Документы к осмотру

Документы к осмотру

08.12.2008

Неотъемлемая часть налоговой проверки — это изучение документации. Процедура представления документов налогоплательщиком при выездной проверке — на первый взгляд дело нехитрое, но все-таки требует внимания и контроля. Как же правильно ее организовать?

Процедура прохождения выездной налоговой проверки предусмотрена законодательно для любого налогоплательщика*.

Из сложившейся практики решение о проведении такой проверки чаще всего сопровождается требованием о представлении документов. На что же следует обратить внимание, чтобы избежать характерных ошибок при выполнении данного требования?

Формализм не помешает

Истребование необходимых документов в ходе выездной налоговой проверки производится проверяющими на основании статьи 93 Налогового кодекса. В порядке исполнительной процедуры такое право реализуется посредством вручения уполномоченному представителю проверяемой организации требования о представлении документов. Форма и порядок его оформления утверждены приказом ФН  России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@. При получении данного документа следует проверить правильность его оформления, изучить изложенные требования и уточнить полномочия подписавшего его лица.

Если сомнений нет, то времени на подготовку и представление документов у налогоплательщика не так уж и много. Срок их представления составляет десять дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Берем все «оптом»

При проведении налоговых проверок стало уже распространенной практикой выставление требований, в которых содержится весьма обширный перечень запросов, как правило, не имеющий конкретизации. И только в ходе проверки запросы становятся более конкретными и появляются точные реквизиты документов, которые должны предстать перед глазами проверяющих. Как же реагировать на требование, содержание которого в точности отвечает принципу: «Давайте все!»? Ведь сроки на подготовку документов ограничены, а их объем может быть весьма значителен.

Налоговым кодексом предусмотрена возможность перенести время представления запрошенных сведений, если проверяемое лицо не имеет возможности представить их в указанный срок (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Для этого налогоплательщику необходимо в течение дня, следующего за днем получения требования, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить документы в указанные сроки. В уведомлении надо указать причины задержки и разумные сроки выполнения требований.

Получив такое уведомление, руководитель налогового органа может своим решением продлить сроки представления документов, если сочтет причины уважительными. Шанс того, что чиновники проникнутся пониманием трудностей компании и увеличат сроки, очень мал, но почему бы не воспользоваться предоставленной законом возможностью.

Сколько надо в штуках?

Чаще всего в начале проверки в требовании указываются документы по родовой принадлежности, например: контракты и акты приемки выполненных работ, документы, подтверждающие применяемые льготы и др.

Утвержденная форма требования предусматривает указание точного наименования документов, их реквизитов и других индивидуализирующих признаков, а также период, к которому они относятся. Проверяющие не всегда могут указать необходимые реквизиты всех запрашиваемых документов. В некоторых случаях это вызвано объективными причинами, когда точные реквизиты неизвестны. Но есть и другие ситуации, когда просто из нежелания составлять обширный перечень контролеры ограничиваются общими фразами.

Специалисты Минфина России в письмах от 26 июля 2007 г. № 03-02-07/1-348, от 25 июня 2007 г. № 03-02-07/2-106 разъяснили, что наименование, реквизиты и иные индивидуализирующие признаки истребованных документов, а также период, к которому они относятся, должны быть указаны в требовании.

Известны также и судебные решения, в которых акцентировано внимание на необходимость индивидуализации запрашиваемых документов. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 18 июня 2007 г. № Ф04-3937/2007(35308-А27-26) по делу № А27-17330/2006-6 судьи отметили, что налоговый орган обязан указать точное наименование и количество запрашиваемых документов, поскольку размер штрафа складывается из конкретного количества непредставленных (представленных несвоевременно) документов. Подобные выводы в пользу налогоплательщика содержатся и в постановлении ФАС Уральского округа от 17 мая 2007 г. № Ф09-3542/07-С2 по делу № А76- 24550/06.

Поэтому если налогоплательщик из-за отсутствия конкретики в требовании не разобрался, что именно нужно инспектору, то в случае привлечения к ответственности по статье 126 Налогового кодекса у организации есть хорошие шансы оспорить действия проверяющих в суде.

Когда представить нечего

А что же делать, если проверяющие запросили отсутствующие документы?

Суды считают, что ответственность за правонарушение, предусмотренное пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса, может быть применена только в том случае, если запрошенные налоговым органом документы фактически имелись у налогоплательщика на момент направления требования, но не были им представлены (постановление ФАС Уральского округа от 8 ноября 2007 г. № Ф09-9135/07-С3 по делу № А50-3857/07).

Если же документов у налогоплательщика в момент направления требования не было, например вследствие их кражи или недостатков хранения, повлекших их утрату, то ответственность по статье 126 Налогового кодекса РФ не наступает (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 22 октября 2007 г. № А82-3318/2006-28, ФАС Московского округа от 2 февраля 2007 г. № КА-А40/13756-06). Естественно, что факт отсутствия или утраты документов должен иметь документальное подтверждение.

В то же время отсутствие у налогоплательщика запрошенных документов может быть расценено как несоблюдение установленных правил ведения бухгалтерского учета (постановление ФАС Уральского округа от 13 ноября 2007 г. № Ф09-7240/06-С2 по делу № А47-12297/05). А это уже нарушение по статье 120, а не по статье 126 Налогового кодекса, а следовательно, и другой размер санкций.

это важно

Требование нотариально удостоверенных копий документов запрещено Налоговым кодексом. Исключение составляют случаи, когда нотариальное удостоверение документов, подаваемых в налоговый орган, прямо предусмотрено законодательством.

Если спросят «на словах»

Наиболее распространенной является ситуация, когда инспекторы не утруждают себя бумажной работой по подготовке требований, а устно озвучивают пожелания о представлении документов для проверки. Как реагировать на такие запросы?

Конечно же, здесь многое зависит от того, при каких обстоятельствах поступила устная просьба. В большинстве случаев нет ничего страшного в представлении документа без письменного запроса, если это не идет вразрез с интересами компании. В любом случае законодательство в такой ситуации на стороне налогоплательщика.

Если компания не отреагирует на устную просьбу проверяющих, то впоследствии привлечь ее к ответственности будет невозможно. Иногда это помогает выиграть время. Так, получив устный запрос, можно без промедления приступить к поиску нужных документов. Если поиск или подготовка копий запрошенных документов по какой-нибудь причине затянутся, то ответственностью это не грозит. Безусловно, если у налогового инспектора появятся основания заподозрить, что его устный запрос игнорируется, налогоплательщик незамедлительно получит требование о представлении документов. Разница в том, что срок подготовки документов в этом случае будет исчисляться не с момента, когда налогоплательщик узнал о нужных для проверки документах, а с даты вручения ему письменного требования.

Получите и распишитесь!

Любую передачу сведений необходимо фиксировать в реестре передачи, описи или ином документе, позволяющем удостоверить факт получения документов. Отметка об их приеме инспектором может стать доказательством, если в силу различных обстоятельств налоговики выдвинут претензии о непредставлении истребуемых документов.

Также весомым аргументом в пользу документального оформления выполнения требований является то, что если передача документов не будет фиксироваться, то очень скоро будет сложно понять, какие из них есть у проверяющих. Напротив, наличие реестров и описей с отметками инспектора о получении даст ясное представление о том, какие сведения и документы уже представлялись, и исключит выполнение повторной работы по подготовке документации.

внимание

Неправомерный отказ налогоплательщика или создание препятствий в получении документов дают налоговым органам право на выемку их оригиналов.

Представьте в лучшем виде

Теперь, когда ясно, на основании чего и как представлять запрашиваемые сведения, имеет смысл осветить вопрос: «В каком виде?» На этот счет требования законодательства вполне определенны. По общему правилу, документы представляются в виде заверенных копий. Заверение копий документов производится налогоплательщиком (руководителем, заместителем руководителя организации) и (или) иным уполномоченным лицом и подтверждается печатью налогоплательщика. Любое исключение из этого правила должно быть прямо предусмотрено законодательством (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Налоговики могут также попросить налогоплательщика заполнить формы, разработанные ими самостоятельно. Делать это совершенно не обязательно, но, в качестве жеста доброй воли, можно пойти навстречу чиновникам. В некоторых случаях это помогает построить конструктивные взаимоотношения на период проверки, но ожидать, что это как-то повлияет на ее результаты, не стоит.

Требование нотариально удостоверенных копий запрещено Налоговым кодексом. Исключение составляют случаи, когда нотариальное удостоверение документов, представляемых в налоговый орган, прямо предусмотрено законодательством (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Для организаций с большим документооборотом обычной практикой является представление подлинников документов. Копии документов, необходимых для оформления результатов проверки, изготавливаются по согласованию с проверяющими.

Безусловно, с одной стороны, такой способ идет вразрез с требованиями статьи 93 Налогового кодекса, но с другой — избавляет от копирования большого массива документов и привлечения дополнительных ресурсов для выполнения этой работы. Чаще всего эта «почетная обязанность» ложиться на плечи бухгалтерии, поэтому в итоге может парализовать ее работу. Ведь от текущих обязанностей никто никого на период проверки, как правило, не освобождает.

Открытым остается вопрос, когда при выставленном требовании на представление конкретных документов налогоплательщик предлагает инспекторам выбирать их самостоятельно. Тут уже есть элемент риска, так как непредставление запрошенных документов ведет к привлечению к ответственности по статье 126 Налогового кодекса. Поэтому, даже предоставляя инспекторам возможность работать с подлинниками, все же лучше подстраховаться и передать материалы, что называется, по описи, а при возврате документов сделать отметку об обратном приеме. Это позволит выдвинуть аргумент, что доступ к информации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, налоговым органам был предоставлен, уклонений либо препятствий к этому не производилось.

Документы на «бис»

Не исключена ситуация, что инспекторы могут запросить копии документов, которые раньше уже представлялись (например, в рамках камеральных проверок). Как быть, ведь по сути такие бумаги должны быть в налоговой инспекции?

На сегодняшний день ответ на этот вопрос пока не в пользу налогоплательщиков. Закон не запрещает инспекторам, проводящим проверку, выдвигать подобные требования, однако грядут перемены, и в недалеком будущем ситуация изменится. Дело в том, что Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ внес изменения в статью 93 Налогового кодекса. Они запрещают налоговым органам в ходе налоговой проверки истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные при проведении камеральных или выездных налоговых проверок. Но эта норма начинает действовать только с 1 января 2010 г. (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2007 г. № 137-ФЗ).

Подводя итог, хочется отметить, что процедура получения налоговым инспектором информации и документов в ходе налоговой проверки урегулирована достаточно четко Налоговым кодексом. В большинстве случаев это дает возможность налогоплательщику пресекать требования проверяющих, которые явно идут вразрез с законом. В то же время явное злоупотребление своими правами приведет к осложнению взаимоотношений с налоговиками и отразится на результатах проверки.

Следует также помнить, что неправомерный отказ или создание препятствий в получении документов дает налоговым органам право на выемку необходимых документов независимо от мнения налогоплательщика.

А. Прохоров, ООО «ЭККАУНТИНГ-СЕРВИС»

* Советы о порядке прохождения выездной проверки читайте в статье «Курс молодого бухгалтера: выездная проверка».

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное