Отделы фирмы: звенья одной цепи?!

«Добрая» ссора

Чаще всего различные трения возникают у бухгалтерии с отделами продаж, снабжения и финансистами. Причины могут быть разными: несвоевременная передача платежек и иной отчетности в бухгалтерию, ошибки в оформлении различных бумаг, отсутствие доверенностей, «округление» или списание задолженностей, несвоевременные оплаты счетов клиентами и многое другое.

Недопонимание может возникнуть практически по любому поводу:

• бухгалтерия требует от отдела продаж представления определенных документов, заполненных надлежащим образом в указанные сроки. Кроме того, необходимы оригиналы документов — менеджер не понимает, почему договоры, письма, счета-фактуры и прочие бумаги нельзя передавать по факсу;
• бухгалтерия требует доверенность, без которой грозится не отпустить товар — менеджер не понимает, почему нельзя без этого документа сделать отгрузку уже давно известному сотруднику фирмы-контрагента;
• бухгалтерия настаивает на том, что продажа совершена, когда все документы собраны и подшиты в папку. В то же время для менеджера важно лишь получить от покупателя деньги и отгрузить ему продукцию.

Главная проблема заключается в том, что менеджеры предпочитают перекладывать составление различной отчетности исключительно на плечи бухгалтерии, говорит бухгалтер издательского дома Татьяна Вылеталина:

— Но сможет ли организация работать, если требования бухгалтерии не будут выполняться? Очевидно, что нет.

Несмотря на явные противоречия, возникающие в процессе совместной деятельности, иногда сотрудники «противоборствующих» отделов относятся к требованиям друг друга с пониманием, утверждает инженер отдела сбыта компании «АРМКО» Роман Попов:

— Бухгалтерии нужны не «какие-то бумажки», а документы бухгалтерской отчетности, при отсутствии которых фирму могут оштрафовать или даже закрыть. Надо понимать, что в результате у самого бухгалтера могут возникнуть серьезные проблемы с законом. Я вообще не платил бы зарплаты менеджерам, у которых неувязки по документам, — до тех пор, пока все четко не будет сделано.

Несмотря на то что львиная доля проблем приходится на взаимоотношения бухгалтерии с отделом продаж (рекламы, сбыта), не остаются в стороне и остальные подразделения фирмы. Сложности могут возникнуть и при столкновении «теории с практикой»: финансового отдела и бухгалтерии. Это подтверждает и бухгалтер одной из столичных строительных компаний Инга Албу:

— Поскольку бухгалтерия проводит все платежи — и наличные и безналичные — то мы как бы распределяем денежные ресурсы фирмы на практике. Финансовый отдел компании составляет планы, которые выполнить практически невозможно. Например, требуют предоставить на различные нужды наличность, количество которой мы не всегда можем пополнить ежедневной выручкой. И в итоге приходится выкручиваться, предоставляя средства одним отделам, и отказывать другим. В результате подразделения, обделенные финансированием, считают, что это произошло по вине бухгалтерии. То есть возникают проблемы чисто психологического характера, потому что человеку свойственно отождествлять определенные действия с конкретным человеком.

Переходя на личности

Пытаясь снять недоразумения, возникающие в процессе работы отделов, руководителю фирмы следует определить, какого рода трудности имеют место быть. Можно выделить два основных вида конфликтов: производственный и личностный. Но порой разграничить их на практике фактически невозможно, утверждает менеджер по рекламе издательского дома «РИА-центр» Яна Абыхвостова:

— У начальника отдела рекламы и главного бухгалтера нашей организации накопилось очень много претензий друг к другу. Главбух злится, что менеджеры вечно задерживают акты и поздно дают информацию по счетам. А начальник отдела рекламы жалуется на ошибки, которые часто возникают по причине медлительности бухгалтерии. В итоге они с трудом друг друга терпят.

Таким образом, типичные споры между двумя подразделениями фирмы усугубляются и личностным конфликтом. Постепенно представители различных «лагерей» начинают смешивать рабочие и личные отношения, в результате чего трудностей в работе только добавляется.

В отличие от производственного конфликта, за решение которого отвечает топ-менеджмент организации, снять личностные противоречия сотрудники могу самостоятельно. Для этого в первую очередь необходима добрая воля обеих сторон. Следует понимать, что руководство компании и HR-менеджеры подключаются к разрешению спора, когда он уже начинает негативно сказываться на результате деятельности предприятия.

Скорая помощь

Когда речь идет о производственном конфликте, следует иметь в виду, что он зачастую не зависит от личной воли его участников. В разрешении проблем не обойтись без составления соответствующих должностных инструкций и принятия управленческих решений, рассказывает руководитель тренингового проекта «Бухтренинг.ру» Татьяна Курдюмова:

— Проблема оптимизации взаимодействия бухгалтерии с другими отделами организации существует в 70 процентах случаев. Но руководители обращаются за помощью к психологам крайне редко, желая на этом сэкономить. Как правило, на обучение отправляют только бухгалтера, в то время как самостоятельно он решить проблему не в состоянии.

Если налицо производственный конфликт — обычно организуется встреча генерального директора с главным бухгалтером и руководителем подразделения, с которым возникла конфликтная ситуация. В процессе дискуссии проблема обсуждается и идет поиск способов ее решения. По итогам встречи составляется соглашение, устраивающее все стороны, под которым все ставят свою подпись, говорит Татьяна Курдюмова:

— Если же гендиректор не хочет лично разбирать создавшийся конфликт, но готов платить за его разрешение, то приглашается модератор.

Для разрешения производственного конфликта руководство может организовать психологический тренинг, который проходит в три этапа. Прежде всего проводится глубокая предтренинговая диагностика существующей системы взаимодействия между отделами и выявляются причины проблем. Затем участников тренинга обучают неконфликтному поведению, используя методики, помогающие понять позицию противной стороны. Третьим этапом выступает посттренинговое сопровождение с целью определения эффективности построенной системы.

Все же не стоит забывать, что до определенного момента производственный конфликт — вполне нормальная рабочая ситуация, которая содержит в себе ряд плюсов. Так, вскрываются противоречия, которые препятствуют эффективной работе организации и требуют своего разрешения. Открытые разногласия между подразделениями предприятия опытный управленец должен направить в конструктивное русло. Главное — не допустить выхода конфликта из-под контроля.

Ирина Кислицына