Расходы на транспортировку сотрудников: способы учета
29.08.2008 распечататьДостаточно часто компании организуют доставку своих сотрудников на работу и обратно. Одних на сей шаг вынуждает производственная необходимость, другие просто таким способом проявляют заботу о персонале. Неудивительно, что и учет подобных расходов отнюдь не универсален.
Цивилизация рядом
Наиболее распространенная ситуация — фирма обеспечивает своих сотрудников корпоративным транспортом, который представляет собой альтернативу общественному. При отсутствии технологической необходимости в доставке персонала данные затраты учитываются как расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК). Это можно сделать, прописав соответствующие положения в трудовом или коллективном договоре. Об этом напомнили представители Минфина в письме от 18 мая 2006 года № 03-05-01-04/110. Кто фактически будет осуществлять перевозку сотрудников — фирма своими силами или она привлечет специализированную организацию — не играет никакой роли.
Согласно пункту 1 статьи 237 Кодекса, при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые начисленные в пользу физических лиц вознаграждения и выплаты, в том числе полученные ими в натуральной форме. В налоговую базу включаются стоимость товаров (работ, услуг) с учетом НДС (п. 4 ст. 237 НК).
Необходимо помнить о том, что частичная оплата стоимости доставки за счет средств работодателя не позволит ему избавиться от единого социального налога. На этом акцентируют внимание судьи ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 2 июля 2008 года по делу № А43-5017/2007-34-107. Служители Фемиды указали, что разница между максимально установленными тарифами пассажирских перевозок по Нижегородской области и стоимостью данных услуг, установленной приказами фирмы, подлежит обложению ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.
Эксперты Минфина в письме от 17 июля 2007 года № 03-04-06-01/247 рекомендуют исчислять доход каждого налогоплательщика исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов. Можно также обязать сотрудников, пользующихся служебным транспортом, каждый день отмечаться в журнале.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний при проведении «социальной политики» работодателя не уплачиваются. Забегая вперед, скажем, что они также не начисляются во всех остальных случаях. Это связано с тем, что данные взносы начисляются только на оплату труда работников (п. 3 постановления правительства от 2 марта 2000 г. № 184).
Доставка сотрудников до места работы и обратно за счет работодателя при условии, что работники имеют возможность добраться на общественном транспорте самостоятельно, считается их доходом, полученным в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК). Соответственно, стоимость такой услуги облагается НДФЛ по ставке 13 процентов.
При расчете налога важно определить сумму дохода конкретного сотрудника. При этом в стоимость услуги включается сумма НДС (п. 1 ст. 211 НК). Фирма-работодатель в данной ситуации является налоговым агентом и должна определять стоимость оказанных услуг в виде бесплатной доставки на работу и обратно по каждому работнику. Можно использовать те же методики, что и при расчете налоговой базы по ЕСН.
Двойное обоснование
Самой простой с точки зрения налогообложения является ситуация, когда доставка обусловлена технологическими особенностями и предусмотрена в договоре. При этом фирма может осуществлять перевозку персонала самостоятельно либо заключить контракт с транспортной компанией.
Если работодатель перевозит сотрудников своими силами, то в расходы включаются следующие затраты: на ГСМ и приобретение запчастей (п. 1 ст. 254 НК); оплата труда водителей (ст. 255 НК); на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК) и другие. На основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса привлечение стороннего перевозчика также будет являться обоснованной статьей бюджета.
Финансисты отмечают, что доставка сотрудников по причине специфики деятельности осуществляется в интересах работодателя, а не сотрудников. Кроме того, в пользу конкретных работников не начисляются какие-либо выплаты, а предоставление бесплатного проезда не рассматривается как оплата услуг для работников, так как у них нет другой возможности добраться до места работы и обратно. Значит, основания для начисления ЕСН отсутствуют (письмо Минфина от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809).
Аналогичные выводы содержит постановление Президиума ВАС от 27 февраля 2006 года № 10874/05. Высшие арбитры указали, что выплаты работникам, связанные с их проездом к месту работы, не производились. Стоимость услуг по доставке налогоплательщик отразил в прочих расходах по организации производственной деятельности. А посему оснований для включения в налоговую базу по ЕСН оплаты транспортных услуг по доставке сотрудников нет.
В соответствии со статьей 210 Кодекса при исчислении налоговой базы по НДФЛ учитываются все полученные физлицом доходы. Однако если сотрудники не имеют возможности добраться до места работы и обратно общественным транспортом, их доставка на транспорте фирмы или за ее счет не является экономической выгодой. Следовательно, подоходный налог платить не нужно.
Не хватает документов
Расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК). Исключение составляют суммы, подлежащие включению в состав расходов на производство и реализацию продукции в силу технологических особенностей производства, и случаи, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
Отметим, что Минфин в письме от 4 декабря 2006 года № 03-03-05/21 настаивает на том, что данные затраты на перевозку персонала являются обоснованными только при одновременном соблюдении этих двух условий. Следуя логике чиновников, отсутствие соответствующего пункта в контракте с работником влечет обязанность фирмы производить перевозку персонала за счет чистой прибыли. Это придется делать, даже если деятельности компании присущи технологические особенности.
Вполне логично, что данные расходы не включаются в налоговую базу по «соцналогу» (п. 3 ст. 236 НК). Так как сотрудники лишены возможности добраться до места работы и обратно, то их доставка силами работодателя не облагается НДФЛ (письмо Минфина от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/434).
Ни контракта, ни специфики
В заключение рассмотрим ситуацию, когда доставка персонала не обусловлена технологическими особенностями и не предусмотрена договорами с работниками. Естественно, такие «подарки» не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК). Следовательно, компании придется делать их за счет чистой прибыли.
На основании пункта 3 статьи 236 Кодекса данные расходы не облагаются ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование. Что же касается НДФЛ, то сотрудники могут добраться до места работы и обратно сами. Поэтому доставка за счет работодателя является их доходом, полученным в натуральной форме, и облагается налогом (ст. 210 НК). В данной ситуации нужно организовать персонифицированный учет доходов каждого сотрудника, исчислить и удержать НДФЛ.
