Правовая сила пера

Брешь в законе

Отношения между людьми немыслимы без обмена информацией. В современном мире основными средствами общения, заменяющими личные встречи, являются телефонные переговоры и переписка. Письма пишут с древних времен все: и частные лица, и компании, и государственные органы. В наше время к традиционной бумажной корреспонденции добавилась и электронная переписка.

Особо важны и, более того, необходимы письменные контакты при ведении коммерческой деятельности. Грамотно написанное письмо поможет не только составить положительное мнение о компании, но и избежать проблем в дальнейшем.

Следует отметить, что правила ведения деловой переписки в законодательстве России не закреплены. Существует только Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 и являющаяся основой для ведения делопроизводства и переписки в государственных органах. В разделе 2.7.4. данного документа содержатся правила составления служебных писем, где говорится о том, на каких листах необходимо писать письма, какие данные они должны содержать, кем подписываться и т. д.

Что же касается коммерческих структур и частных лиц, то законодательство России, как было отмечено выше, не предъявляет каких-то определенных требований к оформлению деловых писем. Поэтому последние можно составлять в произвольной форме. Каждая компания может утвердить соответствующую инструкцию своим внутренним актом — например, приказом руководителя. Обычно такие документы создаются крупными организациями, имеющими филиалы и представительства, при этом ставится задача упорядочить и обеспечить единообразие документооборота, в том числе внутреннего.

Четкость и краткость

При написании писем контрагентам органы государственной и муниципальной власти должны соблюдать определенные правила.

Деловое письмо следует оформлять на официальном бланке организации. В колонтитуле бланка должна содержаться следующая информация: наименование организации, логотип, адрес, телефон и факс, а также адрес электронной почты и интернет-сайт, если он есть. Эти данные позволят адресату идентифицировать отправителя и направить ответы на адрес, по которому находится автор письма. Кроме того, можно также отражать ОГРН организации — это особенно актуально при переписке с органами государственной власти.

«В соответствии с пп. 1 и 3 ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименование и место нахождения организации указываются в ее учредительных документах», — замечает генеральный директор ООО «Финстатус» Алла Боброва.

Любое письмо должно быть лаконичным и занимать один — максимум два листа, ведь суть любого вопроса, просьбы, претензии или проблемы можно изложить на одном листе. Все дополнительные пояснения и сопутствующие документы можно и нужно приложить к письму.

Структура послания

Письмо, как и любой другой документ, имеет определенную структуру. Как правило, оно состоит из «шапки», обращения, введения, основной части текста, вывода и подписи.

В «шапке» письма пишется адрес, наименование компании, должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным является обращение «Уважаемый», которое располагается по центру и выделяется жирным шрифтом. Здесь необходимо точно указывать название компании, должность и ФИО адресата. В противном случае у контрагента будет возможность заявить в судебном заседании, что письмо было направлено ненадлежащему или несуществующему человеку или организации.

Далее во введении излагается причина направления послания. Например, указывается, что взаимоотношения между компаниями возникли на основании договора, либо что обязанность адресата исполнить что-либо основана на решении суда, либо что данное письмо является ответом на ранее направленный запрос и так далее.

Если же письмо является ответом на полученный запрос, то во введении следует сослаться на данный документ, указав дату его получения и исходящий номер. Самой большой является основная часть письма, в которой следует сообщить адресату суть проблемы. Составляя текст сообщения, необходимо стремиться к тому, чтобы в нем было как можно меньше неточностей и приблизительности. Не нужно, чтобы у партнера по переписке оставался простор для домыслов.

Право делового тона

Так же, как и в законодательных актах, в деловых письмах имеет значение каждая буква и каждый знак вплоть до запятой. Поэтому следует стремиться к однозначности фраз и понятий.

Письмо должно быть четким, ясным, используемые слова должны точно соответствовать смыслу, который автор текста хочет выразить. Кроме того, следует избегать использования сложных и длинных предложений, которые тяжело воспринимаются читателем. Желательно излагать свои мысли краткими предложениями, сохраняя логические связи между ними.

Если в письме говорится о каком-либо праве, законном интересе компании или обязанности адресата, то желательно ссылаться на конкретные пункты договора и статьи нормативно-правовых актов, чтобы обосновать позицию составителя и его требования.

В заключении необходимо четко и понятно сформулировать просьбу, выполнения которой автор хочет добиться от адресата.

Письмо, как и любой документ, должно быть подписано. При этом необходимо учитывать статус и должность адресата. Если послание отправляется на имя генерального директора, то и подписывать его должен генеральный директор отправителя.

Необходимо поставить наименование должности подписанта, ФИО, подпись и печать организации. Судебная практика показывает, что без подписи документ может быть признан недействительным, то есть реагировать на него не обязательно.

Иногда от имени компании действуют представители. Такое возможно, когда фирма поручает аудиторским, юридическим и иным консалтинговым организациям выполнять часть своей работы. В этом случае представитель действует в соответствии с выданной доверенностью. Он должен в конце письма указать, на основании какого документа он действует, и поставить свою подпись. При этом к письму обязательно должна быть приложена копия данной доверенности.

Если автор ссылается в тексте письма на какие-то документы, то необходимо их приложить с указанием перечня прилагаемых бумаг.

После подписи рекомендуется указывать информацию об исполнителе (ФИО и телефон), составившем документ. Во-первых, это поможет адресату оперативно с ним связаться и выяснить неясную информацию, и, во-вторых, позволяет отправителю при необходимости найти ответственного за исполнение порученного задания.

В случае, когда письмо является ответом на ранее полученный запрос или претензию, подготовить и направить ответ на него необходимо в срок, указанный контрагентом в своем письме. Если же такой срок не указан, то в разумный срок. Государственным органам закон позволяет отвечать на запросы и жалобы граждан и организаций в течение 30 дней. Для компаний такой срок законодательством не установлен. Практика и обычаи делового оборота свидетельствуют, что обычно для подготовки ответа контрагенту достаточно 5 — 7 дней. Чем раньше будет направлен ответ, тем быстрее будет решена возникшая проблема, и никто не сможет сослаться на нежелание ее решать.

Отправлять материалы переписки следует заказным письмом с уведомлением о вручении. Это позволит узнать, дошло ли письмо до адресата, а в случае судебного процесса на этот факт можно будет сослаться.

Если Вы скрупулезно выполнили все эти правила — не сомневайтесь в положительном результате. Во всяком случае, только грамотно оформленная переписка может быть принята к рассмотрению в случае возникновения судебных споров и зачастую является доказательной базой, подтверждающей действительные намерения, цели и волю сторон. Кроме того, соблюдение норм деловой переписки всегда создает положительное впечатление об организации, от имени которой письмо было направлено.

Евгений Акимов