Всегда на связи

Всегда на связи

28.07.2008

Сегодня мобильные телефоны в личных целях используют практически все работники. Во многих случаях использование сотовых на работе не только оправдано, но и необходимо. Однако в вопросе учета затрат на мобильную связь до сих пор остается много неясностей и разночтений, главная причина которых — разногласия законодателей, судей и чиновников.

Предъявите документы

Российское законодательство позволяет фирмам при исчислении налога на прибыль включить в состав прочих расходов оплату услуг связи, возмещаемую работнику (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организации следует документально подтвердить и экономически обосновать данные затраты, и здесь ей понадобятся следующие документы:

  • договор с оператором на оказание услуг связи;
  • утвержденный руководителем перечень должностей сотрудников, которым необходимо использование мобильной связи в силу должностных обязанностей;
  • детализированные счета оператора связи с расшифровкой по каждому «сотовому» номеру (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).

Именно такие требования к документации предъявляют финансисты (письмо Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).

Принять на службу

Запись о служебном использовании мобильного телефона можно сделать в любой из трех перечисленных ниже бумаг:

  • в должностной инструкции конкретного работника — такая рекомендация содержится в письме Минфина от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275;
  • в письменном соглашении между фирмой и сотрудником — совет того же ведомства в письме от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72;
  • в трудовом договоре — еще одна рекомендация Минфина (письмо от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/194).

В выбранном документе стоит установить лимит оплаты связи для каждого сотрудника. Тогда, если работник «наговорит» на большую сумму, он просто оплатит разницу из своей зарплаты или внесет в кассу организации деньги.

Обратите внимание: если организация не требует от сотрудника возмещения расходов, возникших в результате его личных звонков, то оплата последних происходит за счет собственной прибыли, а у работника возникает доход, с которого необходимо будет начислить НДФЛ по ставке 13%.

Без детализации

Фискалы настаивают, чтобы предприятие располагало детализацией счета от оператора связи. Она нужна им для того, чтобы отделить производственные переговоры от личных бесед. Если с детализацией возникают проблемы, следует помнить, что представлять такой документ Налоговый кодекс не требует. Так, в письме Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348 разъясняется, что даже в случае невозможности предоставления расшифровки по переговорам НК РФ позволяет подтверждать расходы любыми документами (ст. 252 НК РФ). Детализированный счет — далеко не единственный способ такого обоснования.

Однако не исключено, что отсутствие этого документа может послужить поводом для судебного разбирательства. Правда, судебная практика по этому вопросу складывается в основном в пользу налогоплательщика. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23 ноября 2007 г. по делу № А42-5348/2006 и постановлении ФАС Поволжского округа от 30 марта 2006 г. по делу № А6516024/2005-СА1-37 говорится о признании расходов на сотовую связь и без детализации счета. Интересный вывод был сделан судом Поволжского округа о том, что детализация телефонных переговоров не нужна налоговикам, поскольку данный документ не содержит и не может содержать информации о содержании переговоров (постановление ФАС ПО от 9 ноября 2006 г. по делу № А6529284/2005-СА2-8). А вот отчитываться перед налоговыми органами о содержании переговоров не нужно — об этом указано в письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174.

Замкнутый круг

В приведенном выше письме Минфина России от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348 разъясняется, что документальным подтверждением расходов на мобильную связь могут служить телефонные карты оплаты. К сожалению, финансисты не говорят о том, какие документы должен при этом иметь налогоплательщик. Однако есть письмо того же ведомства, где указано, что карты экспресс-оплаты не могут служить основанием для списания расходов для целей налогообложения прибыли организаций (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/61). В обоснование позиции приводится невозможность предоставления документов по карте оплаты, соответствующих по форме Закону о бухучете. Круг замкнулся.

В ряде случаев оператор сотовой связи вообще не может предоставить детализированный счет по карте экспресс-оплаты. А ведь предприятию нужно доказывать экономическую обоснованность расходов на сотовую связь, что без детализированных счетов будет сделать сложнее.

Принимать расходы к учету по карте экспресс-оплаты следует тогда, когда фактически будут оказаны услуги связи.

Корпоративная карта

Существует эффективный способ избежать многих проблем расчета с бюджетом за пользование мобильной связью. Заключается он в следующем: необходимо заключить с оператором связи договор на приобретение корпоративной телефонной карты. Самих карточек, выдаваемых сотрудникам, может быть несколько. Но при этом оператор открывает один лицевой счет компании, по которому и ведутся расчеты. Работник получает SIM-карту, но использует ее в своем собственном телефоне. Компания не должна начислять НДФЛ и ЕСН на суммы, выплаченные работникам за использование личных «мобильников» в служебных целях (письмо Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43). Дело в том, что компенсации, установленные законодательством, не облагаются ЕСН и НДФЛ (абз. 7 пп. 2 п. 1 ст. 238, п. 3 ст. 217 НК). В то же время согласно ст. 188 ТК РФ организации обязаны возмещать сотрудникам расходы, связанные с выполнением ими служебных обязанностей.

Так как у организации телефонные аппараты на балансе не числятся, налоговые органы могут попытаться признать расходы на связь экономически необоснованными. Но суды с ними, как правило, не соглашаются и признают правоту организаций. Например, здесь следует упомянуть постановление ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2006 г. по делу № Ф03-А24/06-2/56, а также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. по делу № А38-4091-12/222-2005.

Во избежание споров с налоговиками можно заключить с работником договор аренды мобильного телефона. Однако следует учесть, что это — лишние бумаги и лишние расходы, так как арендная плата за телефон будет доходом сотрудника, а, значит, она будет облагаться НДФЛ.

Внеурочные разговоры

Осуществление служебных разговоров в нерабочее время не является препятствием для признания расходов в налоговом учете, однако может привести к спорам с налоговыми органами. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 10 декабря 2002 г. № КА-А40/72927-02 было указано, что критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора, так как разговор личного содержания может быть сделан в пределах рабочего времени, и наоборот. В опубликованном позднее письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418 изложена сходная позиция: расходы на оплату услуг связи могут осуществляться для производственных нужд независимо от того, совершаются телефонные переговоры в рабочее или в нерабочее время. Тем не менее, споры с налоговиками продолжаются — с неутешительным для последних результатом. В постановлении ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. по делу № А41-К2-9445/05 помимо прочего указано, что, согласно нормам налогового законодательства, налогоплательщик не обязан подтверждать производственный характер каждого телефонного звонка для признания указанных расходов.

Андрей Мезенцев

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное