Экспресс-метод адаптации

Экспресс-метод адаптации

10.02.2009

Приходя на работу в новую организацию, главный бухгалтер сталкивается с целым комплексом проблем. Мы не будем рассматривать вопросы приема-передачи дел от уходящего специалиста к новому работнику — об этом и так написано немало, а поговорим именно о текущих рабочих трудностях, которые выпадут на долю главбуха, как только закроется дверь за его предшественником, и новый сотрудник, наконец, приступит к самостоятельной работе.

Момент истины

Главными источниками трудностей для нового специалиста, пришедшего в организацию, станут текущая работа, собственные сотрудники и неумолимо приближающийся отчетный период.

Очевидно, что контрагентам компании безразлично, сколько часов или дней Вы работаете главным бухгалтером в новой фирме — они хотят, чтобы средства были перечислены в срок и в нужном объеме. Поэтому первым на повестке дня должен стать вопрос кредиторской задолженности. Бухгалтеру необходимо оперативно выяснить, за что, сколько и кому должна платить организация. Ведь в договорах предусмотрены не только сроки оплаты, но и санкции за просрочку в перечислении средств. Учитывая стоимость, например, аренды офиса в столице, можно ожидать пеней в размере 5-10 тыс. рублей в день. Чтобы сориентироваться в хитросплетениях договорных отношений, предлагаем составить специальную таблицу, своего рода план платежей, в которой необходимо максимально подробно описать следующие основные позиции: контрагент, сумма, срок оплаты, основание. Каждый руководитель может дополнить таблицу дополнительными сведениями по своему усмотрению. Пример плана платежей представлен в таблице 1.

Таблица 1. План платежей на октябрь 2008 года
КонтрагентСуммаСрокОснованиеПримечание
Аренда офисов и обособленных подразделений
ООО «Четвертое измерение» № 4/да от 1 декабря 2007 года300 000 рублей10/10/08Договор аренды.Договор заканчивается 30 ноября 2008 года.
Внесен залог за последний месяц 300 000 руб.
Лизинг автотранспорта и оборудования
ЗАО «Московский лизинг» № ЛДВ-88-12/2006 от 1 декабря 2006 года77 500 USD + 0.5% на дату оплаты15/10/08График уплаты лизинговых взносов.Договор заканчивается 30 сентября 2010 года.
Выкупная стоимость оборудования включена в сумму лизинговых платежей.
Интернет, телефония, канцелярские товары
ООО «Доступ»
Договор № 16/01 от 1 августа 2005 года
Не определена10-15/10 2008 годаПо счету за истекший месяцАвтоматическая пролонгация каждый год

Не пожалейте на это два-три дня — ведь потом многие моменты, которые казались непонятными, сразу начнут проясняться. А главное, у Вас появятся новые вопросы, и Вы начнете изучать историю хозяйственных взаимоотношений с различными контрагентами Вашей организации, оперируя конкретными данными и сроками.

И все же недостаточно просто составить таблицу и на этом успокоиться. Необходимо обсудить ее с вышестоящим руководителем, поскольку тонкости взаимоотношений с ключевыми контрагентами известны только ему. Не стоит стесняться задавать «глупые» вопросы, ведь в его интересах помочь Вам быстро войти в курс дела. Иначе Вы потратите часы и дни на поиск ответов, которые можно получить у него в течение 15 минут. И если срок оплаты по договору аренды офиса — 15-е число, а Ваша организация по договоренности директоров всегда оплачивала ее в первый рабочий день месяца, то педантичность нового главбуха приведет к непониманию между руководителями. Ваше же стремление разобраться в деталях даст руководителю понять, что Вы интересуетесь подобными обычаями делового оборота не из праздного любопытства.

Аналогичную таблицу можно составить и по дебиторской задолженности, особенно если Вы работаете на оптовом предприятии, и контрагенты платят со значительными отсрочками платежа. Ведь руководитель ждет этих денег, и если их нет, то он должен понимать, как долго их нет, почему и когда они появятся, какова просрочка по платежам. Составив таблицу по «дебиторке», можно быстро разобраться, каким образом на предприятии построен документооборот по реализации продукции. Это позволит оперативно взять под контроль правильность начисления НДС.

На новом месте работы нужно в первую очередь разобраться с отчетностью по налогу на добавленную стоимость. Ведь главная заповедь главбуха проста: сделал НДС — значит, 90% остальной отчетности готовы.

«Больные» темы

Отчетный период наступит, как всегда, неожиданно. И если у нового главного бухгалтера не было полутора-двух месяцев для того, чтобы разобраться в налоговой и бухгалтерской отчетности предприятия, то у него возникнут проблемы в следующих аспектах:

Документы. Новый главный бухгалтер не знает ни точного количества «закрывающих» документов от поставщиков, ни сроков их поступления в организацию. Самые важные бумаги могут принести и после 20-го числа, и после 28-го, и даже через 4 месяца после сдачи отчетности. Точно так же поздно могут быть представлены и отгрузочные документы, особенно если партнеры имеют право на отсрочку платежа, а бывший главный бухгалтер и менеджеры по продажам взаимодействовали плохо.

Что можно порекомендовать в подобной ситуации, чтобы свести к минимуму не только необходимость подачи уточненных деклараций, но и саму вероятность ее возникновения? Оказывается, сделать можно многое, и здесь все во власти генерального директора. Попросите его представить Вам ответственных лиц по разным типам документов. И договоритесь о том, что бумаги, поступившие с опозданием, будете принимать только с объяснением причин задержки. Ведь в данном случае работы добавляется не только главному бухгалтеру, но и генеральному директору — последнему в конечном итоге придется объясняться с налоговиками, если, к примеру, будет искажена сумма реализации и недоплачен НДС. Такая перспектива, согласитесь, ему, вряд ли придется по душе, и он постарается этого избежать.

Отчетность налоговая. С документами мы разобрались и пришли к выводу, что многое зависит от своевременности их поступления и правильности оформления. Теперь поговорим об особенностях составления отчетности. Необходимо представлять себе, как именно формируется себестоимость реализуемой продукции, работ, услуг, и кто, к примеру, должен предоставить документы о списании сырья в производство, поскольку об этом бухгалтер вполне может не знать. А вот для технолога, заведующего производством или офис-менеджера — это прямая обязанность. Их помощь — не прихоть нового главного бухгалтера, а вклад в общее дело. Значит, в этом случае также можно рассчитывать на поддержку высшего руководства. А вот составление налоговых регистров и отчетности — это уже Ваше дело, и лучше его не откладывать. Амортизацию для целей налогового учета желательно начислить заранее, не дожидаясь, пока наступит цейтнот. Регистры по зарплате также стоит сделать своевременно. Главная заповедь главбуха — сделал НДС, значит, 90% остальной отчетности готовы — остается в силе, и потому параллельно готовьте регистры по НДС, чтобы 20-го числа декларация была бы уже три дня как сдана.

Отчетность бухгалтерская и статистическая. С отчетностью бухгалтерской ситуация обстоит несколько проще, чем с налоговой. Как это ни кощунственно звучит, но у нее и сроки побольше, и штрафы за ее искажение поменьше. Дело в том, что по данным бухгалтерской отчетности платится только налог на имущество, а уж его-то рассчитать можно и заранее, и более точно. А вот необходимость сдачи статистической отчетности и перечень ее форм необходимо тщательно проверить.

В целом серьезных сложностей с бухгалтерской отчетностью возникнуть не должно. Но если в первый раз и будут допущены недочеты, то это не так уж страшно. Как известно, ошибки в бухгалтерском учете исправляются нарастающим итогом в отличие от учета налогового. Но все же лучше их не совершать — стремитесь к идеалу. Не каждый руководитель сочтет тот факт, что Вы только пришли в компанию и еще не все изучили, весомым основанием для уплаты штрафов.

Долой слабости и комплексы

Впрочем, ошибаются даже бухгалтеры, отработавшие на предприятии много лет. Что уж говорить о новом сотруднике, который может совершить ошибку, не зная многих нюансов.

Пример

Компания продавала автомобиль 2005 года выпуска, попавший в аварию. И на второй день работы главному бухгалтеру пришлось составить договор купли-продажи и акт приема-передачи транспортного средства. Составил он эти документы по регистрам бухучета и ПТС, который обнаружил в специальной папке. Через неделю, когда покупатель попытался поставить автомобиль на учет, разразился скандал. Выяснилось, что бухгалтер, не разобравшись, взял ПТС другой машины той же марки. А у нее и VIN, и номер двигателя, и кузовной номер тоже другой. Последствия понятны — нервы, нервы, нервы...

Отсюда вывод: не бойтесь показаться смешными и слишком дотошными, а попросите в первый раз проверить все за Вами от первой до последней строки. Поверьте, этот эпизод забудется, а вот если ошибетесь, то вспоминать его будут долго.

Подготовьтесь к общению с сотрудниками и лучше заранее оговорите с руководителем, какие обязанности возлагаются на главного бухгалтера в плане взаимодействия с остальными работниками. Иначе Вы рискуете стоять за полисами ОМС вместо того, чтобы готовить бумаги по НДС. И ни в коем случае не выдавайте наличные деньги из кассы организации до тех пор, пока личность получателя денег не удостоверят люди, которые заключали с Вами трудовой договор, а Вы не проверите паспортные данные этого человека. Вообще проблема коммуникации с остальными сотрудниками станет ключевой на первых порах. Постарайтесь наладить доброжелательные и предельно корректные отношения с остальными сотрудниками — это поможет снять перечисленные выше проблемы и решать все вопросы без постоянного вмешательства вышестоящего начальства.

Отдельный аспект — расчет заработной платы, отпускных и больничных. Вот тут уж точно всем безразлично, кто и сколько времени сидит в кресле главного бухгалтера. Специалисту учета волей-неволей придется разобраться в хитросплетениях договоров и дополнительных соглашений, приказов и релизов штатных расписаний. На первых порах придерживайтесь правила: никогда не выдавайте средства по устному распоряжению даже непосредственного руководителя. Помните — если нет приказа о премировании или акта выполненных работ, то перечислять деньги никому не нужно. Таким образом, Вы заодно приучите персонал подавать «зарплатные» документы в бухгалтерию своевременно, да и уважать от этого Вас будут только больше.

Не стесняйтесь задавать вопросы руководству Вашей новой компании — это сильно сэкономит Ваше время и поможет установлению личного контакта с начальством.

«Бразильская» система

Теперь давайте рассмотрим типичную ситуацию, кода новый бухгалтер приходит на предприятие в канун отчетного периода. Времени на «раскачку» нет вообще, и приоритеты приходится расставлять уже в рабочем режиме. Придется положиться на собственный профессиональный опыт и подумать, стоит ли в принципе ввязываться в подобную авантюру. Однако не надо бояться, тем более что в большинстве случаев прием на работу производится именно в таких условиях. Вы приходите на предприятие, которому главный бухгалтер действительно нужен срочно, и его очень долго искали.

Минусов, конечно, много. Это, например, разбор документации и отчетности как минимум месяца за три, нехватка времени на доскональный анализ ситуации, тем более, что повседневные дела тоже не ждут. Но главный плюс в том, что Вам помогут, потому что иначе быть не может. Ведь если даже Вы все бросите, а на Ваше место придет новый человек, то дела будут еще в большем запустении, и организации станет только хуже. Каждому грамотному руководителю это понятно. Как же следует расставить приоритеты?

Разбирайтесь в первую очередь с тем, за что возможны самые высокие штрафы. Это, конечно, хозяйственные операции с большими штрафными санкциями и налоговая отчетность. А вот запущенную «первичку» или переоформление банковской карточки и получение полисов ОМС наряду с пенсионными свидетельствами можно немного отложить.

Например, не сдать налоговую декларацию по НДС из-за того, что Вы ее долго делали, потому что ждали документы от поставщиков, просто недопустимо. Поверьте, неопробованная программа сдачи отчетности в электронном виде может привести к тому, что Вы не успеете отправить декларацию даже по почте, поскольку делали ее до 23:35 двадцатого числа. Так что совет такой — рассчитывайте время так, чтобы оставался запас не менее 24 часов. Потом «уточненку» пошлете уже в электронном виде.

О таблице договоров мы уже говорили, и пренебрегать ею не следует. С ее помощью Вы сразу поймете, с кем работает компания и по каким сценариям. Второе —разберитесь, какие у Вашей компании расходы и каким образом они оформляются, а также насколько они обоснованы. Поскольку без оснований уменьшать прибыль опасно уже для личной Вашей свободы. Наконец, не бойтесь просить о помощи непосредственного руководителя, поскольку он с Вами плывет в одной лодке, просто весла у него намного больше.

В общем как с автомобилем: «боитесь — не ездите, ездите — не бойтесь». Рано или поздно необходимый опыт придет. А так со временем Вы все наладите, исправите свои и чужие ошибки, построите эффективный и своевременный документооборот и начнете получать от работы истинное удовольствие.

Дмитрий Васильев

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное