Порядок оформления путевого листа

Порядок оформления путевого листа

10.10.2008

Сам факт приобретения горюче-смазочных материалов еще не свидетельствует о том, что топливом был «накормлен» служебный автотранспорт. Поэтому для того чтобы подтвердить правомерность списания подобных расходов, необходимо уделить особое внимание надлежащему оформлению путевых листов.

Общие правила

Путевые листы — это первичные учетные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. В зависимости от вида транспортных средств выделяется несколько видов «путевок»: для легковых автомобилей; для специальных автомобилей; для легкового такси; для грузовых авто; для автобусов; для автобусов необщего пользования. Необходимо помнить о том, что для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме № 8.

Как нетрудно догадаться, чаще всего организации используют путевой лист легкового автомобиля (форма № 3). Его применение является обязательным для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.

Согласно указаниям по применению и заполнению данной формы, на ее основании учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю. При этом путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок документ оформляется в случае командировки, когда водитель выполняет задание, не укладывающееся в сутки. Отметим, что маршрут движения ТС записывается по всем пунктам следования.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме, по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В письме Росстата от 3 февраля 2005 года № ИУ-09-22/257 акцентируется внимание на том, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. Примечательно, что аналогичного мнения придерживаются и судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 августа 2008 г. № А78-3068/07-Ф02-3517/08, А78-3068/07-Ф02-3652/08 по делу № А78-3068/07).

Принимая решение в пользу налогового органа, арбитры указали на то, что в путевых листах не были отражены хозяйственные операции. Также в них отсутствовала дата, номер «путевки», печать организации, личные подписи указанных в документах лиц, содержалось неполное указание государственного регистрационного номера транспортного средства. Кроме того, в «первичке» не отражался ежедневный маршрут и пробег ТС, что не позволило установить связь между использованием автомобиля и хозяйственной деятельностью компании, связанной с получением дохода. В связи с этим служители Фемиды пришли к выводу, что ненадлежащее заполнение путевых листов не может свидетельствовать о списании в установленных пределах нормативов указанных ГСМ. Как результат, судебная тяжба оказалась для фирмы пустой тратой времени.

Вторыми по популярности по праву считаются путевые листы грузовых автомобилей (форма № 4-с и № 4-п). На основании данных документов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае когда при повременной оплате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в «путевку» вписываются номера ТТН и прилагается один экземпляр накладной по форме № 1-Т, по итогам которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники владельца автотранспорта и заказчики. Документы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданная «путевка» обязательно должна иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Ответственность за ее правильное заполнение несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами для обеспечения возможности их одновременной проверки.

Возможные вариации

Итак, со специализированными автотранспортными организациями более-менее определились. А как быть, если фирма не оказывает транспортные услуги и в ее штате не имеется должности водителя? Обязано ли юрлицо ежедневно выписывать путевки?

У таких компаний имеются определенные предпосылки для творчества: они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов. Обязательным условием является отражение в «самодельном» бланке реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, это:

а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

При этом «первичка» должна составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на ее основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Если не ежедневное составление путевого листа (а, например, еженедельное или ежемесячное) позволяет правильно организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью документ вполне может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

В письме от 20 февраля 2006 года № 03-03-04/1/129 Минфин настаивает на необходимости фиксировать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля. Дело в том, что одной из целей составления данного документа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в «путевке» информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

К. Волошин, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное