Компенсации при переводе на работу в другую местность

Вполне логично, что, переводя сотрудников из филиала, распложенного в другом регионе, в головной офис или наоборот, фирма оказывает им содействие в переезде. Более того, обязанность работодателя возместить работнику затраты, понесенные из-за смены места трудовой деятельности, закреплена законодательно. Так, согласно статье 169 Трудового кодекса компенсировать необходимо, во-первых, непосредственно расходы на переезд, причем не только «ценного кадра», но и членов его семьи, а также средства, потраченные на провоз имущества. Исключением из данного правила являются случаи, когда для подобных целей работодатель предоставляет сотруднику соответствующие средства передвижения. Во-вторых, возмещению подлежат затраты работника на обустройство на новом месте жительства. При этом размеры компенсации перечисленных расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Обратите внимание, что положения статьи 169 Кодекса распространяются лишь на те случаи, когда речь идет о переезде именно работника компании, с которым заключен трудовой договор. Иными словами, при содействии переезду еще не связанного трудовым контрактом соискателя из «глубинки» руководствоваться данной нормой не следует.

Раздвигая границы

Итак, очевидно, что выплаты, которые работодатель производит при переводе сотрудника на работу в другой регион, не являются заработной платой по смыслу статьи 129 Трудового кодекса, а носят компенсационный характер. Как отметили специалисты Минфина в письме еще от 14 марта 2006 года № 03-03-04/2/72, подобные затраты не следует включать в расходы на оплату труда, поскольку в целях налогообложения к ним применяется отдельное нормативное регулирование. По мнению финансистов, они квалифицируются как подъемные и учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Между тем согласно данной норме Кодекса выплаченные подъемные могут уменьшать налогооблагаемую прибыль лишь в пределах норм, установленных законодательством. Ей корреспондирует также пункт 37 статьи 270 НК, который гласит, что сумма превышения подобных расходов над предусмотренным законом лимитом при налогообложении прибыли не учитывается. При этом эксперты Министерства финансов посчитали, что в данном случае необходимо руководствоваться Постановлением правительства от 2 апреля 2003 года № 187 (далее — Постановление № 187).

Между тем данным документом действительно установлены размеры возмещения работникам расходов при переезде на работу в другую местность, однако распространяются его положения только на организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета. Впрочем, специалистов финансового ведомства данное обстоятельство нисколько не смутило. Глава 25 Налогового кодекса, указали они, ограничивает такой вид расходов, как подъемные, для всех категорий налогоплательщиков, а значит, и коммерческие организации должны руководствоваться Постановлением № 187.

Подобную точку зрения финансисты высказывали не раз (письма Минфина от 17 января 2006 г. № 03-03-04/1/30, от 14 марта 2006 г. № 03-03-04/2/72, от 20 июля 2007 г. № 03-04-06-01/255, от 26 мая 2008 г. № 03-04-06-01/140). Однако в письме представители финансового ведомства все же смягчили свою позицию. Затраты компании по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью его переезда на работу в другую местность, для целей налогообложения прибыли могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах размеров, которые определены сторонами трудового договора, указали они в письме от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/688. Правда, чиновники не преминули напомнить, что данное правило распространяется только на обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК).

Обустройство и наем жилья

Довольно часто при переводе сотрудника на работу в другой регион компания компенсирует ему затраты на наем жилья или даже первоначальный взнос по ипотечному кредиту. Можно ли квалифицировать подобные суммы как возмещение расходов на обустройство на новом месте жительства и соответственно учесть их при расчете налога на прибыль как подъемные?

На первый взгляд, в упомянутом письме № 03-03-06/1/688 представители главного финансового ведомства ответили на этот вопрос утвердительно. В конце концов, если величина подъемных определяется соглашением сторон трудового договора и именно в этом размере уменьшает базу по налогу на прибыль, то почему бы не учесть в ее сумме плату за жилье или ипотечный взнос? Тем не менее здесь есть ряд своих «но».

Если обратиться к ранее упомянутому Постановлению № 187, то возмещение затрат работника на обустройство на новом месте жительства, по сути, представляет собой выплату определенной суммы денежных средств, размер которой не привязан к величине фактических расходов сотрудника на новое жилье. Подпункт «в» пункта 1 данного документа гласит, что подобные затраты компенсируются в размере «нового» месячного должностного оклада (тарифной ставки) «переселенца» и одной четвертой оклада (ставки) на каждого переезжающего члена его семьи.

Кроме того, Минфин не раз пояснял, что возмещение компанией расходов сотрудника по найму жилья приравнивается к выплате заработной платы в неденежной форме. Следовательно, согласно статье 131 Трудового кодекса сумма такой компенсации не может превышать 20 процентов от месячного заработка сотрудника. Соответственно, и при налогообложении прибыли фирма вправе учесть в расходах не большую сумму (письмо Минфина от 18 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/874).

Иными словами, определяя размер компенсации затрат работника на обустройство на новом месте, фирма, безусловно, может отталкиваться от величины расходов, которые ему придется понести на наем жилья, однако в трудовом договоре лучше использовать иную формулировку. И уж тем более в данном контексте не может идти речь о ежемесячном возмещении сотруднику стоимости арендованного жилья.

Косвенное подтверждение данному правилу можно найти, обратившись также к порядку обложения подъемного пособия «зарплатными» налогами, рассмотренному специалистами Минфина все в том же письме № 03-03-06/1/688.

Природа компенсаций

Согласно пункту 3 статьи 217 и подпункту 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН не включаются все виды компенсационных выплат, которые установлены российским законодательством и связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. К таковым, в частности, относятся и те выплаты, которые полагаются при переезде на работу в другую местность. То же самое подтверждают и финансисты, однако подчеркивают, что расходы работников, переехавших на работу в другую местность, по найму жилья не подпадают под действие упомянутых норм. Следовательно, указывают эксперты финансового ведомства, суммы возмещения подобных затрат работодателем облагаются НДФЛ и ЕСН в общеустановленном порядке. Собственно говоря, подобное мнение они высказывали и ранее, подчеркивая, что расходы организации по найму жилого помещения не поименованы в статье 169 Трудового кодекса, а значит, не являются законодательно установленными компенсационными выплатами.

«Досрочный» уход

Помимо прочего, в письме № 03-03-06/1/688 финансисты рассмотрели ситуацию, когда перевезенный из другого региона работник уволился или был уволен за виновные действия раньше установленного трудовым договором срока.

Дело в том, что, как правило, взамен за содействие в переезде многие компании включают в трудовой контракт пункт о том, что при уходе сотрудника из фирмы ранее оговоренного срока он обязуется полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом. К слову сказать, аналогичный подход используется и в бюджетной сфере, причем даже при отсутствии в договоре установленного срока (п. 6 Постановления № 187). В подобной ситуации он просто считается равным году.

В письме чиновники Минфина пояснили, что возврат работником компенсационных выплат при «досрочном» уходе из компании, по сути, означает, что им был получен беспроцентный заем. Следовательно, у него возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными средствами (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК). Исчислить, удержать и уплатить НДФЛ с него обязан работодатель. В то же время ему необходимо произвести перерасчет «подоходного» налога с ранее возникшего дохода в виде оплаты за работника жилья. Сделать это следует за тот налоговый период, в котором данный доход был получен.

С. Котова,
эксперт «Федерального агентства финансовой информации»