Хранители манускриптов

Хранители манускриптов

28.11.2008

У каждой компании рано или поздно появляется необходимость обеспечить правильный учет и безопасное хранение «отслуживших» документов. Однако организовать свой собственный архив — дело непростое. Поэтому фирмы все чаще прибегают к услугам специализированных компаний, занимающихся хранением и архивной обработкой документов.

Сколько лет отпущено...

То, что любая компания должна в течение определенного времени сохранять документы, связанные с ее хозяйственной деятельностью, помнит, наверное, каждый юрист или бухгалтер. Другой вопрос — как долго нужно хранить такие бумаги, в частности первичку?

Например, закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что сохранность первичных документов на предприятии необходимо обеспечивать «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17 Закона о бухучете). Далее, Налоговый кодекс говорит о том, что «Еданные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 НК РФ). А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее (ст. 283 НК РФ), необходимо сохранять на протяжении всего времени, пока фирма «Еуменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

К слову, до конца непонятно, как отличить «бухгалтерскую» первичку от первички «налоговой». Поэтому специалисты дают простой совет: во избежание недоразумений храните все свои первичные бухгалтерско-налоговые документы пять лет.

Обратите внимание — помимо вышеперечисленных законов, сроки хранения документов регламентируются и архивным законодательством. Например, для первичных бухгалтерских документов в его рамках также установлен пятилетний срок хранения (п. 3 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, далее Перечень). А вот документы по учету кадров — в том числе лицевые счета работников, а при их отсутствии расчетные (расчетно-платежные) ведомости — закон обязывает хранить семьдесят пять лет (пп. 153 Перечня).

внимание

С появлением первых документов, известия о которых восходят к десятому веку, возникла и задача сохранения этих рукописей. Тогда же появилась и профессия ларника, ответственного за их сохранность, который может считаться первым архивистом. Первая в России опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться и первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями как таковыми и книгами в ней не проведено.

Архивный аутосорсинг

Итак, сколько времени необходимо заботиться о налогово-бухгалтерской документации, более или менее понятно. Другой вопрос — как воплотить все это в жизнь?

Казалось бы, нет ничего проще — выделить в офисе комнату, поставить в эту комнату стеллажи, нанять архивиста, и архив готов! Однако все просто только на первый взгляд. Ведь в офисе может не оказаться свободных площадей, так что руководство компании предложит новоиспеченной архивной службе подвальное или чердачное помещение, оснащенное стеллажами. Однако это полбеды. Ведь по пожарным нормам архив должен быть обязательно оборудован системами пожарной сигнализации и пожаротушения. А это уже совсем другие деньги и вложения.

Дальше — больше. Даже при идеальном стечении обстоятельств ёмкости собственного архива небезграничны. И уже через пару лет вопрос выделения площадей и оборудования встанет снова.

Оговоримся сразу, что столь популярный сегодня аутосорсинг — это не только и не столько уже ставшее привычным предоставление персонала, а любая передача непрофильных функций организации в специализированную компанию. И один из частных его проявлений — это аутсорсинг архивных потребностей, куда входит внеофисное хранение документов, а также уничтожение официальных бумаг с истёкшим сроком хранения.

из истории вопроса

В 1845 году закон под названием «Учреждение губернских правлений» впервые в мировой практике архивного дела потребовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в делопроизводстве. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно — отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что положило начало экспертизам ценности документов.

Подальше от посторонних

Кроме рационализации работы с документами компании как таковой, вы решаете еще как минимум две задачи, передавая официальные бумаги сторонней организации. Первая — эта защита информации от любопытных глаз. А вторая — это оберегание документов от выемки и изъятия налоговиками. Дело в том, что требования чиновников не могут быть удовлетворены без ведома компании-владельца. А изъятие официальных бумаг из архива должно производиться опять же только в присутствии представителя фирмы-заказчика.

Обратите внимание, что при сдаче документов в сторонний архив последний должен составлять специальные карточки на каждую организацию-клиента. В них прописано, кто имеет право требовать те или иные бумаги. В карточки вносятся паспортные данные, а иногда и образцы подписей доверенных лиц. По отдельной договоренности сотрудники фирмы-хранителя могут периодически составлять отчет о том, кто и когда подавал заявки на определенные документы.

внимание

По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ)

Арсенал хранителя

Теперь несколько слов о том, как должно быть экипировано предприятие-хранитель.

После того, как документы компании-заказчика поступают в распоряжение архивариуса, они помещаются в специализированных архивных хранилищах. Такие помещения обязательно должны быть оборудованы системами пожарной сигнализации и пожаротушения, а также системами, обеспечивающими температурно-влажностный режим и круглосуточную охрану. В противном случае предметы хранения могут подвергнуться порче или даже утрате.

В хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присваивается номер, который заносится в общую систему учета. В самых современных хранилищах используется система штрих-кодирования любой единицы хранения.

На каждый короб составляется описание вложения. Если представителю компании-заказчика необходимо поработать с бумагами, переданными на хранение, последний отправляет сотрудникам архивной компании заявку на изъятие нужного документа с указанием либо номера всего короба, либо только папки, дела или же файла. Далее бумаги либо выдаются из хранилища представителю фирмы-заказчика, либо доставляются непосредственно в его офис, если у хранителя имеется служба доставки.

Наконец, состарившиеся документы по истечении отпущенного им срока в присутствии представителей организации-заказчика уничтожают в промышленных шредерах.

ссылка на закон

При необходимости изменения условий хранения вещи, предусмотренных договором хранения, хранитель обязан незамедлительно уведомить об этом поклажедателя и дождаться его ответа. Если изменение условий хранения необходимо для устранения опасности утраты, недостачи или повреждения вещи, хранитель вправе изменить способ, место и иные условия хранения, не дожидаясь ответа поклажедателя, (п. 1 ст. 893 ГК РФ)

Охранная грамота

Прежде чем архивная служба начнет заботиться о ваших документах, необходимо оформить соответствующий документ — договор о хранении. Согласно последнему, фирма-хранитель обязуется хранить вещь, переданную ей клиентом (поклажедателем), и возвратить ее в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ).

Соглашение о хранении документов должно быть заключено в письменной форме. Данная форма будет считаться соблюденной, если компания-заказчик сможет подтвердить факт передачи документов на хранение сохранной распиской, квитанцией, свидетельством или каким-то другим документом, подписанным фирмой-хранителем (п. 2 ст. 886 ГК РФ).

Впрочем, на некоторые условия договора профессионального хранения документов следует обратить особое внимание. Сюда, например, следует отнести пункты об ответственности сторон.

Согласно п. 1 ст. 901 Гражданского кодекса, хранитель обязан возместить поклажедателю убытки, причиненные утратой, недостачей либо повреждением находящихся на хранении вещей. Однако при утрате материального носителя, содержавшего ценную информацию — бумаги, или, например, компакт-диска — компания-заказчик вряд ли будет предъявлять к организации-хранителю требование о возмещении его стоимости. Ведь цена последнего несопоставима с ценностью содержащихся в документе сведений. Следовательно, может быть предъявлено требование о взыскании убытков, причиненных утратой хранителем такого документа и не связанных со стоимостью материального носителя.

Однако доказывание размера таких убытков всегда вызывает существенные затруднения. Допустим, хранитель утратил документ, который позволял фирме-заказчику обосновать перед налоговиками свое право на уменьшение базы по налогу на прибыль. В результате компания-клиент уплатила налог в большем размере, нежели могла бы. В данном случае фирма, сдавшая документы на хранение, должна доказать связь между уплатой соответствующей суммы налога и исчезновением документа. А хранитель, в свою очередь, будет ссылаться на недоказанность данной причинной связи. Поэтому представителям фирмы-клиента стоит установить в соглашении условия о неустойке в твердой денежной сумме за потерю соответствующей единицы документа. Такая мера если и не позволит в будущем возместить убытки в полном объеме, то, по крайней мере, поможет частично их компенсировать.

А. Будневич

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное