Вся правда о трудовой книжке

Правила хранения и учета трудовых книжек прописаны в постановлении правительства от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила). Согласно данному документу как фирмы, так и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у них свыше пяти дней (п. 3 Правил). Безусловно, речь в данном случае идет о тех работниках, для которых данная организация или ПБОЮЛ являются основным местом службы. При этом в обязанности работодателя входит не только правильно и своевременно оформлять книжку, но и завести новую, если сотрудник нигде раньше не работал или попросту потерял ее. Причем сделать это необходимо в недельный срок со дня его приема на работу (п. 8 Правил). А значит, фирма постоянно должна иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых формуляров и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Закупаем и выдаем

Трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией, поэтому просто закупить их в магазине не получится. Образцы данного формуляра и вкладыша в него, а также Порядок обеспечения ими работодателей утверждены приказом Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н. Поставщиком подобных бланков может выступать либо сам ГОЗНАК, либо иные распространители, отвечающие требованиям, установленным этим объединением. Именно у них, на договорной основе и за плату, работодатели и должны «запасаться» трудовыми книжками. Впрочем, пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить, внеся деньги в кассу, предоставленный ему трудовой формуляр, причем в размере, равном расходам работодателя на его приобретение. С согласия сотрудника стоимость бланка также можно удержать из его заработной платы. Правда, существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не имеет права взимать плату за выдачу трудовых формуляров, например:

• при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, как то: при экологических и техногенных катастрофах, стихийных бедствиях, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах (п. 34 Правил);
• при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил);
• при порче бланка не по вине работника (п. 48 Правил).

Нередко у организаций вызывает затруднения бухгалтерский учет операций по приобретению и выдаче трудовых книжек, поэтому остановимся на нем поподробнее.

В данном случае следует иметь в виду, что «продажа» подобных формуляров не относится к основному виду деятельности фирмы. Следовательно, учитывать купленные бланки следует на счете 10 «Материалы», субсчет 12 «Прочие материалы», а не на счете 41 «Товары». Аналогичным образом стоимость формуляров при их выдаче списывается не на счет продаж, а проводится через счет 91 «Прочие доходы и расходы». Тем не менее обратите также внимание, что по мнению Минфина выдача подобных бланков работникам за плату является реализацией товаров, а значит, подлежит обложению НДС в общеустановленном порядке (письмо Минфина от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Помимо прочего, бланки трудовой книжки имеет смысл отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», поскольку пунктом 42 Правил установлено, что они должны храниться в организации как документы строгой отчетности.

Информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек, с указанием серии и номера каждого бланка, необходимо отражать в соответствующей приходно-расходной книге по их учету (п. 41 Правил). Форма данного документа приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69. Этим же документом утверждена и форма книги учета движения трудовых книжек, в которой регистрируются данные о формулярах, принятых от сотрудников при приеме на работу или выданных вновь. Оба данных регистра должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Тонкости оформления

Как правило, в трудовой книжке отражают следующие данные:

• о работнике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• о времени военной службы;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
• об увольнении;
• о награждениях за успехи в работе;
• о работе по совместительству (только по желанию сотрудника).

Каждой «трудовой» записи должен быть присвоен свой порядковый номер. Но любая из них может быть внесена в книжку только на основании подтверждающего документа. Так, все сведения о той работе, которую выполняет сотрудник, о переводе на другую постоянную должность и о его увольнении вносятся на основании соответствующего приказа работодателя и не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. При этом все формулировки должны в точности совпадать с текстом распоряжения (п. 10 Правил). «Основательного» документа потребуют и данные титульного листа. Дата рождения вписывается в бланк в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность. Запись об образовании делается согласно аттестату, диплому и т. п.

Следует также иметь в виду, что страницы трудовой книжки не терпят сокращений. В частности, наименование работодателя не может быть указано как «ИП Хвостов А.М.», а лишь как «Индивидуальный предприниматель Хвостов Александр Михайлович». Аналогичным образом полностью прописываются фамилия, имя и отчество самого работника.

Исправляем

Все изменения данных, которые отражаются на титульном листе книжки, производятся по последнему месту работы (п. 26 Правил). И опять же любое из них должно оправдываться определенным документом. Например, изменение записи о фамилии — исходя из данных паспорта, свидетельства о рождении или смене имени, о браке или о расторжении брака со ссылкой на их номер и дату. Прежнюю запись зачеркивают одной чертой и делают новую. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, и заверяют их подписью уполномоченного лица и печатью организации или кадровой службы.

В отличие от изменений, исправление неправильной записи производят по месту работы, где она была внесена. Впрочем, сделать это может и новый работодатель при наличии официального документа фирмы, допустившей ошибку (п. 27 Правил). Если же прежний работодатель уже не существует — ликвидирован, исправления по новому месту работы делают также на основании соответствующего документа (п. 28 Правил).

При этом не допускается зачеркивание неправильных записей в тех разделах трудовой книжки, в которых указаны сведения о работе или награждениях сотрудника. Согласно пункту 30 Правил подобные исправления производятся путем признания записей недействительными и внесения правильных данных.

Храним

Как уже упоминалось, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в организации наравне с документами строгой отчетности. Их выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Ежемесячно он должен представлять в бухгалтерию отчет об их наличии и о суммах, полученных за оформленные трудовых формуляров, с приложением приходного ордера кассы организации. При этом испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Стоит отметить, что по просьбе работника в трехдневный срок ему должна быть выдана заверенная работодателем копия трудовой. Однако законодательство не запрещает отдать ему и подлинник. Но при этом следует иметь в виду, что отвечать за утерю трудовой книжки в любом случае будет лицо, ответственное за ведение подобных документов на фирме (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0).

М. Тушнов, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»