Трудовая для ленивых: выйди из подполья

Как приходит «липа»

Для бухгалтера очевиден факт, что обязанность по оформлению трудовой книжки законодатель возложил на работодателя (ст. 65 ТК). Не тайна для него и то, что директор фирмы перекладывает данный долг на бухгалтерию. Однако из-за своей загруженности бухгалтеры требуют у нового работника купить себе трудовую самому. Он в свою очередь, не задумываясь, приобретает документ в первой попавшейся палатке, а это грозит покупкой фальшивки. И если бухгалтер вовремя не заподозрил подвоха и оформил ее, его поджидают проблемы. Говорит юрисконсульт организации «Защита» Михаил Гришковец:

— Во-первых, отказ компании приобрести трудовую книжку для нового сотрудника — прямое нарушение закона. За такие действия фирма может заплатить административный штраф от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Во-вторых, купить настоящую книжку работнику вряд ли удастся: учреждений, торгующих легальными бланками, мало, и человеку «с улицы» их не продадут. Для того чтобы осуществить покупку, главному бухгалтеру фирмы понадобится написать заявление, оформленное на бланке организации, подписать его самому и попросить об этом директора. Только тогда в законности документа можно не сомневаться. Кстати, оформив трудовую книжку после вышеуказанной процедуры, организация может взять за нее плату с работника.

Тем не менее стоит заметить, что далеко не все бухгалтеры перекладывают обязанность по приобретению трудовой на нового сотрудника, и к остальным «липовая» книжка попадает не по их поручению. Нелегальный документ может быть заведен как на прошлом месте работы нового сотрудника, так и им самим. Последнее практикуется с целью придать себе большую значимость для работодателя, уверен юрист компании «ПремЬер» Анатолий Скворцов:

— Написать в липовом документе стаж и поставить печать, которую тоже несложно подделать, может практически любой человек. А на вопросы о нынешнем статусе фирмы бухгалтеру дадут набор следующих ответов: закрылась, сменила название, профиль, адрес. Естественно, проверить правдивость таких заявлений практически невозможно, зато возможно исследовать на подлинность сам документ.

Глаз-алмаз

Взяв в руки трудовую книжку потенциального сотрудника, прежде всего необходимо рассмотреть ее бланк, оценивая, соответствует ли он установленным требованиям. Дело в том, что в настоящее время действуют трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973 и 2003 годов. По документам образца 1938 и 1973 года трудится старшее поколение работников, по документам 2003 года — молодые люди, поступившие на работу после 1 января 2004 года. На сегодняшний день все эти три бланка действительны и обладают равной юридической силой. Никакие другие формы документа трудовыми книжками не считаются.

Если вы столкнулись с документом неустановленного образца, постарайтесь объяснить его обладателю, что трудовая книжка недействительна и ее необходимо заменить. То есть нужно оформить дубликат. А сделать это возможно только по последнему месту работы человека! И кстати, ни в коем случае не поддавайтесь на уговоры нового сотрудника оформить ему трудовую книжку как поступающему на работу впервые, предупреждает начальник отдела кадров компании «ЭТЮД» Леонид Цыганков:

— Такое предложение возможно, если соискатель имеет небольшой трудовой стаж и не боится его потерять. Но делать этого нельзя, ведь за время предыдущей работы организация уплачивала за работника взносы в Пенсионный фонд. Все эти отчисления отражены на его персональном счете. Как работник потом объяснит, почему выдача трудовой книжки и начало страховых отчислений не совпадают по времени?

Следующее, что необходимо сделать после проверки бланка — изучить записи на титульном листе документа и сверить их с данными паспорта. Если информация совпадает — все нормально. Ну а если не совпадает? Допустим, в написании фамилии работника или года его рождения содержится ошибка. В таком виде принять трудовую книжку нельзя. К тому же Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 г. № 69, не дает ответа на вопрос, как исправить ошибку на титуле. В документе говорится о том, что можно вносить исправления во все разделы трудовой книжки, а про титульный лист — ни слова...

Что ж, в этом случае следует признать, что трудовая книжка работника безнадежно испорчена. Это как раз основание, по которому работник вправе требовать оформления дубликата. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек сказано, что дубликат трудовой книжки выдается, когда она утрачена, в нее внесены недействительные записи о переводе или увольнении, и тогда, когда она пришла в негодность. Например, обгорела, испачкалась, размокла от воды и т. д. Испорченный титул также делает документ непригодным.

И еще одна немаловажная деталь. На титульном листе трудовой книжки должна присутствовать печать организации, которая выдала документ. Если ее нет, уговорите нового сотрудника обратиться на его прежнее место работы и проставить недостающий реквизит. И помните, оттиск на документе должен быть четким, а все буквы — хорошо читаться.

После указанных мер обратите внимание и на записи об увольнении. После каждой из них должна стоять не только подпись лица, ответственного за ее внесение, но и подпись самого работника, а также печать организации. Этого требует пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При отсутствии подписи кадровика или печати организации смело направляйте работника за получением необходимых реквизитов. При отсутствии подписи самого работника попросите, чтобы он расписался в книжке при вас. И никогда не забывайте, что при обнаружении «липового» документа работодатель вправе уволить провинившегося сотрудника по пункту 11 статьи 81 Трудового кодекса (представление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора). Как следствие, у вас в кармане есть лишний козырь, чтобы заставить нового сотрудника прислушаться к вашим словам.

Цыплят по осени считают?

Конечно, вечно занятые бухгалтеры и сотрудники отдела кадров чаще всего смотрят на фальшивые трудовые сквозь пальцы, и продолжается это до тех пор, пока на нарушение не укажет налоговая. Впрочем, компании надо сильно провиниться в глазах инспекторов, чтобы они стали придираться к этим документам и что-то выяснять.

Однако есть и еще один контролирующий орган, который во время ревизии обязательно заглянет в трудовые книжки сотрудников фирмы. Это Федеральная инспекция труда. Ревизоры не только проверят документы, заведенные в вашей организации, но и изучат те, что были оформлены до вас. Естественно, проверяющие могут найти ошибки и неточности, допущенные ранее вашими коллегами. Например, в названии организации, в записях о приеме на работу и о переводах. Казалось бы, причем здесь вы? Разве вы отвечаете за промахи других специалистов? Конечно, нет. Однако не стоит расслабляться. Проверяющий инспектор вправе поставить вам на вид, что, принимая небезупречный документ, вы не сделали того, что было в ваших силах. А именно — не подвергли критической оценке бланк и оформление документа, не обратили внимания на последнюю запись в книжке, а потому не приняли мер, чтобы исправить положение и устранить имеющиеся недочеты. Зачем же вызывать недовольство государственного инспектора? Признайте, что гораздо лучше с самого начала поступать грамотно и профессионально.

Мария Дудко