Особенности зарубежных командировок

Особенности зарубежных командировок

06.02.2009

Сотрудничество с иностранными фирмами зачастую требует личного присутствия специалиста российской компании на предприятии зарубежного партнера. В таких случаях организация может направить работника в служебную командировку за границу. Нередко подобные мероприятия сопровождаются значительными расходами, выраженными в инвалюте. Как же организовать учет загранкомандировок?

Выдача наличной валюты

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Речь здесь идет о затратах на проезд, проживание, суточные и иных расходах, производимых с разрешения работодателя. Вместе с тем, конкретные порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749; далее — Положение).

Для бухгалтера было бы наиболее удобно выдавать подотчетные суммы в рублях либо перечислять их на корпоративную банковскую карту. Правда, в последнем случае следует учитывать, что выдача денежных сумм под отчет путем безналичного перечисления средств на банковские счета сотрудников неправомерна (письмо ЦБ от 18  декабря 2006 г. № 36-3/2408). Так или иначе, гораздо чаще командированный сотрудник получает валюту прямо из кассы предприятия. Вот здесь и возникают вопросы учета иностранных дензнаков.

Напомним предысторию проблемы. Итак, в соответствии со статьей 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон о валютном регулировании), валютные операции между резидентами запрещены. Исключение составляет указанная в пункте 9 данной нормы оплата, возмещение расходов и погашение неизрасходованного аванса физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории России.

Между тем, налоговики уверены, что, согласно пункту 2 статьи 14 Закона о валютном регулировании, все расчеты при осуществлении валютных операций производятся через банковские счета в уполномоченных банках. Именно поэтому выдача наличной валюты влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 15.25 КоАП).

Однако здесь следует учитывать, что, выдавая своему сотруднику командировочные средства в виде иностранной налички, организация осуществляет операцию, не запрещенную валютным законодательством. Да и сам Центральный банк говорит, что выдача наличной валюты сотрудникам в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы России не противоречит закону (письмо ЦБ от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381).

Точки над «i» в этом вопросе расставили высшие арбитры. В постановлении президиума ВАС от 18 марта 2008 г. № 10840/07 сказано, что выдача наличных денежных средств в иностранной валюте на загранкомандировки разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета.

Кстати, в силу нового Положения оплата и возмещение расходов на загранкомандировки в иностранной валюте (включая выплату и погашение неизрасходованного аванса) осуществляется в соответствии с Законом о валютном регулировании (п. 16 Положения). Правда, не очень понятно, что дает нам это нововведение. В общем-то, и ранее никто не отрицал, что следует применять вышеназванный закон. Вопрос состоял в его трактовке по отношению к командировочным расходам.

Пересчет в рубли

В бухгалтерском учете все записи по счетам учета активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производятся в рублях (п. 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина от 27 ноября 2006 г. № 154н; далее — ПБУ 3/2006). При этом суммы, переданные под отчет, пересчитывают в рубли по курсу Центрального банка, действовавшему на дату выдачи валюты командированному сотруднику (п. 9 ПБУ 3/2006). В свою очередь, при возврате неизрасходованных подотчетных средств используют курс, установленный на дату поступления валюты в кассу предприятия (п. 7 и Приложение к ПБУ 3/2006). В этом случае возникают курсовые разницы, которые подлежат зачислению на финансовые результаты в составе прочих доходов или прочих расходов организации (п. 11 и п. 13 ПБУ 3/2006).

В налоговом учете затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком на дату признания соответствующего расхода

(п. 10 ст. 272 НК). Для командировок — это день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Возникающие курсовые разницы относят к внереализационным доходам или расходам (п. 11 ст. 250 и подп. 5 п. 1 ст. 265 НК).

Отметки в загранпаспорте

Как правило, при зарубежных командировках к авансовому отчету прикладывают ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (письма Минфина от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388 и от 18 января 2007 г. № 21-11/003922.а).

В соответствии с пунктом 15 нового Положения, при направлении работника за пределы России командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются служебные командировки в страны СНГ. Речь идет о тех государствах, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Ранее по этому вопросу точка зрения была неоднозначной. Часть чиновников считала, что оформление командировочного удостоверения обязательно (письма Минфина от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388, от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886). В более ранних письмах специалистов Минфина говорится, что для определения времени фактического нахождения сотрудников в командировке за рубежом достаточно соответствующих отметок в загранпаспорте (письма Минфина от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469 и от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660).

Суточные правила

Норматив суточных для исчисления налога на прибыль за каждый день пребывания в заграничной командировке можно найти в приложении к постановлению Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Начисление суточных выглядит следующим образом (п. 17, п. 18, п. 20 Положения):

  • при проезде по территории России — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории России;
  • при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;
  • при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
  • при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;
  • при направлении работника в командировку на территории нескольких государств суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;
  • при однодневных командировках суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов для командировок на территории иностранных государств.

Следует помнить, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей — за границей (п. 3 ст. 217 НК). Причем дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Поэтому при расчете суммы, подлежащей налогообложению, применяют курс иностранной валюты к рублю, действующий на день выплаты суточных (письмо Минфина от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27). Заметим, что существует мнение, согласно которому датой получения дохода является день утверждения авансового отчета. Обосновывается это тем, что на момент выдачи подотчетных сумм у командированного сотрудника в принципе отсутствует доход.

Пример

Сотруднику 10 сентября 2008 г. были выдано под отчет на суточные расходы: 1000 руб. и 500 евро.

В соответствии с ксерокопией загранпаспорта, работник пересек:

  • границу Россия–Финляндия 11 сентября 2008 года;
  • границу Финляндия–Германия 13 сентября 2008 года;
  • границу Германия–Россия 16 сентября 2008 года.

Согласно утвержденному 17 сентября 2008 года авансовому отчету, суточные составили:

  • по России — 1000 руб. (1 дн. × 1 000 руб.);
  • за границей — 500 евро (5 дн. × 100 евро).

Лимит суточных в целях исчисления налога на прибыль:

  • в России — 100 руб. в день;
  • в Германии — 65 долл.;
  • в Финляндии — 62 долл.

Курсы валют Центробанка на 10 сентября 2008 года: доллар — 26,0695, евро — 35,6839.

Курсы валют Центробанка на 17 сентября 2008 года: доллар — 26,3691, евро — 35,3188.

Суточные, которые можно учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль — 8511,74 руб.:
(2 дн. × 62 долл. × 26,3691 руб.) + (3 дн. × 65 долл. × 26,3691 руб.) + (1 дн. × 100 руб.)

Курсовая разница в целях исчисления налога на прибыль — 182,55 руб.:
500 евро × (35,3188 руб. - 35,6839 руб.)

Сверхнормативные суточные в целях исчисления НДФЛ:

  • по России — 300 руб. (1 дн. × (1000 руб. - 700 руб.));
  • за границей — 5341,95 руб. (5 дн. × (100 евро × 35,6839 руб. - 2500 руб.)).

При частых загранкомандировках для правильного исчисления НДФЛ следует вести учет времени нахождения работника в Российской Федерации. Дело в том, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК). При этом к доходам резидентов и нерезидентов применяют разные ставки налога — 13 процентов и 30 процентов соответственно (п. 1 и п. 3 ст. 224 НК).

Электронные билеты

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа — багажной квитанцией (п. 2 ст. 786 ГК). В свою очередь, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должны быть оформлены на утвержденных бланках строгой отчетности. В противном случае такие документы должны сопровождаться подтверждающими оплату перевозки бумагами — контрольно-кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса от 8 ноября 2006 г. № 134).

При этом расходы по приобретению электронного билета могут быть приняты в уменьшение налога на прибыль, если есть хотя бы какое-то косвенное подтверждение этому факту. В качестве такового могут выступить распечатки электронного билета или посадочного талона. Причем на указанных документах должны присутствовать реквизиты, позволяющие идентифицировать поездку работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета). Данное мнение поддерживают и чиновники (письма Минфина от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476, от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649, УФНС по г. Москве от 27 декабря 2007 г. № 20-12/124839).

Медицинская страховка

Согласно пункту 23 Положения, при направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства работодатель должен возместить ему расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

Отметим, что как в действующей, так и в новой редакции Налогового кодекса медицинское страхование лиц, выезжающих за границу, в перечне затрат, включаемых в состав командировочных расходов, не значится. Кстати, ранее московские налоговики уже высказывались о недопустимости включения в состав расходов иностранной медицинской страховки (письмо УФНС по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886).

Гостиничный НДС

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК и п. 21 Положения о служебных командировках).

Сразу скажем, что сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную за границей при приобретении услуг гостиниц, организация не сможет принять к вычету (письмо ФНС от 18 октября 2005 г. № 03-4-03/1800/31). Дело в том, что указанная услуга была предоставлена не на территории Российской Федерации (п. 2 ст. 171 и ст. 148 НК).

Тем не менее, НДС, выделенный в первичных документах, принимается к учету в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина от 9 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/74). Отметим, что в более ранних разъяснениях чиновников говорится, что суммы налога следует учитывать в составе расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письма Минфина от 12 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/250 и от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). И лишь в одном письме Минфин сказал, что НДС, предъявляемый российской организации, в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, не включается (письмо Минфина от 9 августа 2005 г. № 03-04-08/218).

Между тем, сумму налога, возвращаемую иностранными налоговыми органами по командировочным расходам организаций в соответствии с законодательством ЕС, следует учитывать в составе внереализационных доходов в периоде ее фактического получения (письмо Минфина от 14 февраля 2008 г. № 03-03-06/4/8). При этом способ возврата НДС, уплаченного в странах-участницах Европейского союза, регулируется Тринадцатой Директивой ЕС 86/560/ЕЕС от 17 ноября 1986 г.

к сведению

Учтите, что с 2009 года из Налогового кодекса исключено требование о нормировании суточных выплат в целях исчисления налога на прибыль (подп. «а» п. 13 ст. 1 Закона от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах»).

Правила перевода

И напоследок напомним, что документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Поэтому все первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод (ст. 68 Конституции России и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н).

Чиновники уточняют, что речь идет о построчном переводе, выполненном на отдельном листе (письма Минфина от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47 и УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388, от 28 июня 2007 г. № 20-12/060968). Причем законодательством порядок такого перевода не регламентирован. Поэтому перевод с иностранного на русский язык может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (письма Минфина от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66, УФНС по г. Москве от 9 октября 2006 г. № 20-12/89132.1).

При этом в зависимости от того, кто осуществлял перевод, данные расходы относят к затратам на информационные услуги, в соответствии с подпунктом 14 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, либо к иным расходам (письмо УФНС по г. Москве от 26 мая 2008 г. № 20-12/050126).

М. Косульникова

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA