Подотчетные операции: избегаем ошибок

Подотчетные операции: избегаем ошибок

29.10.2007

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетниками — привычное для бухгалтеров дело. Но и здесь не обходится без ошибок и погрешностей. Поэтому необходимо четко разобраться во всех «подотчетных» нюансах.

Права и обязанности

Подотчетное лицо — это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими-либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают деньги для оплаты небольших расходов. Средства выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

После того как компания дает подотчетнику задание (например, покупка канцтоваров), его направляют на предприятие, которое занимается продажей подобной продукции. Затем доверенное лицо передает приобретенный товар закупающей организации. Документы на получение и оплату приобретенных материальных ценностей отправляются в бухгалтерию. Туда же следует сдавать бумаги, подтверждающие командировочные расходы. В частности, к ним относится отчет об использовании полученных денежных средств. В таком документе подоточетник указывает возврат остатка не использованных по назначению наличных или отмечает перерасход денежных средств.

Самый главный аспект взаимоотношений организации с доверенным лицом — материальный. Поэтому между фирмой и сотрудником, уполномоченным организацией приобретать для нее подотчетные товары, заключается соответствующий договор о полной материальной ответственности.

Тонкости оформления

Наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов, утверждает ведущий аудитор компании «ИНТЕЛИС-аудит» Дмитрий Трошин:

— Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях. Также часто встречаются недочеты в первичной документации.

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать «наличку» под отчет. Генеральный директор компании «Магнум Аудит» Игорь Лещинский отметил, что многие директора грешат тем, что не прописывают в этом документе четкие размеры и сроки выдачи денежных средств на руки доверенным лицам:

— В приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы. Помимо этого необходимо указать предельный размер и порядок сдачи авансовых отчетов.

Отсутствие вышеназванных пунктов усложнит работу бухгалтерам организации: налоговики посчитают, что срок выдачи наличных не установлен. Следовательно, расчеты с подотчетниками необходимо проводить в течение одного рабочего дня (письмо ФНС от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704 — с полной версией документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс). Однако на практике сделать это довольно проблематично.

Не стоит забывать бухгалтеру и об оформлении авансового отчета (форма № АО-1). Его используют для списания денег, выданных на приобретение административно-хозяйственных нужд. Этот документ должны заполнить бухгалтер и подотчетное лицо. К нему необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие необходимые документы. И если заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, то с подтверждающей расходы «первичкой» избежать трудностей удается крайне редко, говорит Дмитрий Трошин:

— К авансовым отчетам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы. Это могут быть счета из гостиниц (если сотрудник отчитывается по расходам на служебную командировку), товарные чеки из магазинов розничной торговли и другие.

Если такая документация отсутствует, организация вправе решить, что денежные средства были истрачены на иные цели. В этом случае расход «налички» относится на расчеты с подотчетным лицом либо компания принимает решение о признании расходов.

ОСОБЕННОСТИ ОПЕРАЦИЙ

Минфин в своем письме от 7 мая 2007 г. № 03-04-06-01/139 разъяснил, что организация, приобретающая товары через подотчетное лицо у индивидуального предпринимателя (ИП), не является налоговым агентом по НДФЛ. Согласно пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса, сведения о доходах, выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, в ИФНС не представляются. При этом ИП должен представить организации документы, которые подтверждают его государственную регистрацию в качестве предпринимателя. В письме Минфина подчеркивается, что такими документами могут быть чеки: товарные и ККМ. Подтвердить статус предпринимателя способны и другие бумаги. Главное, чтобы они были оформлены в установленном порядке и содержали информацию об ОГРН и ИНН коммерсанта.

Чего не стоит забывать

Работая с подотчетниками, организация должна следовать правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций (утверждены решением совета директоров Центробанка от 22 сентября 1993 г. № 40), напоминает Игорь Лещинский:

— Доверенное лицо фирмы обязано представить авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выдавались наличные. Документ об израсходованных суммах должен быть предъявлен в бухгалтерию предприятия.

Выдача денежных средств при отсутствии отчета об израсходовании ранее полученных подотчетником сумм — достаточно распространенная ошибка в бухгалтерии, рассказывает Дмитрий Трошин:

— Наличие такого документа перед получением очередной подотчетной суммы продиктовано пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Этим же пунктом порядка установлено, что недопустима передача выданных под отчет денежных средств одного лица другому. Однако российским законодательством не предусмотрено штрафных санкций за нарушение данного порядка при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Банковские нюансы

Зачастую для работы с подотчетными лицами бухгалтеры используют наличные средства организации. Поэтому не стоит забывать об особенностях взаимоотношений фирмы со своим банком, напоминает Игорь Лещинский:

— Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Фирма должна сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу. Чтобы тратить поступившие от покупателей наличные на свои нужды, компания должна получить специальное разрешение обслуживающего банка. Такой документ выдают только тем фирмам, у которых есть постоянная денежная выручка.

Бухгалтерия может облегчить свою работу, заранее снимая с расчетного счета деньги на хозяйственные нужды. Данную сумму предприятие будет хранить в кассе и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Главное — не превысить лимит наличных в кассе, который устанавливает банк. Причем для фирм, которые не попросили банк установить лимит, он считается нулевым и все деньги в кассе будут сверхлимитными. Таким образом, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

Юлия Кинк

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное