Электронная первичка

Безбумажный автоматизм

Попытки автоматизировать бухгалтерию были всегда – счеты, арифмометры, калькуляторы и наконец компьютеры с программами, предназначенными исключительно для бухгалтерского учета. Если использовать современные компьютерные технологии с умом, бухгалтерию на фирме можно вывести на качественно новый уровень: хранить бумажные документы в архиве, а работать исключительно с их электронными копиями.

В идеале это выглядит так. Получили первичку от поставщика – отдали оператору для сканирования. После того как в компьютер внесен электронный двойник бумажного документа, специальная программа распознает буквы и цифры. «Осмысленные» данные программа автоматически разносит по счетам бухгалтерского учета. Бумажный документ сразу же уходит в архив.

Учитывая, что при переносе документов из точки А в точку Б в бухгалтерии бесследно исчезают порядка 20 процентов важных бумаг, у такого способа обработки документов большое будущее. Ведь по закону о бухгалтерском учете первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет, причем именно в бумажном варианте.

Однако полностью перевести бухгалтерию на безбумажную технологию со сканированием всей первички под силу не каждой фирме: слишком высока стоимость капитальных вложений. Одним компьютером здесь не обойдешься. Нужен мощный сервер, программа электронного документооборота, сканер, штатные системные администраторы, а возможно, и автономная система электроснабжения. Однако пользоваться отдельными достижениями безбумажных технологий – под силу даже небольшой фирме.

Курьера – в отставку

В таком вопросе, как своевременная доставка счетов-фактур и прочих документов заказчикам, безбумажная технология подходит для фирмы любого размера. При обычном учете вы должны дождаться подписанного акта или накладных, выписанных кладовщиком, скажем, исключительно в штуках (других единицах измерения) без указания стоимости. И лишь получив необходимые документы, заполняете форму в компьютере, затем отправляете документы на принтер, собираете подписи и, за неимением курьера, чуть ли не лично везете заказчику. Если заказчик не слишком важен для вашей фирмы, – отправляете по почте. Потом тратите драгоценное время на телефонные переговоры, так как почта нерасторопна, а письма имеют свойство теряться.

Современная технология позволила бы сделать это гораздо проще. Кладовщик, мастер или прораб скидывают вам информацию, вы заполняете документ, простым нажатием клавиши ставите на нем электронно-цифровую подпись, и счет-фактура уходит по электронке заказчику. Ему, кстати, никакого дополнительного оборудования устанавливать не нужно.

Получить электронно-цифровую подпись можно в удостоверяющем центре, например у того же оператора связи, с которым вы контактируете для передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию. В зависимости от оператора и города, где вы живете, подпись будет стоить от 3 до 8 тысяч рублей.

Чем крупнее фирма, тем сложнее ей существовать, не настроив внутреннее безбумажное общение. Например, на вашем предприятии, прежде чем напечатать платежку на сумму свыше 100 тысяч рублей, нужно получить «благословение» директора. При правильной настройке программа сможет сама контролировать сумму платежей и при превышении ее размера автоматически посылать запрос на директорское разрешение. «Добро» или «вето» директора будут видны в бухгалтерии в режиме он-лайн, а ваш помощник избавится от лишних бумаг и беготни по кабинетам.

Недостаток информации

В сущности электронный документооборот для бухгалтеров, привыкших к компьютерным программам, уже давно не новость. Тем не менее бухгалтеры продолжают распечатывать на бумаге Главную книгу, сводные ведомости, оборотный баланс, книги покупок и книги продаж, счет-фактуры, договоры и множество других документов. Поэтому мы обратились к разработчикам бухгалтерских программ с вопросом о том, возможно ли настроить бухгалтерию так, чтобы полностью отказаться от бумаги.

«Любая система автоматизации призвана свести к минимуму бумажный документооборот, – говорит Наталья Доронина, эксперт-аналитик корпорации “Галактика”. – Часть первички и регистров налогового учета законодательно разрешено хранить в электронном виде. Например, декларации и баланс, оформленные с учетом требований приказа МНС от 2 февраля 2002 г. № БГ-3-32/169. Во многих современных программах есть электронные аналоги всех первичных документов и регистров, которые можно сформировать в любой момент. Есть специальные хранилища документов и уже сформированных отчетов. Все это позволяет снизить объем бумажных документов и облегчить поиск нужной информации».

Кстати, разработчики отнюдь не навязывают безбумажную технологию. Так, по мнению директора департамента управления и качества корпорации «Парус» Алексея Панова, безбумажная технология необходима как минимум средним фирмам. Когда ежедневно проходит множество операций, директору и главбуху сложно уследить за всем потоком документов, и они вынуждены передавать некоторые обязанности своим помощникам. В этом случае роль контроля сразу же возрастает на порядок, и его уже сложно обеспечить без компьютерных технологий. «Кроме того, электронный документооборот как нельзя лучше подходит для управленческого учета, ведь в этом случае все фактические расходы и доходы фирмы у вас перед глазами, – рассказывает Алексей Панов. – Информация обновляется чуть ли не ежесекундно».

Впрочем, электронный документооборот в управленческом учете не редкость и в тех фирмах, которые не могут позволить себе ежесекундное обновление информации. Правда, он заключается лишь в том, что ничего нельзя распечатать или скопировать. Поначалу неудобно, но ради безопасности управленческой информации все очень быстро привыкают.

"Электронные" законы

Реквизиты	О чем речь
Федеральный закон от 28 декабря 2001 г. № 180-ФЗ	Дополнил 80-ю статью 1-й части Налогового кодекса пунктом о том, что налоговую отчетность можно сдавать не только лично в руки инспекторам, но и передавать ее по электронке
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ	Этот закон регулирует все связанное с электронно-цифровой подписью – что это такое, зачем она нужна, где ее получить и как ей пользоваться
Федеральный закон от 28 марта 2002 г. № 32-ФЗ	Благодаря этому закону не только налоговую, но и бухгалтерскую отчетность стало возможно передавать по электронным каналам связи
Приказ МНС от 2 февраля 2002 г. № БГ-3-32/169	В этом документе налоговики объясняют, как и в каком порядке нужно оформлять отчетность для ее передачи по телекоммуникационным каналам
Приказ МНС от 10 декабря 2002 г. № БГ-3-32/705(a)	Этот документ содержит методические рекомендации по процессу сдачи отчетности по электронке и для бухгалтеров, и для налоговиков
Как видите, все законы направлены лишь на то, чтобы налоговым инспекциям было легче вводить отчетность в базу данных. Зато появилась электронно-цифровая подпись, а это уже большой шаг к облегчению жизни не только инспекторов, но и бухгалтеров.