Нюансы оформления «подотчетных» затрат

Прежде всего отметим, что денежные средства компании можно доверить далеко не каждому работнику. Они выдаются только тем, кто поименован в специальном приказе руководителя организации, в котором помимо прочего указывается, на какой срок и на какие цели выделяются деньги из кассы. Однако следует иметь в виду, что работников, получающих денежные средства на командировку, в данном приказе упоминать не следует. В подобной ситуации принимается в расчет приказ о направлении их в служебную поездку.

Тем не менее в любом случае подотчетные средства выдаются только на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства (или со дня возвращения из командировки) предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. решением Совета директоров Центрального Банка от 22 сентября 1993 г. № 40). Одновременно должны быть завершены все расчеты по ранее полученным средствам, как то: сдача в кассу неизрасходованных сумм или, наоборот, возмещение возникшего перерасхода. До тех пор, пока подотчетный сотрудник полностью не «развяжется» с ранее выданным авансом, вновь доверить ему «фирменные» деньги компания не вправе.

Кроме того, пункт 11 Порядка запрещает передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Отчетная форма

Итак, после того как работник выполнит доверенную ему миссию, он должен отчитаться перед бухгалтерией. Для этого необходимо подготовить авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов на получение и оплату приобретенных материальных ценностей. При этом используется унифицированная форма отчетного бланка № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 года № 55. Она используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Лишь на основании утвержденного авансового отчета бухгалтер вправе списать потраченные «подотчетником» денежные суммы.

Порядок заполнения

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре, однако заполняется не только подотчетным сотрудником, но и бухгалтером.

Работник на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в таблицу, расположенную в левой части формы, он заносит сведения о предыдущем авансе, сумме, полученной в настоящее время, а также данные о расходе и остатке.

В таблицу на оборотной стороне формы в графы 1-6 сотрудник вписывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи.

В свою очередь бухгалтер заполняет расписку в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, она расположена в нижней части лицевой стороны отчета. В ней указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов, а также количество листов в них. После заполнения расписка отрывается по линии отреза и передается подотчетному лицу.

Проверяя отчет, бухгалтер должен удостовериться в целевом расходовании средств, наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, в правильности их оформления и подсчета сумм. На лицевой стороне отчета в таблице «Бухгалтерская запись» он отражает корреспондирующие счета и суммы. В приведенном примере, в частности, данная запись будет выглядеть следующим образом: Дебет 10-9 Кредит 71 на сумму 250 рублей. Кроме того, суммы расходов, принятые к учету, записываются на обороте формы в графах 7 и 8, а счета, которые дебетуются на эти суммы, проставляются в графе 9. При этом следует иметь в виду, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, в графах 6 и 8 оборотной стороны формы и «лицевой» строке 1а заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим законодательством порядком.

После проверки бухгалтер вносит в отчет соответствующую отметку и проставляет окончательную сумму расходов к утверждению (цифрами и прописью). Кроме того, отражаются данные об остатке или перерасходе и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу. В дальнейшем отчет заверяется подписями бухгалтера и главного бухгалтера с расшифровкой фамилий и представляется на утверждение руководителю организации или уполномоченному на то лицу.

Обратите внимание, что отчет может быть заполнен как на бумажном, так и на машинном носителе информации. Однако хранение его в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации не допускается, поэтому в любом случае он подлежит распечатке.

Правила возврата

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, то работодатель может погасить эту задолженность, удержав необходимую сумму из его заработной платы. Об этом говорится в статье 137 Трудового кодекса. Однако срок для принятия подобного решения и соответствующего приказа или распоряжения ограничен и составляет один месяц с той даты, когда деньги должны были быть возвращены. Кроме того, поступить подобным образом работодатель вправе лишь при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания, а также при наличии его письменного на то согласия (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Не стоит также забывать, что размер «вычета» в данном случае не может превышать 20 процентов заработка «подотчетника».

В. Семенихин, налоговый консультант, — для «Федерального агентства финансовой информации»