Секретные материалы

Секретные материалы

15.11.2007

Если руководство фирмы решило, что определенные документы представляют собой коммерческую тайну, то недостаточно просто утвердить перечень секретных сведений и ознакомить с ним работников. Необходимо создать правила, в соответствии с которыми будут охраняться фирменные секреты, и должным образом их оформить.

Система и документы

Напомним, что Закон о коммерческой тайне четко прописывает процедуру превращения общедоступной информации в коммерческую тайну. В целом она состоит из пяти шагов (ст. 10 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», далее — Закон). Шаг первый — руководству компании необходимо определить перечень информации, которую надо засекретить. Далее идет ограничение доступа к материалам, составляющим коммерческую тайну. Делается это путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за его соблюдением. Следующий, третий шаг — это учет лиц, имеющих доступ к тайной информации. При этом не стоит забывать о том, что регулирование отношений по использованию тайной информации с работниками осуществляется на основании трудовых контрактов, а с контрагентами — на основании гражданско-правовых договоров. В этом заключается четвертый шаг к засекречиванию. И последняя «составляющая» — нанесение на материальные носители (т.е. документы), содержащие коммерчески ценную информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения компании-владельца.

О коммерческой тайне как таковой «Расчет» уже писал несколько раз (см., например, № 4 и № 11 за 2005 год, № 1 и № 2 за 2007 год). Однако на одном вопросе, непосредственно связанном с секретами фирмы, стоит остановиться поподробнее: речь пойдет о системе мероприятий, а точнее — о документах и своего рода «канцелярских» уловках, призванных сохранить коммерческую тайну в стенах родной компании.

«Секретное» положение

Итак, после того как руководство фирмы определится с тем, какие сведения следует засекретить, нужно изложить их в соответствующем перечне. Однако при его формировании не следует забывать, что законодателем предусмотрен ряд сведений, которые ни при каких обстоятельствах не могут представлять коммерческую тайну, и перечислены они в статье 5 Закона.

Далее, тайный перечень может приниматься как отдельный документ, а может быть составной частью другого документа (Положения, Стандарта и т.п.), его утверждение и введение в действие осуществляется приказом (распоряжением) директора. «На самом деле, документы эти по сути равнозначны. Весь смысл не в их названии, а в их приложениях, — пояснил Алексей Лукьянов, начальник отдела информационных технологий одного из крупных подмосковных складских комплексов. — Наиболее оптимальный вариант — это одновременно утвердить перечень секретной информации и ознакомить с ним под роспись сотрудников, указать места хранения носителей секретных данных, список «секретосодержащих» документов и работников, имеющих доступ к тайным сведениям. Следует также указать порядок проставления на документах «секретных» грифов, регистрации создания и уничтожения копий».

Надбавка за молчание!

Некоторые фирмы устанавливают сотрудникам соответствующие надбавки за работу со сведениями, составляющими коммерческую тайну. Конечно, этот «материальный стимул», в случае распространения работником этих сведений, не может быть взыскан обратно, однако он является некой психологической составляющей, располагающей работника хранить молчание.

Посвященные

Следующим после перечня конфиденциальных сведений утверждается «секретный» должностной список. В нем должно быть указано, какие должности в штате предприятия связаны с доступом к коммерческой тайне. Единственно, он должен быть строго структурирован — это подразумевает четкие указания на то, работники на каких должностях и к каким именно сведениям имеют допуск. «Обратите внимание, — напоминает Алексей Лукьянов, — допуск как таковой заключается в том, что сотрудники, занимающие должности, перечисленные в «секретном» списке, имеют право знать, что содержится в тайных документах, и иметь официально изготовленную, зарегистрированную копию. Если это, конечно, не запрещено правилами документооборота на фирме».

Функции контроля за сохранением коммерческой тайны обычно возлагаются либо на службу безопасности, либо на службу информационных технологий, либо на руководителей всех подразделений, где трудятся люди, допущенные к коммерческой тайне. Поскольку они прежде всего являются сотрудниками компании, их должностные обязанности должны быть отражены в должностной инструкции, с которой они ознакомились в момент приема на работу.

Как правило, такого рода ответственность заключается в следующем. Во-первых, они обязаны контролировать копирование носителей информации. Обычно на предприятии заводят специальный журнал регистрации, который является элементом внутреннего документооборота компании. В таком журнале указывается регистрационный номер копии, дата копирования и подпись с расшифровкой сотрудника, изготовившего копию. Те же самые данные проставляются и на самой копии.

Во-вторых, ответственные сотрудники следят за исполнением порядка уничтожения копий — при этом составляется опись уничтоженных документов. И, в-третьих, они отвечают за то, чтобы документы, составляющие коммерческую тайну, не были оставлены без присмотра в местах, к которым имеется доступ у других сотрудников (например, брошены на столах или аккуратной стопочкой сложены около общедоступного копировального аппарата).

Грифы

Нанесение грифа «Коммерческая тайна» является одной из мер по охране конфиденциальности информации с указанием ее обладателя — полного наименования фирмы — и местонахождения на носителе такой информации. При этом закон требует нанесения такого грифа на материальные носители, содержащие секретные сведения. «Однако такой способ удобен лишь при использовании традиционных бумажных документов, — отмечает Алексей Лукьянов. — При хранении секретной информации в виде электронного документа или, например, фонограммы, нанесение грифа «Коммерческая тайна» не всегда является технически возможным. Получается, что такой способ хранения «нематериальных» сведений — вне закона, поскольку данная мера названа в числе обязательных для установления режима коммерческой тайны. Поэтому на практике эту проблему часто решают обходным путем. Гриф «Коммерческая тайна» наносится на сопроводительные документы, представленные в традиционной, т.е. бумажной форме и передаваемые вместе с носителем коммерческой тайны работнику или партнеру по сделке».

Также эксперт напомнил, что, проставляя гриф о секретности информации, наиболее часто употребляют две степени конфиденциальности: «конфиденциально» и «строго конфиденциально». Указание грифа закрытости служит официальным охранительным знаком, предупреждающим об ограничении свободного доступа к документу.

Трудовой контракт

Поскольку основным документом, где устанавливаются трудовые обязанности сотрудника, является трудовой договор, то именно этот документ должен регулировать взаимоотношения между работодателем и работником относительно доступа к коммерческой тайне. А с работниками, принятыми на работу до введения на фирме режима коммерческой тайны, можно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

С самого начала сотрудники кадровой службы фирмы-работодателя обязаны рассказать работнику, что переданная ему информация является коммерческой тайной. Далее он должен быть ознакомлен с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушения. Подтверждением соответствующего извещения работника является его расписка. Кроме того, работодатель должен создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного режима коммерческой тайны (ст. 11 Закона). Например, обеспечить сотрудника необходимым оборудованием и сейфом.

Но самое главное — это четко прописать в трудовом договоре ответственность работника за нарушение режима коммерческой тайны, как это показано в приведенном примере.

Кроме того, фирма имеет право в трудовом договоре предусмотреть срок, в течение которого работник после прекращения трудовых отношений обязан не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты (ч. 4 ст. 11 Закона). Впрочем, если меры предосторожности были напрасны, и нерадивый сотрудник все-таки «унес» секретную информацию, фирма-работодатель вправе расторгнуть с ним трудовой договор по причине «разглашения работником охраняемой законом коммерческой тайны, ставшей ему известной в связи с исполнением трудовых обязанностей» (п. 6 ст. 81 ТК).

«Обратите внимание, — комментирует адвокат Сергей Горбец, — если уволенный работник захочет оспорить это основание в суде, то фирма-работодатель должна будет представить в суд доказательства, свидетельствующие о том, что сведения, которые работник разгласил, относятся к коммерческой тайне в соответствии с действующим законодательством, и данные сведения стали ему известны в рамках исполнения им трудовых обязанностей. Доказывать придется и то, что он обязывался не разглашать такие сведения (постановление Пленума Верховного суда от 17 марта 2004 г. № 2)». Поэтому кадровая служба любого предприятия должна сохранять все документы, свидетельствующие о выполнении со стороны работодателя необходимых мер, которые предписаны к исполнению Законом о коммерческой тайне, в отношении каждого работника. В противном случае судебная тяжба рискует закончиться не в пользу работодателя.

Трудовой договор № 15

г. Москва3 сентября 2007 г.

...

4. Ответственность работника

...

4.8. Работник несет дисциплинарную, административную или уголовную ответственность за нарушение режима коммерческой тайны, как установленного в отношении коммерческой тайны работодателя, так и коммерческой тайны контрагентов работодателя.

4.9. Кроме того, за разглашение сведений, составляющих охраняемую законом коммерческую тайну, работник несет материальную ответственность в полном размере причиненного ущерба в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.

4.10. Работодатель вправе потребовать возмещения причиненных убытков (реального ущерба и упущенной выгоды) лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае, если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой это лицо получило в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

...

Тайна для контрагента

Ценная информация может быть передана также участникам сделки в рамках договора. В этом случае отношения между обладателем коммерческой тайны и его контрагентом в части, касающейся охраны конфиденциальности информации, регулируются законом и договором. Среди них — договор подряда — статья 727 Гражданского кодекса, договор на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ — статья 771 Гражданского кодекса, коммерческой концессии — статья 1032 Гражданского кодекса.

Договор должен определять условия охраны ценной информации, срок действия в отношении нее режима конфиденциальности, а также обязанность партнера по возмещению убытков, если таковые сведения будут им разглашены.

Кроме того, контрагенты могут установить в договоре условия охраны коммерческой тайны в случае реорганизации или ликвидации одной из сторон фирм-участниц договора. Например, в каком порядке будет осуществляться возврат материальных носителей, на которых содержится указанная информация, уничтожение их копий и т.п.

Таким образом, даже если закон предусматривает некоторую защиту информации, составляющей коммерческую тайну, реальное же ее осуществление почти полностью оказывается в руках самих компаний-владельцев секретной информации. И совет здесь может быть только один — не теряйте бдительности.

Анна Мишина

Больше — не значит лучше

Как показывает практика, эффективность деятельности напрямую зависит от объема охраняемой информации — чем меньше, тем лучше.

Кроме того, при наполнении Перечня необходимо учесть и то, что чем больше его объем, тем сложнее будет сохранить эту информацию от третьих лиц, поскольку к ней будет допущен довольно широкий круг лиц: непосредственно работающих с этими сведениями и тех, кто их контролирует.

Следовательно, максимально «засекречивать» свою деятельность не имеет смысла. Нужно в отношении каждой информации оценивать ее коммерческую составляющую. Кроме того, разумная степень открытости компании позволит ей быть более инвестиционно привлекательной. Вряд ли инвесторы захотят вкладывать финансовые средства в развитие предприятия, которое держит абсолютно всю интересующую их информацию о себе «за семью замками».

Да и действующее законодательство идет по пути достижения наибольшей прозрачности деятельности коммерческих организаций (например, открытых акционерных обществ) через обязательное раскрытие информации.

По результатам формирования Перечня, на материальные носители (документы), содержащие эти сведения, необходимо нанести гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество и местожительства).

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA