Аренда жилья для персонала: варианты учета
24.04.2009 распечататьЗачастую работодателям оказывается гораздо проще нанять иногороднего работника, чем найти подходящий кадр в своем регионе. Правда, для этого новую штатную единицу нужно обеспечить жильем. От того, как именно организация оформит данную операцию, зависит и учет арендных платежей.
По условиям трудового или коллективного договора работодатель может взять на себя обязанность обеспечить иногороднего сотрудника жильем. Иными словами, все расходы по аренде заветных квадратных метров для новоиспеченного кадра компания берет на себя.
Как известно, в расходы на оплату труда в целях налогообложения прибыли включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, предусмотренные трудовыми и коллективными договорами. Об этом говорится в статье 255 Налогового кодекса. Кстати говоря, в состав данных затрат согласно пункту 4 статьи 255 Кодекса включается стоимость бесплатного жилья, предоставляемого работникам в порядке, установленном законодательством. Очевидно, что если подобный бонус предусмотрен лишь в трудовом (коллективном) договоре, то данная норма не работает. Вместе с тем перечень расходов на оплату труда является открытым, поскольку в пункте 25 Кодекса сказано, что к таковым относятся и другие виды затрат, произведенные в пользу работника на основании трудового (коллективного) договора. В этом случае подтверждающими документами могут быть договор аренды, акт приемки-передачи помещения, трудовой договор с сотрудником и соответствующие платежки. При этом нельзя упускать из виду, что оформить данную «сделку» работодатель может как минимум двумя способами.
Часть зарплаты
Предположим, в трудовом договоре с сотрудником прописано, что все расходы по аренде и содержанию помещения несет организация. Данные затраты, по сути, представляют собой часть заработной платы работника, и в этом нет никакого противоречия с Трудовым кодексом. Напомним, что заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (п. 1 ст. 129 ТК). И хотя статьей 131 Трудового кодекса установлено, что зарплата выплачивается в денежной форме в рублях, в данной норме предусмотрена также оплата труда и в иной форме. Правда, для подобных расчетов с персоналом есть и ограничения. Во-первых, они должны быть произведены либо по письменному заявлению сотрудника, либо в соответствии с трудовым (коллективным) договором. Во-вторых, доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы.
Стоит отметить, что глава 25 Налогового кодекса не содержит данного 20-процентного ограничения для признания затрат в случае расчетов в натуральной форме. Однако в письме от 18 декабря 2007 года № 03-03-06/1/874 Минфин в свое время отметил, что именно этим лимитом нужно руководствоваться при определении базы по налогу на прибыль. Более того, финансисты указали, что в подобных ситуациях в трудовых договорах должна быть четко определена сумма «арендной» части зарплаты. Дескать, только при таком раскладе размер оплаты труда считается установленным, что позволяет сотруднику, своевременно не получившему причитающуюся ему зарплату как в денежной, так и натуральной форме, требовать от работодателя выплатить ему заслуженное вознаграждение в полном объеме.
Выходит, если затраты на съем жилья удовлетворяют всем перечисленным требованиям и составляют менее 20 процентов от зарплаты работника, то компания вправе полностью их включить в состав расходов на оплату труда. В случае когда стоимость аренды превышает установленный лимит, излишек придется гасить за счет чистой прибыли.
Говоря о зарплатных налогах, стоит иметь в виду, что доходы физлица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК). Таким образом, со стоимости арендной платы налоговый агент, коим является работодатель, должен исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму налога.
С ЕСН ситуация несколько иная. Согласно пункту 1 статьи 236 Кодекса объектом обложения ЕСН являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам. В базу по данному налогу не включаются компенсации, перечисленные в статье 238 Кодекса. Однако «жилищные выплаты» в ней не поименованы, впрочем, как и в статье 165 Трудового кодекса. Как видим, расходы на аренду жилья для сотрудника подпадают под обложение ЕСН.
В то же время необходимо учитывать и положения пункта 3 статьи 236 Кодекса, в соответствии с которыми не подлежат налогообложению суммы, не учтенные при расчете налога на прибыль. Это актуально как раз таки для случаев, когда «арендная» часть превышает 20 процентов от заработка работника: сумма излишка, которая пришлась на чистую прибыль, автоматически исключается из базы по ЕСН. Совершенно аналогичным образом рассчитываются и взносы на обязательное пенсионное страхование (Закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Отметим, что услуги по предоставлению в пользование жилых помещений в жилищном фонде всех форм собственности не облагаются НДС (подп. 10 п. 2 ст. 149 НК). Следовательно, все затраты, связанные с проживанием работников, подпадают под действие данной льготы.
Альтернативный подход
Обычно арендная плата рассчитывается с учетом коммунальных платежей, которые, в свою очередь, отнюдь не постоянны. При подобных обстоятельствах указать в трудовом договоре конкретную стоимость «арендной» части заработка практически невозможно. Именно поэтому организации частенько идут другим путем: в трудовом договоре фиксируется, что работодатель возмещает работнику стоимость жилья. Подобные выплаты в понимании статьи 255 Налогового кодекса не являются зарплатой, полученной в натуральной форме, а потому 20-процентное ограничение в данном случае не действует. По идее, компания может списать данные затраты полностью, руководствуясь тем, что согласно пунктам 1 и 25 статьи 255 Кодекса в состав расходов на оплату труда, в том числе, включаются затраты, связанные с содержанием работников, и другие расходы, предусмотренные в трудовом (коллективном) договоре.
Для подтверждения фактически произведенных расходов в таком случае необходимо, чтобы сотрудник представил в бухгалтерию копию договора аренды и соответствующие «платежки», а при отсутствии таковых сгодятся расписки от арендодателя в том, что он в действительности получил арендную плату, с указанием ее размера. При этом «зарплатные» налоги нужно исчислять в обычном порядке.
Однако нельзя не отметить, что налоговые чиновники рассуждают несколько иначе. В письме от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6@ представители ФНС, видимо, дабы «прикрыть лавочку», рассуждали следующим образом. Подобные выплаты по смыслу статьи 255 Кодекса не являются оплатой за выполнение трудовых функций работником. Их следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 Кодекса не учитываются в целях налогообложения прибыли.
Если компания последует рекомендации налоговиков, то она на вполне законных основаниях сможет исключить плату за наем из базы по ЕСН (п. 3 ст. 236 НК). Однако удержать НДФЛ с суммы возмещения все-таки придется.
