Зарплатная карта не по назначению

«Карточный» счет работника предназначен исключительно для получения им сумм оплаты труда. Перечисление возмещения командировочных расходов (аванса на командировку) на «карточный» счет работника противоречит целям использования такой банковской карты.

Риск переквалификации

Если договор организации с банком по обслуживанию пластиковых карт предусматривает только одно направление использования карт сотрудниками — получение заработной платы, — возникает риск переквалификации налоговыми органами перечисленных командировочных сумм в суммы вознаграждения за труд работника. Не исключено, что перечисленные суммы будут признаны налоговыми органами доходом работника. Тогда на эти суммы в соответствии со статьями 236, 209 Налогового кодекса будут доначислены соответственно ЕСН и НДФЛ.

Снизить вероятность такого риска можно путем надлежащего документального оформления командировки работника. В частности, для подтверждения факта командировки у организации должны быть в наличии: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, транспортные документы и другие оправдательные документы. Также понадобится внутреннее распоряжение руководителя организации о перечислении работнику аванса на командировку на его личную зарплатную карточку.

По возвращении из командировки работнику необходимо составить авансовый отчет и представить оправдательные документы (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы). К ним нужно приложить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Запреты Банка России

На настоящий момент правомерность ситуации, при которой аванс на командировочные расходы перечисляется работнику на зарплатную карту, а не выдается наличными денежными средствами, является спорной.

С одной стороны, юридическое лицо вправе получать наличные денежные средства в валюте Российской Федерации для осуществления на территории России расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью. К таким расчетам относят также оплату командировочных и представительских расходов (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Вместе с тем, согласно подпунктам 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для осуществления командировочных расходов производится наличными деньгами.

Банк России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408 также отметил, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Слово за налоговым инспектором

Не исключено, что налоговые органы признают операцию выдачи командировочных сумм в безналичном порядке нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, предусмотренного законодательством Российской Федерации. Однако статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях, устанавливающей ответственность юридических и физических лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, ответственность за рассматриваемый вид нарушения не предусмотрена.

Таким образом, операция перечисления командировочных сумм на зарплатные карты работников сама по себе не влечет за собой применения налоговых санкций со стороны налоговых органов. При условии надлежащего оформления командировочных расходов организация сможет учесть такие расходы в обычном порядке, предусмотренном статьей 264 Налогового кодекса.

Г. Акулова, консультант отдела бухгалтерского и налогового консалтинга Аудиторско-консалтинговой группы «BKR-Интерком-Аудит»