Учтем затраты на авто

Расходы надо «узаконить»

Вне зависимости от того, взят автомобиль в аренду (без экипажа) или он числится на балансе компании, расходы по нему учитывают при расчете налога на прибыль. Что же касается аренды машины с экипажем, то здесь существуют некоторые особенности, поскольку необходимо разграничить расходы, которые несут арендатор и арендодатель. Подробнее об этом читайте на странице 30.

Затраты на служебный транспорт в налоговом учете относят к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Признание любых затрат, в том числе и связанных с эксплуатацией транспорта, подчиняется известному правилу: они должны быть «экономически обоснованы и документально подтверждены» (п. 1 ст. 252 НК). Об этом не раз в своих письмах напоминали специалисты финансового ведомства (письма Минфина от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463). Попробуем разобраться, как «узаконить» траты, например, на ГСМ и мойку автомобиля.

Топливо по норме

Для того чтобы подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы, необходимо иметь документ, подтверждающий факт оплаты, и путевой лист. Нельзя забывать и про расчет норм расхода ГСМ. Впрочем, расскажем обо всем по порядку.

Покупать бензин для служебных машин можно как за наличные, так и по безналу. Второй способ для бухгалтера предпочтительнее, так как в этом случае проблемы с первичкой решаются автоматически. Заключив договор с АЗС, фирма перечисляет деньги и получает талоны на бензин. По ним водители и заправляют автомобили. Бухгалтер ежемесячно получает акт, где указано фактическое количество отпущенного топлива.

Если сотрудник платит на заправке наличными, то в бухгалтерию он приносит кассовый чек. Помимо него работникам придется сдавать еще и авансовый отчет.

Чек обязательно должен содержать информацию о количестве приобретенного топлива и его марке. Кроме того, проверяющие могут придраться ко времени и дате заправки. Дело в том, что на всех чеках отбивается текущее время и дата. Но если время заправки не совпадет с часами работы водителя, или выяснится, что указанный в документе день был у него выходным, то может возникнуть резонный вопрос о подтверждении служебной цели такой поездки. Правда, судьи могут встать на сторону компании. Так, арбитры Северо-Западного округа поддержали фирму, когда инспекторы отказались признать представленные ею чеки на бензин. Дело в том, что время приобретения горючего по этим чекам отличалось от времени работы автомобилей, отмеченного в путевых листах, то есть в момент заправки бензином они не находились в рейсах. Суд же постановил, что «кассовый чек как первичный документ бухгалтерского учета лишь служит подтверждением самой затраты» и не должен быть использован для определения производственной цели рейса (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 января 2005 г. № А56-29291/04).

Итак, платежных документов для подтверждения расходов на ГСМ недостаточно. Они говорят лишь о том, что бензин был куплен. А как понять, что именно это количество топлива было израсходовано в ходе служебных поездок? Может быть, по представленным в бухгалтерию чекам сотрудники заправляли личные автомобили? На самом деле все просто. Существуют специальные нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они утверждены Минтрансом 29 апреля 2003 г. и приведены в руководящем документе Р 3112194-0366-03. Правда, здесь есть одно «но»: нормативы разработаны не для всех моделей машин, и некоторые иномарки в список не попали. Проблем не будет, если фирма утвердит свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для этих моделей. Сделать это можно на основании технической документации, информации изготовителя или путем проведения контрольных замеров (письмо Минфина от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). Утвердить «фирменные» нормативы следует приказом директора. С ним надо ознакомить всех водителей компании — желательно под роспись.

И наконец, одним из основных первичных документов по учету затрат на автотранспорт является путевой лист. Он необходим для того, чтобы подтвердить цель поездок, определить километраж и рассчитать количество бензина, которое было фактически израсходовано.

Лист путевой

Для транспортных организаций существует унифицированная форма путевого листа. Она утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. При желании эту форму могут использовать любые компании. Однако у такого путевого листа есть один существенный недостаток. Дело в том, что оформлять его бухгалтер должен ежедневно или ежесменно. Поэтому предпочтительнее разработать свой документ (письма Минфина от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77, от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327).

При этом важно выполнить все требования, которые предъявляются к «первичке» (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). При заполнении путевого листа особое внимание стоит уделить именно маршруту. Так, запись вида «поездка по городу» без указания конкретных адресов скорее всего не позволит обосновать производственный характер поездки.

Оформлять внутрифирменный путевой лист можно по мере необходимости: раз в неделю, месяц или квартал. Главное, чтобы по нему можно было «судить об обоснованности произведенных расходов» (письмо Минфина от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363).

Автомойка

Расходы на мойку служебных автомашин можно учесть при расчете налога на прибыль (письмо Минфина от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530). Если эти затраты оплачены через расчетный счет, то документально подтвердить их несложно. В таких случаях стороны, например, по итогам месяца подписывают акт об оказании услуг. Этого документа вполне достаточно. Но, к сожалению, на практике чаще всего водители платят за мойку наличными, взятыми в подотчет. Какие документы необходимы бухгалтеру в этом варианте?

К авансовому отчету сотрудник должен обязательно приложить чек кассового аппарата. Никаких бланков строгой отчетности при оплате услуг, связанных с мойкой автотранспорта, Минфин не утверждал. Следовательно, на автомойке водителю обязаны выдать кассовый чек (п. 24 постановления Правительства от 31 марта 2005 г. № 171). Скорее всего, в нем не будет информации о помытом автомобиле. Поэтому убедить проверяющих, что мыли именно служебный транспорт, поможет либо товарный чек, либо заказ-наряд. Унифицированной формы этого документа нет, так что автосервисы обычно разрабатывают его сами. Главное требование как к «мягкому» чеку, так и к заказ-наряду таково: в них «помимо прочих реквизитов должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля, который был обслужен» (письмо УФНС по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Л. Изотова