Учет автотранспорта: «филиальные» особенности

Учет автотранспорта: «филиальные» особенности

13.09.2007

Многие фирмы нынче без автомобиля как без рук. Если у компании нет в других городах ни представительств, ни филиалов, то постановка на баланс и регистрация машины не доставит больших хлопот. В противном случае перед организацией встанет сложный вопрос: как учесть подобное движимое имущество и в чьем ГИБДД «отметиться»?

«Филиальные» азы

Для начала разберемся, что же такое «филиал». Итак, согласно подпунктам 2 и 3 статьи 55 Гражданского кодекса филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть. «Обособленцы» действуют на основании тех положений, которые утвердил центральный офис. При этом для полноценной работы последние могут передать своим подопечным какое-либо имущество.

Стоит отметить, что бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов и подразделений, включая даже те, которые выделены на отдельные балансы (п. 8 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утверждено приказом Минфина от 6 июля 1999 г. № 43н). Так что если компания решила обзавестись представительствами, то она должна знать о каждом их шаге. Как говорится, мы в ответе за тех, кого приручили… или создали.

Даешь автомобиль филиалу!

Если фирма порадовала свой филиал и купила ему автомобиль, то в любом случае возникнет необходимость впоследствии перечислять транспортный налог. То обстоятельство, кто именно будет являться его плательщиком, зависит скорее не от желания компании, а от того, выделено ли подразделение на отдельный баланс. При положительном ответе «обособленцы» уплачивают транспортный налог в региональный бюджет самостоятельно. Единственное условие — объект должен быть зарегистрирован именно на филиал. Говоря о бухгалтерском учете, в данном контексте стоит отметить, что для обобщения информации обо всех видах расчетов с представительствами, выделенными на отдельные балансы (внутрибалансовые расчеты), Планом счетов предназначен счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

В том случае, если подразделение на отдельный баланс не выделено, головное предприятие несет ответственность за перечисление налога, предусмотренного как для своих, так и для его автомобилей: свою часть оно платит по месту собственной регистрации, а за представительство — в региональный бюджет по месту его нахождения. Причем если авто зарегистрировано на центральный офис, но находится в другом регионе более двух месяцев, компания может поставить его на временный учет. Об этом говорится в пункте 51 «Правил регистрации автомототранспортных средств» (приказ МВД от 27 января 2003 г. № 59). Заметим, что делать это необязательно, зато фирма будет иметь возможность проходить техосмотр, так сказать, «на месте», а не ориентируясь на «постоянную прописку» авто. При этом платить налог по месту временной регистрации не нужно. Такое указание содержится в пункте 40 методички по транспортному налогу (приказ МНС от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177).

Учитывая вышеизложенное, самым разумным, пожалуй, будет оформление регистрации приобретенного автомобиля на головную организацию, а уже потом передача его в филиалы с постановкой на временный учет в органах ГИБДД по месту нахождения подразделения. При этом перечисленные действия будут сопровождаться следующими проводками:

Головное подразделениеОбособленное подразделениеДокумент- основание
ДКХозоперацияДКХозоперация
0860Приобретен автомобиль   Накладная
0108Автомобиль введен в состав основных средств   ОС-1
79-101Передан обособленному подразделению объект основных средств0179-1Получен объект основных средств от головной организацииПриказ на передачу автомобиля, накладная на внутренне перемещение, авизо
4468Уплата транспортного налога (уплачивает головная организация в региональные бюджеты по месту нахождения филиала)   Бухгалтерская справка-расчет
4468Уплата налога на имущество (уплачивает головная организация по месту своего нахождения)   Бухгалтерская справка-расчет

Если филиал будет нуждаться в водителе, то при оформлении его на работу необходимо будет составить трудовой договор и в последующем сделать такие проводки:

Головное подразделениеОбособленное подразделениеДокумент- основание
ДКХозоперацияДКХозоперация
   79-170Начислена заработная плата водителю (затраты отнести на себестоимость для передачи в головную организацию)Расчетно-платежная ведомость, авизо
   7068Удержан НДФЛ (уплачивать по месту нахождения филиала)Налоговая карточка
   79-169Начислен ЕСН (затраты отнести на себестоимость для передачи в головную организацию)Бухгалтерская справка-расчет, авизо
   7050Выдана заработная платаРасчетно-платежная ведомость
   7110Выданы денежные средства под отчет на приобретение бензинаВедомость учета талонов на ГСМ
   79-171Списан бензин (затраты отнести на себестоимость для передачи в головную организацию)Авансовый отчет, путевой лист, авизо
   79-102Учтена накопленная амортизация по полученному объекту основных средствБухгалтерская справка-расчет
«Первичка» на дорожку

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта является путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Сделаем некую оговорку. Данный бланк не обязателен для тех компаний, у которых автотранспортные перевозки не являются видом деятельности. На это обратило внимание УМНС по г. Москве в своем письме 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253. При этом налоговики ссылались на прошлогоднее письмо представителей Минфина, в котором финансисты позволили таким компаниям разрабатывать форму путевого листа самостоятельно, не забывая при этом про обязательные реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (письмо от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).

Выписывается сей первичный документ в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок данный документ выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Однако данное правило, как и любое другое, имеет исключение. Так, если компания не занимается автотранспортными перевозками, а машину эксплуатируют в рабочих целях несколько сотрудников, то оформлять путевой лист можно и раз в месяц. Добро на это дал Минфин в своем письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129.

Стоит напомнить, что в рассматриваемой «первичке» обязательно должны быть указаны порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. На обратной стороне фиксируется маршрут следования. При этом если поездки осуществляются в пределах города, допускается не расписывать подробно каждый пункт назначения. Для обоснования «поверхностных» записей необходимо издать приказ по организации, в котором указать, что в связи со сложностью определения точного маршрута при поездках по городу указывать в путевых листах «Поездки по городу». Также необходимо при оформлении нового путевого листа и при его «закрытии» указывать показания спидометра. Что касается водителя, то на нем лежит ответственность по заполнению раздела «Движение горючего» (остатки топлива, приход, расход).

После того как данная «первичка» будет заполнена, бухгалтер должен зарегистрировать ее в специальном журнале учета путевых листов (форма № 8, утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78).

Е. Тихомирова, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное