Деньги под отчет

Правила выдачи

Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации. Цели, на которые выдаются денежные средства, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

• приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
• оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительскими расходами.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года № 40.

Согласно пункту 11 Порядка:

• выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• новая выдача средств производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Обратите внимание, что вышеуказанный документ не устанавливает ограничений на средства, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются, должны быть определены организацией самостоятельно на основании приказа руководителя.

Частный случай

Если работник не возвратил сумму неиспользованного аванса, то данное затруднение может быть решено двумя способами:

1. Работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы сотрудника. Принять решение об этом он имеет право на основании статьи 137 ТК РФ. Однако не стоит забывать о том, что такие действия следует производить с учетом требований статьи 138 Трудового кодекса, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в отдельных случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику;

2. Работодатель принимает решение не удерживать со своего сотрудника сумму задолженности. Тогда эти средства целиком учитываются в составе доходов физического лица, а невозвращенный аванс признается таким доходом. В этом случае организация является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у сотрудника и уплатить НДФЛ с данной суммы. Налогообложение производится по ставке 13%.

Соблюдайте кассовую дисциплину

Организации имеют право хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк. Согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года № 14-П, лимит кассы необходимо согласовывать с финансовым учреждением ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то сверхлимитные деньги организация обязана сдать в банк.

Перечень всех возможных нарушений кассовой дисциплины приведен в статье 15.1 КоАП РФ. К ним относятся: расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения наличности, накопление в кассе средств сверх установленных лимитов. Проступки, не подпадающие под эти статьи, не относятся к правонарушениям, и, соответственно, налоговые органы штрафовать за них не имеют права.

В компетенцию налоговиков входит самостоятельная проверка организации в части порядка соблюдения и ведения кассовых операций. По результатам таких контролирующих мероприятий фискалы могут рассматривать дела об административных правонарушениях. Как правило, налоговые органы проверяют правила работы с «наличкой» в том случае, если в организации проводится комплексная выездная налоговая проверка. Протокол об административном правонарушении составляется, если представители налоговой обнаружат нарушение. Административные штрафы в этом случае составляют от 4000 до 5000 рублей на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, и от 40 000 до 50 000 рублей на юридических лиц (ст. 15.1 КоАП РФ). При этом проверить соблюдение кассового лимита может только банк — налоговики вправе выносить решения о штрафах лишь на основании результатов контрольного мероприятия, проведенного банком.

На что потратим «наличку»

На основании Указания Банка России от 20 июня 2007 года № 1844-У организациям и предпринимателям разрешается расходовать поступившую в кассу наличность (выручку за товары, работы, услуги и страховые премии):

• на зарплату и иные выплаты работникам, в том числе социального характера;
• на выдачу стипендий;
• на командировочные расходы;
• на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• на возврат сумм, полученных ранее наличными, в случае возврата товаров, невыполнения работ, неоказания услуг;
• на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физлиц.

Не забывайте про кассовую комнату

На сегодняшний день существует немало организаций, которые ведут свою деятельность, не имея специально оборудованных кассовых комнат. Причины тому просты — одним не хватает свободной площади для такого помещения, другие не располагают средствами для его надлежащего оснащения. При этом мало кто задумывается о том, что за отсутствие кассовой комнаты организацию могут оштрафовать, и шансы на такой исход событий достаточно велики. Работники налоговых органов вправе привлекать к ответственности руководителей организаций, по чьей вине не были созданы условия хранения денежных средств, на основании пункта 29 Порядка ведения кассовых операций (утв. письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18).

Анастасия Ивлева