Расходная сторона переговоров

Представительские расходы

К представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием или обслуживание делегатов других компаний, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также прибывших на заседания руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных встреч. Отметим, что в данном случае речь идет исключительно о затратах на организацию официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах; транспортной доставке к месту проведения встречи или заседания руководящего органа и обратно; буфетном обслуживании во время деловых бесед и оплате услуг переводчиков, привлекаемых на представительские мероприятия. Организация развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний под этот пункт расходов не подпадает (п. 2 ст. 264 НК).

Также, по мнению чиновников, не являются представительскими расходами следующие виды затрат:

• оплата стоимости проживания (письма Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235 и УФНС по г. Москве от 6 декабря 2007 г. № 21-11/116748);
• оплата стоимости авиационных и железнодорожных билетов, оплата проезда любым другим транспортом иностранных делегатов, кроме обеспечения доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия (письмо УФНС по г. Москве от 11 ноября 2004 г. № 26-12/73173);
• визовая поддержка для работников иностранной организации по пути следования из другого государства до границ России и непосредственно по территории нашей страны (письмо УФНС по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271);
• расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником компании, находящимся в командировке в городе проживания указанных контрагентов (письмо УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851);
• расходы по приобретению цветов с целью оформления помещений фирмы для проведения официального приема (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777);
• оплата аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием (письмо Минфина от 12 марта 2003 г. № 04-02-03/29).

Примечательно, что далеко не со всеми ограничениями из этого списка можно согласиться. Например, в одном из своих решений арбитры посчитали, что затраты на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций, участвующих в переговорах и официальных приемах, есть не что иное, как представительские расходы (постановление ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 г. № КА-А40/12097-04). Тем не менее, если вы решитесь расширить указанный перечень, то, скорее всего, отстаивать правомерность включения истраченных сумм в налоговые расходы придется в суде.

Если же говорить о затратах компании на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, используемых для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров, то никаких проблем с отнесением их в состав представительских расходов возникнуть не должно (письмо УФНС по г. Москве от 6 октября 2006 г. № 20-12/89121.2).

Что же касается употребления спиртных напитков, то их стоимость так же может быть включена в представительские расходы. Правда, как уточняют специалисты Минфина, речь идет о размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (письма Минфина от 19 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/2/30 и от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49). При этом статьей 5 Гражданского кодекса под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством. Отметим, что в более позднем письме чиновники говорят, что затраты на алкогольную продукцию могут быть полностью учтены в составе представительских расходов. При этом главным является их соответствие критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса (письмо Минфина от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136).

Документальное подтверждение

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться: приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении затрат на указанные цели, смета, первичные документы и отчет о расходах по проведенным представительским мероприятиям. Такие разъяснения дали чиновники в письмах Минфина от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807 и УФНС по г. Москве от 22 декабря 2006 г. № 21-11/113019. После осуществления представительских расходов надо оформить соответствующий акт, утверждаемый руководителем организации, с указанием фактически потраченных сумм. Данный вывод следует из письма УФНС по г. Москве от 16 мая 2006 г. № 20-12/41851.

Как правило, в отчете, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражают следующие данные (письма УФНС по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115 и от 23 декабря 2005 г. № 20-12/97007):

• цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
• дату и место проведения;
• программу мероприятий;
• состав приглашенной делегации;
• сведения об участниках принимающей стороны;
• величину расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Вместе с тем, в случае приобретения товаров (услуг) подотчетным лицом в качестве подтверждающих бумаг могут выступать: кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. При заключении договора со сторонней организацией документальным подтверждением осуществления представительских расходов служат контракт с данной фирмой, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если же привлекаются переводчики, то расходы подтверждают соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами. Кстати, арбитры ФАС Московского округа в постановлении от 3 марта 2008 г. № КА-А41/1073-08 отметили, что представление документов, подтверждающих оплату представительских расходов более ранним или поздним числом, чем проведение мероприятий, не может являться основанием для отказа в принятии этих затрат.

Налоговый норматив

Представительские затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием лиц других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК). Причем их можно учесть в прибыльной базе лишь в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК):

Что же касается части затрат, которая превысила рассмотренный норматив, то в целях налогообложения она не учитывается (п. 42 ст. 270 НК).

Обратите внимание, что при использовании метода начисления датой осуществления представительских расходов признают дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Между тем, если отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то израсходованные на данные мероприятия суммы не могут быть учтены при налогообложении прибыли (письмо УФНС по г. Москве от 23 декабря 2005 г. № 20-12/95338). Также Налоговым кодексом не предусмотрено отнесение на расходы затрат по приему и обслуживанию клиентов — физических лиц (письмо Минфина от 24 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/119).

Суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по представительским расходам, принимаемым в целях исчисления налога на прибыль, подлежат вычету (п. 7 ст. 171 НК). Иными словами, для расчета НДС следует рассматривать только те суммы представительских затрат, которые попадают в четырехпроцентный лимит от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Кстати, чиновники считают, что если представительские расходы относятся к нескольким отчетным периодам, то суммы НДС подлежат вычету в размере, соответствующем лимиту, применяемому для целей налога на прибыль организаций, в тех периодах, в которых данные затраты возникли (письмо Минфина от 11 ноября 2004 г. № 03-04-11/201). Отметим, что в самом Налоговом кодексе никаких указаний на этот счет не содержится.

Деловые подарки

Нередко в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества во время официального приема представителям организаций-контрагентов вручается сувенирная продукция. Совершенно естественно, что у «презентующей» стороны возникает желание списать стоимость таких подарков в составе представительских расходов.

Любопытно, что чиновники ничего против подобного образа действий не имеют. По крайней мере, если на сувениры нанесена символика организации (письмо Минфина от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51). В тех же случаях, когда на подарках логотипа компании нет, указанная операция интерпретируется в соответствии с пунктом 16 статьи 270 Налогового кодекса. То есть как безвозмездная передача имущества (письмо УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.2).

М. Косульникова