Персонифицированный учет: сдача отчетности

Перед тем как подавать сведения

Прежде всего страхователям необходимо провести в отделении ПФР сверку поступивших в течение года платежей по страховым пенсионным взносам с данными своего учета. Они должны быть идентичны показателям налоговой службы. Сделать это необходимо, так как одновременно с индивидуальными сведениями представляется ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11. В ней должна содержаться информация о начисленных и уплаченных взносах в целом по организации за расчетный период. В связи с чем организациям и предпринимателям в оставшееся время до начала отчетной компании стоит обратиться в территориальные органы Пенсионного фонда для такой сверки. Ведь это позволит своевременно выявить и устранить ошибки. В результате можно избежать непредвиденных ситуаций при приеме ведомости уплаты страховых взносов на ОПС.

Работодатель должен уточнить у своих сотрудников, не меняли ли они фактический адрес проживания. Так как он необходим для информирования застрахованного лица о накопленных суммах на его лицевом счете. Не изменялись ли их анкетные данные (например фамилия), которые указаны в страховом пенсионном свидетельстве, не теряли ли работники этот документ. Ведь в таких случаях его необходимо или обменять, или получить дубликат.

Обратите внимание: с этого года анкеты застрахованных лиц, индивидуальные сведения за 2007 год и иные документы по персонифицированному учету будут приниматься отделениями ПФР в новом электронном формате. О чем сказано в письме Пенсионного фонда от 01.10.2007 № АК-15-26/10650 «О предоставлении документов индивидуального (персонифицированного) учета с 01.01.2008 в формате 7.0». Поэтому тем, кто подает сведения, придется потратить время на обновление программ и изучение новых требований.

Санкции

К страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим взносы на обязательное пенсионное страхование, могут быть применены финансовые санкции. Например, за непредставление в установленные сроки или сдачу неполных и (или) недостоверных сведений, которые необходимы для осуществления персонифицированного учета. Размер штрафа — 10 процентов причитающихся за отчетный год платежей (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). С 1 января 2006 года орган ПФР может взыскивать штрафы принудительно без суда при сумме причитающегося штрафа не более 50 000 рублей (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). При большей сумме взыскание производится органами Пенсионного фонда в судебном порядке. До судебного разбирательства страхователь вправе добровольно уплатить штраф.

Кроме того, ошибки могут быть обнаружены самим Пенсионным фондом в сведениях, которые были представлены своевременно, то есть не позднее 1 марта. Тогда документы персонифицированного учета возвращаются страхователю для устранения неточностей. Срок исправления — две недели (п. 29 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318). Если страхователь не уложился в установленный период, тогда к нему применяются санкции по статье 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Для исправления уже сданных сведений необходимо представить корректирующие формы персонифицированного учета.

Сдача сведений

Для того чтобы подать сведения в Пенсионный фонд, фирме (предпринимателю) необходимо заполнить специальные бланки. Их формы утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п. Существует также инструкция по заполнению форм, на которых представляются сведения персонифицированного учета. К этому руководству приложены примеры заполнения бланков. Инструкцию и примеры можно найти в тексте вышеназванного постановления.

Работодатели подают следующую отчетность:

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
• опись передаваемых в Пенсионный фонд документов по форме АДВ-6-1;
• список застрахованных лиц, составленный в произвольном виде;
• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11.

Все представляемые документы должны быть сгруппированы в пачки по типу, виду форм и категории застрахованных лиц. При этом в комплекте допускается наличие не более 200 документов. Для сведений, подаваемых по форме СЗВ-4-2, число застрахованных, представленных в пачке, не должно превышать 200 человек. Например, на сведения о 400 застрахованных лицах необходимо сформировать два комплекта документов с формами СЗВ-4-2. К каждому нужно приложить опись.

Документы по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 группируются отдельными пачками, если содержат сведения:

• о различных категориях застрахованных лиц (наемные сотрудники или работники сельскохозяйственных организаций);
• на работников, выходящих на пенсию;
• корректирующие и отменяющие сведения, позволяющие исправить ошибки в ранее поданных документах;
• на сотрудников, которые работали в различных территориальных условиях (в районах, входящих в перечень районов Крайнего Севера, местностях, приравненных к ним, а также в зонах отчуждения, отселения, проживания с правом на отселение или зонах проживания с льготным социально-экономическим статусом).

На каждый комплект документов, содержащий формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, составляют опись по форме АДВ-6-1. Пачка должна быть прошита и пронумерована. При этом концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на котором ставится печать организации и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». К каждому комплекту нужно приложить список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Его подшивают после описи.

Одновременно с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 фирмы сдают ведомость по уплате страховых взносов по форме АДВ-11. Независимо от количества пачек ведомость оформляют одну в целом по фирме.

Особенности заполнения

Форму СЗВ-4-1 заполняют отдельно на каждого застрахованного. Ее необходимо оформлять, когда подаются сведения о работниках, у которых есть право на получение досрочной трудовой пенсии. То есть бланк СЗВ-4-1 нужно заполнять, например, на сотрудников, которые заняты на подземных работах, работах с вредными условиями труда и в горячих цехах. Перечень таких лиц приведен в статьях 27 и 28 Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». При этом условия для назначения досрочной трудовой пенсии отражают в таблице «Стаж работы за отчетный период».

Кроме того, сведения о страховом стаже и начисленных взносах по форме СЗВ-4-1 следует подавать на сотрудников, у которых необходимо выделить отдельные периоды работы. Например, при заключении гражданско-правовых договоров. Этот бланк организации должны также заполнять на работников, которые находились, например, в декрете, отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. Причем в графе «Исчисление трудового стажа: дополнительные сведения» проставляют коды «Декрет» или «Дети». Дело в том, что в страховой стаж наравне с периодами работы засчитывают те периоды, когда сотрудник получал пособие по нетрудоспособности во время декретного отпуска или находился в отпуске по уходу за ребенком. В разделе «Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)» следует отразить общую сумму страховых взносов (с разбивкой на страховую и накопительную часть) по сотруднику, который работает в разных обособленных подразделениях одной фирмы.

Форма СЗВ-4-2 списочная, то есть в ней могут быть приведены сведения сразу о нескольких застрахованных. Но не более чем о 10 на одной странице. Эту форму заполняют по застрахованным лицам, которые не имеют права на досрочное назначение пенсии. Исключение сделано лишь для тех сотрудников, которые могут выйти на пенсию раньше из-за того, что работают или живут в особых местностях. Например, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в зонах отчуждения.

На каждую пачку документов необходимо составлять опись по форме АДВ-6-1. В ней указывают количество документов, сброшюрованных в пачке, расчетный период, за который подаются сведения, их тип и другие реквизиты.

При оформлении ведомости уплаты страховых взносов по форме АДВ-11 нужно указать количество поданных пачек документов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, общую сумму начисленных и уплаченных взносов по всем застрахованным лицам, задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода. В графе «Признак тарифа» необходимо проставлять отметку о том, применяет ли компания регрессивную шкалу. Варианту «да» соответствует значение «Р», а «М» нужно указывать в графе в том случае, когда взносы рассчитаны по максимальным ставкам. Однако в Инструкции отмечено, что начиная с 2005 года в данной графе следует указывать лишь значение «Р». Это связано с тем, что с 2005 года были отменены ограничения на применение регрессивной шкалы, связанные с минимальным уровнем средних доходов на одного работника. То есть фактически «Р» означает, что фирма может применить регрессивные ставки. Достигли доходы сотрудников порога регрессии или нет, значения не имеет.

Аудитор Е.О. Яблочкина