Оптимальный учет арендных платежей

А документы где?

Налоговый кодекс позволяет фирме при определении «прибыльной» базы учитывать в качестве расходов платежи за арендуемое имущество. Об этом говорится в подпункте 10 пункта 1 статьи 264 Кодекса. Сами же правовые отношения сторон, возникающие при заключении договора аренды нежилых помещений, регулируются гражданским законодательством.

Согласно статье 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются заключенным сторонами контрактом.

Отметим, что у договора аренды здания или сооружения есть одна немаловажная особенность. Если такое соглашение заключено на срок не менее 12 календарных месяцев, оно подлежит обязательной госрегистрации и считается действительным лишь после проведения данной процедуры (п. 2 ст. 651 ГК). Соответственно, от излишней бумажной волокиты автоматически избавляет аренда офиса ровно на год либо на меньший срок.

Конечно же, на практике большинство фирм, не имеющих собственной недвижимости, вряд ли меняют «место жительства» так часто. Как правило, по прошествии года заключается новый договор на новый срок с тем же арендодателем. Впрочем, даже при продлении в подобном случае старого соглашения регистрировать его с учетом нового срока действия не придется. Именно такой вывод содержится в информационном письме Президиума ВАС от 16 февраля 2001 года № 59.

Стоит, однако, отметить, что налоговики весьма критично оценивают маневр с пролонгацией краткосрочного договора и считают арендные платежи по таким соглашениям необоснованными расходами хотя все их претензии не находят поддержки в зале суда. Наиболее свежим примером является постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июля 2008 года по делу № А42-2352/2007. Принимая решение в пользу налогоплательщика, арбитры указали, что Кодекс не связывает признание расходов с государственной регистрацией договора аренды. Контракт был заключен на 11 месяцев, по истечении которых автоматически продлевался. Следовательно, фирма правомерно учла при налогообложении прибыли арендные платежи по незарегистрированному договору.

Если компания решит пойти другим путем и сразу подписать контракт на несколько лет, то госрегистрации договора долгосрочной аренды недвижимого имущества ей не избежать. В противном случае учесть в целях налогообложения прибыли арендные платежи никак не удастся, так как понесенные арендатором расходы не будут оформлены документально (п. 1 ст. 252 НК). Об этом напомнил Минфин в письме от 11 июля 2008 года № 03-03-05/77.

Существенным условием договора является его цена. Соответственно, соглашение сторон об изменении размера арендной платы в долгосрочном соглашении также подлежит обязательной государственной регистрации. На этом акцентирует внимание Президиум ВАС (п. 9 информационного письма от 16 февраля 2001 г. № 59).

Итак, с контрактом более-менее определились. Правда, для документального подтверждения расходов по арендной плате заключенного договора явно недостаточно. Жизненно необходим график платежей, а также потребуются сами «платежки», подтверждающие оплату аренды помещений, и акты приемки-передачи арендованного имущества (письмо Минфина от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559). Что касается актов оказанных услуг по договору, то они, как правило, оформляются ежемесячно. Тем не менее, существуют и иные варианты, оформления такой «первички», например — раз в квартал. Главное, чтобы это соответствовало условиям договора. Об этом говорится в письме Минфина от 9 ноября 2006 года № 03-03-04/1/742.

НДС-«довесок»

Как известно, объектом обложения НДС является реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, а также передача имущественных прав (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Исходя из содержания главы 21 Кодекса, можно заключить: передача недвижимого имущества в аренду облагается налогом на добавленную стоимость на общих основаниях. А посему у арендатора возникает вполне резонный вопрос: что делать с предъявленной арендодателем суммой налога?

В такой ситуации Минфин советует руководствоваться пунктом 1 статьи 172 Кодекса, согласно которому суммы НДС подлежат вычету на основании счетов-фактур, выставленных арендодателями, после принятия данных услуг на учет и при наличии соответствующей «первички». При приобретении фирмой услуг по аренде нежилого помещения вычеты налога на добавленную стоимость осуществляются независимо от даты их оплаты (письмо от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47).

Бухгалтерский учет

Получение арендованного имущества отражается арендатором записью по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» в оценке, согласованной сторонами в договоре аренды. Об этом говорится в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина от 31 октября 2000 года № 94н.

Затраты фирмы по аренде помещения являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется финансовый результат. Такой вывод можно сделать из содержания пунктов 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 (утверждено приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н). На основании пункта 18 ПБУ 10/99 такие расходы признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). Следовательно, датой признания расходов по аренде помещения является последний день истекшего месяца аренды.

Арендные платежи принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной форме. Они определяются исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и арендодателем (п. 6 ПБУ 10/99).

О. Сопунько, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»