Как учесть подписку на журнал?

Вначале определимся, что такое подписка на журнал в общепринятом смысле. Это означает, что по подписке организация или сотрудник получает заказанное издание. Считается, что журнал — это периодическое издание, которое выходит не реже чем раз в год (ст. 2 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2124-1 «О средствах массовой информации»). При этом вначале оплачивается комплект, набор номеров журнала на определенный период времени вперед — квартал, полугодие, год. Важным термином является собственно «подписка». В Налоговом кодексе специального толкования данного термина нет, поэтому мы обращаемся к другим отраслям права на основании статьи 11 Налогового кодекса. В уже упомянутой статье 2 Закона № 2124-1 указано, что подписка — это способ распространения, продажа периодических печатных изданий. В постановлении Правительства России от 1 ноября 2001 г. № 759 содержится сходное толкование данного термина. А что говорит Налоговый кодекс о подписке на периодику?

Журнал выписывает организация

Если предполагаемый срок использования журналов составляет более года, а стоимость более 20 000 рублей, что для журналов крайне маловероятно, то данные активы учитываются в составе основных средств (п. 1 ст. 257 НК РФ). Однако специальным правилом (подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ) установлено, что хотя данное имущество и амортизируемое, но оно не подлежит амортизации и его стоимость списывается на прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Если же стоимость журнала менее 20 000 рублей и/или срок полезного использования менее года, то журналы не будут являться амортизируемым имуществом.

Данные расходы необходимо учитывать как материальные (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Такие расходы будут признаваться при вводе в эксплуатацию полученного журнала. Естественно, пока очередной номер журнала не будет получен, его стоимость нельзя будет списать на расходы.

При признании расходов на подписку в данном случае работает общий принцип признания расходов по статье 252 Налогового кодекса: расходы должны быть документально подтверждены в соответствии с законодательством, а также, что в данном случае особенно важно, экономически обоснованы и направлены на получение дохода.

Подписку осуществляет работник

В кодексе есть специальное правило, касающееся подписки. Не учитываются расходы на оплату подписки, не относящиеся на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу (п. 29 ст. 270 НК РФ). Данное положение касается только случая, когда на журнал подписывается работник, а организация оплачивает (компенсирует) ему стоимость, так как в пункте 29 статьи 270 Налогового кодекса расходы на подписку перечислены в контексте расходов, произведенных в пользу работников, таких как оплата путевок и товаров для личного потребления.

Чтобы учесть расходы на подписку, если подписчик — работник, журнал должен использоваться в производственных целях. При этом под производством в различных статьях главы 25 Налогового кодекса понимается не только производство товаров, но и производство работ и услуг, т. е. этот термин имеет достаточно широкий смысл. Ведение бухгалтерского учета по смыслу главы 25 Налогового кодекса также имеет производственную направленность (п. 36 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, если журнал получает работник, то компенсация стоимости работнику должна быть оформлена как компенсация на основании статьи 188 Трудового кодекса. В данном случае расходы на подписку будут приниматься как компенсационная составляющая расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Причем данные компенсационные затраты не будут облагаться НДФЛ и ЕСН (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

С точки зрения пункта 29 статьи 270 Налогового кодекса работник может подписываться не только на журналы узкоспециализированного производственного характера, но и по бухгалтерскому учету, налогообложению и праву.

Конечно, в данном случае нельзя забывать общий принцип признания расходов, указанный в статье 252 Налогового кодекса.

В обоих случаях возможна выписка нескольких изданий по одной тематике. Это подтверждает и финансовое ведомство (письмо Минфина России от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/279).

Проблемы и арбитраж

Основная проблема в подписке — обоснованность расходов. Подписка на издания общеинформационного характера без их обоснования в налоговых расходах не учитывается (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16 января 2006 г. по делу № Ф04-9903/2005(18741-А27-40).

Кроме того, судами (как в приведенном выше случае) может применяться пункт 29 статьи 270 Налогового кодекса в случае, когда подписку осуществляет непосредственно организация. Хотя применение пункта 29 статьи 270 Налогового кодекса обусловлено природой расходуемых средств: данные расходы должны быть произведены непосредственно в пользу работника и использоваться им для личного потребления (постановление ФАС ВСО от 2 мая 2006 г. по делу № А33-21067/05-Ф02-1877/06-С1).

С другой стороны, в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 8 сентября 2006 г. по делу № А55-28161/05 суд пришел к выводу, что налогоплательщик правомерно учел в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, стоимость подписки на периодические издания, поскольку они необходимы для получения информации о принятых правовых актах, информации рекламного и коммерческого характера, для ориентирования в экономической и общественно-политической жизни, снижения уровня заболеваемости на предприятии, то есть получаемая информация, содержащаяся в изданиях, обусловлена целями получения дохода.

Подписка специальных периодических изданий по профилю деятельности уменьшает расходы даже на «упрощенке», что, кстати, подтверждает отнесение данных расходов к материальным (постановления ФАС ВСО от 15 января 2007 г. по делу № А19-14377/ 06-40-Ф02-7162/06-С1 и ФАС ЗСО от 22 января 2007 г. по делу № Ф04-8976/ 2006(29957-А67-40). Противоположная позиция высказана в постановлении Федерального арбитражного суда Уральского округа от 11 января 2007 г. по делу № Ф09-11283/ 06-С3.

Документальное оформление

В качестве обоснования подписки на организацию необходимо оформить запрос руководителя соответствующего отдела (например, бухгалтерии) о необходимости выписки определенного набора периодической литературы. Далее руководитель издает приказ о выписке на определенный период этих изданий.

Если на журнал подписывается сотрудник, то кроме заявления от имени этого сотрудника о том, что выписка необходима в интересах работодателя, необходимо дополнить трудовой договор с ним положением о компенсации организацией данной выписки и указать сумму этой компенсации.

Текст обоснования, который содержится в обоих заявлениях, может быть разный. Фактически подписка на бухгалтерский журнал заменяет (по крайней мере, частично) организации более дорогостоящие консультации. Кроме того, работник, читая журнал, находит там не только ответы на сформировавшиеся вопросы, а также, возможно, выявляет проблемы, которые раньше таковыми не считал. Можно предложить следующую формулировку: «Во избежание потерь, связанных с неправильным ведением бухгалтерского учета и исчисления налогов, а также в целях экономии средств на консультации сторонних организаций осуществить подписку на следующие издания...»

Также целесообразно периодически делать обзоры выписываемой литературы, которые помогли в принятии конкретного решения.

Подводя итог вышесказанному, приходим к выводу, что расходы на подписку изданий, связанных с видом деятельности организации, а также на бухгалтерские, юридические и прочие журналы, касающиеся проблем существующих в организации отделов, можно будет признать. Не надо только пренебрегать элементарными требованиями по их документальному оформлению.

Что касается счетов-фактур, то, учитывая специфику работы издательств, они могут составлять их один раз в месяц, но не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим. Такой же позиции придерживается и Минфин России (письмо от 6 мая 2002 г. № 04-03-11/28). Причем по договоренности с подписчиком издательство может выставлять счета-фактуры один раз в год.

С. Горячев, аудитор, аудиторская фирма ООО «С. А. Партнерство»