Расходы по картам экспресс-оплаты

Документ, но без реквизитов

Основными критериями для признания расходов в целях налогообложения прибыли являются:

• экономическая обоснованность;
• документальное подтверждение.

Если с обоснованностью затрат на приобретение карт экспресс-оплаты мало у кого возникали проблемы, то вот именно документальное оформление затрат не внушало доверия чиновникам Минфина.

Так, в письме от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/61 финансисты согласились, что данные расходы имеют непосредственное отношение к основной деятельности, так как являются оплатой услуг связи, а значит, могли бы в принципе относиться к прочим (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Но вот с документальным оформлением у этих затрат не все в порядке, поскольку оно не соответствует требованиям Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В частности, в статье 9 Закона № 129-ФЗ говорится, что все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется учет. Причем для бухгалтерской обработки принимается только та «первичка», которая составлена по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм. Карты же эксперсс-оплаты не соответствуют ни одной из альбомных форм. Да и реквизитов, необходимых для признания карты «первичкой», на ней нет.

На этом основании представители главного финансового ведомства сделали вывод, что, несмотря на обоснованность расходов на оплату телефонных переговоров, фирмам их попросту нечем подтвердить. А значит, уменьшать базу по налогу на прибыль на их сумму нельзя.

Вместе с тем совсем иной точки зрения придерживались арбитры. Примерами положительной судебной практики могут служить постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19 декабря 2005 г. № А28-4833/2005-173/18 и ФАС Западно-Сибирского округа от 11 июня 2003 г. № Ф04/2539-461/А70-2003.

Детализация — всему голова

В недавнем своем письме, посвященном все той же проблеме расходов по экспресс-картам, представители главного финансового ведомства не стали вдаваться в подробности документального оформления подобных затрат. Эту проблему они оставили на откуп самим фирмам, пояснив лишь, что если компания в состоянии подтвердить расходы соответствующими бумагами, то может уменьшить на них базу по налогу на прибыль. Если же с документами возникнут затруднения, то лучше отказаться от признания таких расходов (письмо Минфина от 31 мая 2007 г. № 03-03-06/1/348).

Что же считать документальным подтверждением, которое поможет фирме сэкономить на налоге на прибыль? Прежде всего это детализация телефонных переговоров за конкретный период. Ведь именно сведения о номере абонента, длительности и стоимости разговора являются, по сути, подтверждением реальности затрат. Такую бумагу можно получить в офисе оператора сотовой связи.

Если же это по каким-либо причинам не представляется возможным, то можно попробовать косвенно обосновать расходы. К таким документам относятся, например, список сотрудников, которые могут пользоваться картами экспресс-оплаты; отчеты работника по каждой из карт. Не лишним будет эту процедуру утвердить приказом руководителя по организации.

В том случае, если сотрудник потерял карту экспресс-оплаты, не успев ею воспользоваться, то ему придется возместить фирме материальный ущерб. Компания же, в свою, обязана уплатить налог на прибыль с этой суммы. Ведь возмещение вреда в данной ситуации признается внереализационным доходом на основании пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса.

Датой признания такого дохода является момент признания должником сумм возмещения ущерба (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК).

Д. Поздеев, налоговый консультант — для «Федерального агентства финансовой информации»