«Уставные» отношения финансовой службы

«Уставные» отношения финансовой службы

29.08.2008

Организация работы финансового подразделения — одна из ключевых задач, стоящих перед руководством каждой более или менее крупной компании. От того, насколько качественно будет функционировать данный отдел, зависит не только текущее благополучие фирмы, но и ее привлекательность в глазах потенциальных инвесторов.

Начинающим укомплектовывать соответствующее подразделение предпринимателям следует помнить, что для каждого предприятия оптимальная численность сотрудников финансового отдела будет разной. Нетрудно предположить, что большее количество клиентов подразумевает большую загруженность работников, а значит, и расширение штата. Разумеется, можно свалить все дела на одного или двух сотрудников, но даже при весьма старательном исполнении ими своих функций фактор усталости рано или поздно даст о себе знать и повлечет столь нежелательные для компании ошибки. Неодинаковым может быть количество специалистов в период становления фирмы и в тот период ее существования, когда бизнес более-менее устоялся. Наконец, этот показатель зависит и от целей, которые ставит перед собой организация. Так, если она является представительством какой-либо иностранной компании и перед ней не стоит задача расширения сети, привлечения инвестиций, осуществлении грандиозных проектов, то финансовый отдел может оставаться сравнительно небольшим. Дело в том, что в этом случае солидная часть финансовых вопросов разрешается на уровне головного предприятия, а филиал действует по давно отработанным алгоритмизированным схемам. Впрочем, по словам экспертов, для фирм, работающих в сфере высоких технологий, еще в середине прошлого века были определены примерные параметры численности финотдела. Специалистов подобного профиля должно быть пять процентов от общего штата, если всего в фирме работает от ста до тысячи человек, и два процента, если количество сотрудников предприятия перевалило за тысячу.

Кадры на время

Набор специалистов в финансовую службу компании имеет свою специфику. Если предпринимателю небезразлично будущее фирмы, он, конечно, постарается нанять опытного и квалифицированного сотрудника. Однако найти настоящего профессионала, как показывает практика, не так-то просто, и времени на заполнение такой вакансии уходит немало. Иногда кадровики «закрывают» эту проблему при помощи аутсорсинговых компаний, предоставляющих услуги внешней замены внутренних кадров. Другие организации предпочитают так называемый частичный аутсорсинг, то есть когда на должность заместителя финдиректора или главбуха на время приходит трудиться работник из специализированной фирмы. Выполняя свои профессиональные обязанности, он параллельно ищет себе замену, участвует в оценке кандидатов и передаче дел в итоге подошедшему компании специалисту. По словам экспертов, такая услуга обходится предприятиям недешево, но, несмотря на это, является весьма востребованной.

Разделяй и проверяй

Вполне понятно, что у малого предприятия нет возможности, да и, наверное, того объема задач, чтобы держать в финотделе больше одного-трех сотрудников. В этом случае они и выполняют всю необходимую работу. Совсем другое дело, если фирма может себе позволить нанять целую команду профессионалов, между которыми вполне реально распределить обязанности.

Как утверждают эксперты журнала «Консультант», лучше всего в таких случаях придерживаться принципа разделения исполнительных и контрольных функций. К примеру, если одному человеку поручить составление бюджета, то проверкой исполнения данного поручения может заниматься другой сотрудник. При этом, разумеется, «ревизор» параллельно должен выполнять иные «исполнительные» функции.

Как правило, деятельность финподразделения идет по четырем основным направлениям. Первое — это собственно управление денежными потоками, в том числе привлечение дополнительного финансирования и работа с инвесторами. Второе — это составление отчетности; третье — планирование, бюджетирование и прогнозирование. И, наконец, четвертое направление включает в себя исполнение контрольных функций, например, проверку исполнения бюджетов, бизнес-планов, различных регламентов, управление рисками и так далее.

Работа по «секундомеру»

По мнению большинства специалистов, сам финансовый директор и его прямые подчиненные должны теоретически знать и активно применять на практике принципы тайм-менеджмента. Однако не стоит заставлять человека следовать всем без исключения постулатам данной концепции. Необходимо выбрать те инструменты, которые подходят конкретному сотруднику и помогут ему наиболее эффективно организовать рабочий процесс. Ведь известно, что кто-то обладает исключительным чувством времени и способен составить внутренний распорядок, которого будет придерживаться в дальнейшем. Однако есть и такие люди, которые не смогут дать вовремя необходимый результат, если не будут ставить перед собой и достигать промежуточных целей.

Единого рецепта по исполнению подчиненными сроков данных им поручений не существует, однако эксперты приводят в качестве примера несколько вариантов «контрольно-исполнительных» схем.

В первом из них процесс достижения поставленной перед сотрудниками финотдела цели разбивается на промежуточные этапы. На каждом из них руководитель должен контролировать качество и своевременность исполнения задания.

Во втором случае один из подчиненных назначается контролером исполнения поручений. Именно перед этим сотрудником исполнители должны отчитываться о сделанном. При этом координатор имеет право в процессе работы интересоваться о статусе выполнения задачи и напоминать о сроке, к которому следует завершить то или иное дело.

Третий вариант — это привлечение компьютерных технологий, в частности электронной почты, в которую будут заложены напоминания о задаче и сроках ее реализации.

Проверить эффективность тайм-менеджмента, по уверениям экспертов, довольно просто. Если, к примеру, перед финансовым подразделением внезапно ставится задача сократить сроки подготовки отчетности и отдел успешно справляется с ее выполнением по составленной руководством «критической» схеме, значит процесс налажен грамотно.

А. Востриков, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное