Электронная «первичка»

Электронная «первичка»

29.10.2007

У фирмы не всегда есть возможность получить от контрагента документы на бумажных носителях. Альтернатива тому – первичные учетные документы в электронном виде. Чтобы использовать такую «виртуальную» бухгалтерию, фирме не стоит забывать о некоторых правилах учета. О них Минфин напомнил в письме от 13 августа 2007 г. № 03-01-239.

В пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ установлено, что «первичку» можно составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В случае необходимости фирма должна скопировать необходимые документы на бумагу для других участников хозяйственных операций. Представить дубликат нужно и по требованию налоговой, суда и прокуратуры.

ЭЦП как замена подписи

Напомним, что Минфин не исключает возможности использования «электронной первички» в других своих письмах: от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/2/28, от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297. Но в качестве обязательного условия чиновники требуют использовать ЭЦП (электронная цифровая подпись). Видимо, основанием для этого является положение о том, что любой документ, подписанный ЭЦП, равнозначен документу с традиционной подписью (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ). Исключение — законодательно установленное требование о составлении такого документа на бумаге.

Однако вряд ли это требование стоит применять к документам, на которых такой реквизит как «подпись» вообще не предусмотрен, например: авиабилет, посадочный талон, табель учета рабочего времени.

Независимо от вида документов не стоит забывать о требованиях статьи 252 Налогового кодекса. Так, в целях налогообложения прибыли расходами признаются не только осуществленные (понесенные) налогоплательщиком и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Налогового кодекса, — убытки), но и обоснованные.

Если документы, которые подтверждают расходы фирмы, первоначально были оформлены контрагентами в электронном виде, то для целей учета расходов можно использовать их бумажные дубликаты (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Зависит ли ставка НДС от вида документа?

Если фирма направляет в командировку своих сотрудников и оформляет проезд с помощью электронного пассажирского билета, какую ставку НДС нужно использовать при наличии лишь распечаток этих документов? В письме от 13 августа 2007 г. № 03-01-10/6-239 чиновники отвечают и на этот вопрос.

Так, услуги по перевозке пассажиров и багажа облагаются НДС по ставке в размере 0 процентов при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации. Также перевозки должны быть оформлены едиными международными перевозочными документами (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).

Налогоплательщик должен представить в налоговые органы выписки банка, которые подтверждают поступление выручки за оказанные услуги, и реестр единых международных перевозочных документов, определяющих маршрут перевозки. В реестре также указываются пункты отправления и назначения (п. 6 ст. 165 НК РФ).

Как видим, в предоставлении самих перевозочных документов в налоговую инспекцию нет необходимости. Поэтому фирме следует позаботиться о правильности оформления указанных выше документов.

О. Попова, налоговый консультант

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное