Представительские расходы в налоговом учете

Представительские расходы в налоговом учете

22.05.2009

В сегодняшних непростых экономических условиях практически все фирмы стараются сократить свои расходы. Однако есть такие группы затрат, полностью избавиться от которых даже в столь сложные времена вряд ли удастся. К их числу относятся и представительские расходы. При этом задача бухгалтера — сделать все возможное для того, чтобы на организацию деловых встреч не пришлось направить чистую прибыль.

Списывая те или иные затраты в расходы, любая компания стремится минимизировать риск предъявления претензий со стороны налоговиков в необоснованности занижения базы по «прибыльному» налогу. Представительские расходы в этом смысле — неисчерпаемая пища для размышлений. В частности, фирме стоит очень четко разобраться с двумя вопросами. Во-первых, ей необходимо правильно определиться с тем, какие именно траты можно включить в состав представительских. А во-вторых, бухгалтеру нельзя забывать и о наличии документального подтверждения подобных расходов.

Какие расходы считать представительскими?

Уменьшать налогооблагаемую прибыль представительские затраты будут в составе прочих расходов на производство и реализацию в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Однако их общая сумма за налоговый период не должна оказаться больше 4 процентов от расходов фирмы на оплату труда сотрудников.

Напомним, что расходы при исчислении налога на прибыль определяются нарастающим итогом в течение всего года. В связи с этим возникает необходимость в каждом отчетном периоде отслеживать максимальную сумму представительских расходов, на которую согласно четырехпроцентному нормативу удастся уменьшить налогооблагаемую прибыль.

Для компаний, размер представительских расходов которых достаточно велик, имеет смысл планирование величины указанных затрат на каждый отчетный период. Сделать это необходимо для того, чтобы обезопасить себя от риска превышения установленного лимита представительских расходов. К примеру, организация может спланировать свои представительские расходы исходя из сумм расходов на оплату труда прошлого налогового периода, и установить свой внутренний лимит. Если число сотрудников в текущем периоде не изменилось и величина заработной платы не повысилась, лимит затрат на организацию официальных приемов можно установить в размере 4 процентов от прошлогоднего ФОТ. Если жепроизошли существенные изменения, сумму внутреннего лимита придется скорректировать в соответствии с ними.

Относить к представительским тратам фирмы следует средства, израсходованные на проведение официального приема как для действующих или потенциальных контрагентов, так и для собственных участников, прибывших на заседание руководящего органа.

Термин «расходы на проведение официального приема» имеет весьма широкое толкование. Поэтому дабы компании не списали в состав расходов все, что только можно, законодатели конкретно оговорили перечень расходов, признаваемых представительскими (п. 2 ст. 264 НК). К ним относятся затраты:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

Правда, несмотря на то что данный перечень является закрытым, споры вокруг него не утихают. А посему в целях минимизации рисков среди неоднозначных расходов компании следует выделить те, от которых в кризисное время можно безболезненно отказаться.

Представительско-необязательные расходы

Так, например, организовать прием своих деловых партнеров вполне можно, отказавшись от таких «излишков», как приобретение букетов и конфет, тем более что вопросы отнесения их стоимости к представительским расходам вызывают немало споров между налоговиками и компаниями.

Вполне естественно, что инспекторы в данном вопросе высказываются категорически против (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777). А вот мнения судей разделились. Одни арбитры считают возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму конфетно-букетных расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Другие же высказываются против этого (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. № А29-1822/2005а).

Еще одним «яблоком раздора» между налоговиками и компаниями является вопрос, касающийся включения в состав представительских расходов затрат на приобретение спиртного для официального приема.

Изначально налоговики запрещали уменьшать прибыль на сумму «пьяных» расходов (письмо УМНС по Московской области от 10 апреля 2004 г. № 04-27/03000). Однако впоследствии подход к данному вопросу кардинально поменялся.

Свою благосклонность к отнесению расходов на алкоголь в состав представительских затрат эксперты Минфина высказали в письме от 16 августа 2006 года № 03-03-04/4/136. Впрочем, сделать это компании смогут лишь при условии, что угощение в виде спиртных напитков экономически обоснованно при проведении официального делового приема. Вполне понятно, что обосновать покупку алкоголя для деловой встречи — дело чрезвычайно трудное хотя быпотому, что подобное «угощение» отнюдь не способствует налаживанию деловых связей. Поэтому компаниям можно посоветовать во избежание споров с налоговиками исключить из банкетного меню алкогольное «сопровождение».

Могут у фирмы возникнуть проблемы и с включением в состав представительских расходов стоимости железнодорожных или авиабилетов, предоставляемых фирмой-организатором иногородним контрагентам, а также платы за их проживание в гостинице.

Мнение налоговиков и финансистов в данном вопросе однозначно. Ни стоимость авиа- и железнодорожных билетов, ни плата за проживание в гостинице уменьшать налогооблагаемую прибыль не могут (письма УФНС по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748 и Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235).

В то же время позиция судей в подобных случаях более лояльна. Так, ФАС Поволжского округа в постановлении от 16 марта 2006 года № А72-5959/05-6/450 по делу № А72-5629/05-6/435 поддержал налогоплательщика, включившего в представительские расходы стоимость оплаченного им проезда прибывших на официальный прием гостей. А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 марта 2007 года № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) посчитал правомерным отнесение затрат на проживание представителей иногородних компаний в состав представительских расходов.

Правда, если компания все жене желает доводить дело до суда, она вполне может отказаться от данного вида расходов. Дело в том, что представители ее иногородних деловых партнеров, которые будут присутствовать на официальном приеме, как правило, находятся во время такой встречи в командировке. Это означает, что их работодатель выплачивает им суточные и компенсирует командировочные расходы, к которым, в частности, относятся проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на проживание.

И никуда от него не деться…

Однако существуют расходы, отказаться от которых при проведении официального приема компании не удастся. Например, к ним относятся расходы на аренду помещения, в котором и состоится долгожданная встреча.

Конечно, просто замечательно, если у фирмы есть собственный банкетный зал, где можно принять всех ее гостей. Этот вариант, пожалуй, самый выгодный (не надо «раскошеливаться» на аренду помещения) и безопасный (раз нет расхода, то и придраться налоговики ни к чему не смогут). Однако такое помещение есть у очень небольшого числа организаций. Все остальные компании обычно либо арендуют ресторан, либо просто ведут своего партнера в кафе.

Вообще-то в статье 264 Налогового кодекса четко оговорено, что «место сбора» не имеет значения для признания расходов, однако инспекторы продолжают с сомнением относиться к деловым встречам, проведенным в барах или ресторанах. Они запрещают уменьшать налогооблагаемую прибыль на суммы денежных средств, потраченных в ходе таких мероприятий (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851). А вот судьи, наоборот, встают на сторону налогоплательщика. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 года № КА-А40/8426-05 судьи поддержали компанию, решившую уменьшить свою налогооблагаемую прибыль за счет расходов на проведение деловых встреч в кафе и ресторанах.

Причем финансисты пошли еще дальше. Они не только упразднили «походы» с деловыми партнерами в ресторан, но и наложили вето на аренду помещений ресторанов и кафе для проведения там официальных приемов (письмо Минфина от 12 марта 2003 г. № 04-02-03/29). Однако и в данном вопросе незаменимым союзником налогоплательщиков выступили судьи. Примером тому может послужить постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2008 года № А13-7506/2006-28.

Поэтому, если фирме все жепришлось арендовать помещение ресторана, ей следует с особым вниманием отнестись к оформлению всей необходимой документации, подтверждающей ее расходы. В таком случае, даже если инспекторы сочтут, что налогооблагаемая прибыль была необоснованно занижена, компания сможет отстоять свое мнение в суде.

Предъявите документ!

Определившись с составом представительских затрат, во избежание придирок со стороны налоговиков компании следует побеспокоиться о наличии должного их документального подтверждения. Причем позаботиться нужно о наличии как внутренних распорядительных, так и внешних первичных документов.

Перечень внутренних бумаг приведен в письме Минфина от 13 ноября 2007 года № 03-03-06/1/807. К ним относятся:

  • приказ или распоряжение руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию.

Нужно отметить, что унифицированная форма ни одного из указанных документов законодательно не утверждена, поэтому налогоплательщики могут разработать их самостоятельно. Правда, творчество компаний в значительной мере ограничивают положения статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», установившие перечень реквизитов, которые в обязательном порядке должны быть отражены в этих документах. Так, в них необходимо указать название документа и дату его составления, а также наименование организации, его выдавшей. Кроме того, разработанные формы должны отражать содержание хозяйственной операции и указывать на ее измерители в денежном и натуральном выражении. И наконец, все это должно быть скреплено подписями должностных лиц с их расшифровкой.

Обращаем ваше внимание на тот факт, что требование о составлении сметы на представительские расходы в Налоговом кодексе не закреплено. Однако представители финансового ведомства считают ее наличие обязательным для соблюдения условия о документальном подтверждении указанных затрат. Судьи жеих мнение не поддерживают (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. № А56-338/2007). Они считают возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму представительских расходов и в случае отсутствия указанного документа.

Что касается отчета о представительских расходах, то он, помимо уже перечисленных обязательных реквизитов, должен содержать еще и следующие данные (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851):

  • цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
  • дата и место проведения;
  • программа мероприятий;
  • состав приглашенной делегации;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели.

Особое внимание следует уделить целям проведения официального приема, ведь именно они свидетельствуют об экономической обоснованности расходов на его проведение. К примеру, фирма может указать, что прием организовывался с целью обсуждения вопросов о заключении новых контрактов либо о финансировании работ по существующим контрактам. В таком случае проблем с доказательством экономической обоснованности возникнуть не должно.

Что жекасается результатов мероприятия, то вне зависимости от того, есть они или нет, фирма все равно сможет уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов. Такого мнения придерживаются судьи в постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2005 года № А12-18384/04-С36.

Помимо внутренних документов удостоверить представительские расходы необходимо еще и внешней первичной документацией (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851). Подтвердить фактическое расходование средств можно кассовыми и товарными чеками, чеками такси, счетами ресторанов, накладными авансовыми отчетами.

С. Лисицына,
эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное