременные вознаграждения за выслугу лет, за стаж работы. Учитывают выплаты, начисленные за предыдущий год, независимо от времени их фактической выдачи. Например, работник уходит в отпуск в мае 2009 года (расчетный период — с мая 2008 года по апрель 2009 года). Если годовую премию за 2008 год выдадут в 2009 году, ее нужно будет включить в расчет среднего заработка, а если в одном из месяцев, когда работник уже находится в отпуске, — сумму отпускных работника придется пересчитать;
• если расчетный период отработан не полностью, ежемесячные, квартальные, годовые премии учитывают при расчете отпускных пропорционально отработанному времени, если они не начислены в расчетном периоде за фактически отработанное время.

О повышении зарплаты

Если в организации была повышена зарплата, средний заработок сотрудника за расчетный период нужно повысить: наряду с зарплатой нужно «проиндексировать» и те выплаты, размер которых рассчитывается исходя из оклада (кратно или в процентах).

Если надбавки, доплаты, вознаграждения установлены в диапазоне значений (от 1000 до 3000 руб. и т. п.) или в абсолютных размерах (1000 руб., 3000 руб. и т. п.), средний заработок не пересчитывают.

Пункт 16 Положения предусматривает три случая, когда может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов сотрудников, и порядок действий бухгалтера в каждом из них. Итак, повышение произошло:

• в пределах расчетного периода. Бухгалтер должен увеличить выплаты, начисленные в расчетном периоде. Коэффициент повышения рассчитывают так: оклад, установленный в месяце ухода в отпуск, делят на прежние оклады, действовавшие в каждом из месяцев расчетного периода. Нужно ли округлять полученный коэффициент и до какого знака? Об этом нигде прямо не написано. Самый приемлемый вариант — округлять полученное значение до сотой доли, ведь расчеты в России ведутся в рублях и копейках;
• после расчетного периода до первого дня отпуска. Бухгалтер должен повысить средний заработок, исчисленный за расчетный период;
• во время отпуска. Бухгалтер должен повысить средний заработок для расчета отпускных, причитающихся за дни с момента увеличения оклада до окончания отпуска.

Если в течение расчетного периода оклады (тарифные ставки) повышались неоднократно, то выплаты по зарплате, подлежащие индексации, произведенные до каждого повышения, нужно скорректировать на «свой» коэффициент повышения, рассчитываемый в обычном порядке (новый оклад разделить на старый). Сколько было повышений, столько будет и коэффициентов.

Если за расчетный период сотрудник получал как не подлежащие, так и подлежащие индексации выплаты, то бухгалтеру придется рассчитывать отдельно повышаемую и неповышаемую части среднего заработка и индексировать повышаемую часть.

Поясним на примере.

Какие нужны документы

Как правило, собравшись в отпуск, человек пишет заявление.

Но это не обязательный документ, если человек уходит в отпуск строго по графику. В этом случае, наоборот, администрация должна напомнить работнику о начале его отпуска в соответствии с графиком отпусков (письменно сообщить не позднее, чем за две недели до начала отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК РФ)).

Специалист кадровой службы готовит приказ о предоставлении отпуска, а руководитель фирмы подписывает его (если в отпуск уходит один человек, то используют унифицированную форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», если в отпуск уходят несколько человек одновременно, то оформляют совместный приказ по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»).

На основании приказа на отпуск кадровик должен сделать отметки в личной карточке сотрудника (унифицированная форма № Т-2). В разделе VIII «Отпуск» указывают вид отпуска; период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год); количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания; основание для предоставления отпуска.

И последнее. Инспектор должен заполнить унифицированную форму № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», на основании которой бухгалтерия рассчитает отпускные.