Правильная касса — показатель высшего класса

Правильная касса — показатель высшего класса

26.01.2009

О том, что такое кассовая книга, должен знать каждый руководитель компании, занимающейся оказанием тех или иных услуг. Однако этого недостаточно: необходимо четко ориентироваться в правилах ее ведения и хранения. В противном случае при проверке будет сложно избежать штрафных санкций. На что именно нужно обратить пристальное внимание, читайте в нашем материале.

По старинке

Кассовая книга — это документ, в котором отражаются все операции с наличными деньгами, проходящими через кассу предприятия. Использовать ее можно в течение одного календарного года, по окончании которого заводится новый документ. Основным нормативным актом, регламентирующим его ведение, является «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центробанка России 22 сентября 1993 г. № 40. Кроме того, бухгалтерам придется изучить еще одну важную бумагу: постановление Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», в котором утверждена форма кассовой книги № КО-4. Теперь рассмотрим, как должна выглядеть и из чего состоять кассовая книга. Итак, согласно законодательству, она бывает двух видов: в форме утвержденных постановлением Госкомстата № 88 бланков, графы в которых заполняются вручную, или же на основе листов, сформированных специализированными программами и распечатанных посредством принтера.

Сначала подробнее о первом способе. Если вы ведете кассовую книгу, которая заполняется от руки, для начала все разрозненные листы, созданные по форме № КО-4, нужно пронумеровать и прошнуровать. На последней странице книги обязательно должно быть указано, сколько именно листов в ней содержится. Выглядит это следующим образом: «В книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Помимо этого, здесь должна стоять сургучная или мастичная печать организации. В случае использования последнего вида оттиска нужно применять клей на основе жидкого стекла: «Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло», а также папиросную бумагу и штемпельную краску.

Записи в такой кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Каждый лист должен состоять из двух равных частей: одна из них с горизонтальной линовкой, другая без нее. Первая является основным экземпляром, который остается подшитым в книге. Вторые части, выполненные через копировальную бумагу, должны быть отрывными, ведь они служат отчетом кассира. Также следует помнить, что и тому, и другому листу присваивают одинаковые порядковые номера.

Начинать заполнять кассовую книгу нужно на лицевой стороне неотрывного экземпляра после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту, которая остается в книге. Между этими двумя частями подкладывается лист копировальной бумаги, чтобы на отчете кассира отпечатались все вносимые данные. Использовать при заполнении кассовой книги нужно шариковую ручку или чернила.

Достижения современности

Второй способ ведения книги — автоматизированный. При таком порядке листы формируются специализированными программами в виде машинограмм, которые носят названия «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обратите внимание, что эти отчеты должны составляться одновременно, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Также нужно учитывать, что на начало следующего рабочего дня они уже должны быть сформированы.

Важным и бесспорно удобным моментом современного ведения кассовой книги является то, что в этом случае не возникнет проблем с нумерацией страниц: она формируется автоматически в порядке возрастания. Кроме того, форма «Вкладной лист кассовой книги» в конце месяца будет отображать общее количество листов за прошедший период, а в последнем за календарный год отчетном листе — общую годовую сумму.

Хранить вкладные листы в течение года нужно в хронологическом порядке отдельно за каждый месяц. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» предоставляет бухгалтерам некоторую свободу в выборе, когда брошюровать листы кассовой книги — по окончании календарного года или по мере необходимости. Своим опытом делится главный бухгалтер столичной строительной компании Михаил Кузнецов:

— Мы сшиваем вкладные листы кассовой книги каждый месяц. Но это вопрос удобства. Если деятельность фирмы не очень обширная и документов не так много, то можно заняться оформлением книги и в конце года. Главное — не забывать, что общее количество листов за год нужно опечатывать и заверять подписями руководителя и главбуха.

Проверять правильность составления форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» должен кассир. После завершения этой процедуры он подписывает документы и передает отчет вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Неучтенный пробел

Документ под названием «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» четко прописывает, что каждая фирма должна иметь только одну кассовую книгу. Но как быть тем организациям, у которых есть обособленные подразделения? Однозначного ответа на этот вопрос пока не существует, и каждый сам вынужден выбирать для себя оптимальный путь работы без нарушения законодательства. Например, главный бухгалтер центрального офиса может обязать кассиров в подразделениях ежедневно отправлять ему вкладные листы кассовой книги, если она ведется автоматизированным способом. В этом случае будет соблюдаться правило о хранении всех листов в одном месте. Но такой вариант крайне проблематичен для тех фирм, чьи филиалы находятся в других городах. Более грамотно для таких подразделений вести отдельные тома единой кассовой книги, в которых на титульном листе указано наименование филиала. Раз в месяц или по окончании календарного года все эти разрозненные фрагменты отчетности с оригиналами первичных кассовых документов должны передаваться в головной офис, где уже будет сформирована общая книга по всему предприятию. Кроме того, еще одним изящным решением проблемы с обособленными подразделениями может стать создание главной кассы в филиале, чтобы вести там собственную кассовую книгу.

Доверяй, но проверяй

Каким бы способом организация не вела кассовую книгу, в нее необходимо заносить все данные о получении или выдаче наличных денежных средств по каждому ордеру или другому документу, который его заменяет, рассказывает юрист компании «CSoft Консалтинг» Мария Ершова:

— Ежедневно в конце рабочего дня кассир должен подсчитывать итоги операций за прошедший период и выводить остаток денег в кассе на следующее число. Чтобы ничего не упустить, ему необходимо незамедлительно записывать в кассовую книгу сведения о каждом расходном или приходном ордере.

Несмотря на то, что «миссия» по заполнению кассовой книги лежит на кассире, в случае выявления нарушений в ее ведении отвечать придется и главному бухгалтеру. Поскольку проверять достоверность внесенных в данный документ записей — прямая обязанность учетного работника. Навлечь на себя неприятности можно, нарушив следующие пункты закона. Во-первых, это статья 15.1 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Наказание по ней предусмотрено в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда, а на юридических лиц — от четырехсот до пятисот МРОТов. Во-вторых, налоговики могут указать нерадивым кассирам на статью 120 Налогового кодекса «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф согласно ей составляет от 5 до 15 тысяч рублей.

Бывают случаи, когда кассир не виновен в тех нарушениях, которые ему инкриминируют. К примеру, рассмотрим достаточно распространенную ситуацию: работник ушел в отпуск и поручил свои обязанности коллеге, а тот, в свою очередь, допустил ряд серьезных ошибок. Иными словами, формально кассир не виноват. Но штрафа все равно не избежать. Именно поэтому, если вы на время поручаете свою работу кому-то другому, необходимо удостовериться в его компетентности и понимании той ответственности, которая на нем лежит в ваше отсутствие. Некоей подстраховкой в данном случае может стать письменное распоряжение (приказ, решение, постановление) от имени руководителя предприятия о назначении работника в качестве кассира на указанный период. Таким образом можно избежать негативных последствий и дать человеку понять, что за ошибку будет расплачиваться не его отсутствующий коллега, а он сам. Как известно, ничто так не организует, как опасность потерять кровно заработанные.

Екатерина Тюрина

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA