Факс значит копия?

Факс значит копия?

20.06.2007

Случаи, когда у бухгалтера нет документов с оригинальной подписью, не так редки. Например, ваш партнер может использовать факсимиле. Или в целях ускорения документооборота он может вам отправить документы по факсу. Однако будут ли иметь такие документы юридическую силу и примут ли их налоговые инспекторы? Или все же лучше настоять на том, чтобы на документах была живая подпись?

Минфин против клише

Руководители крупных фирм прекрасно знают, как это утомительно подписывать целую кипу документов. Дело принимает еще менее приятный оборот, если подпись «президентская»: длинная и с большим количеством завитушек. Казалось бы, лучший выход из этой ситуации — изготовить факсимиле. Поставил штампик вместо подписи, и дело в кармане. Разберемся, так ли это.

Единственное упоминание о факсимиле в нашем законодательстве мы можем найти в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса. В нем сказано, что использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования можно только «в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Отсюда следует, что использовать клише можно только в том случае, если об этом прямо сказано в договоре с партнером. Таково мнение и налоговых органов (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@). Кроме того, налоговики в этом письме подчеркнули, что использовать факсимиле на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые последствия, недопустимо.

Также Минфин против использования факсимиле на налоговых декларациях (письмо от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404). В том же письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.

Свое право на вычет по НДС при получении счета-фактуры, подписанного факсимиле, вы с высокой вероятностью пойдете отстаивать в суд. Причем нельзя с уверенностью сказать, что вас там будет ждать успех. Арбитражная практика на этот счет противоречива. Например, арбитражные суды Московского округа (постановление от 26 апреля 2005 г. № КА-А40/2975-05), Восточно-Сибирского округа (постановление от 6 октября 2005 г. № А19-5465/04-5-Ф02-4848/05-С1), Поволжского округа (постановление от 23 марта 2006 г. № А49-11937/05-521А/17) считают, что налоговое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимиле при составлении счетов-фактур.

Совсем иначе дело обстоит в Дальневосточном округе (постановление от 14 июня 2006 г. № Ф03-А51/06-2/1849). Здесь судьи полностью встали на сторону налоговиков.

Кроме того, имейте в виду, что даже в рамках одного округа суды могут менять свою точку зрения как в одну, так и в другую сторону. Тот же самый ФАС Поволжского округа принял решение о доначислении фирме НДС по счетам-фактурам, оформленным с применением факсимильной подписи (постановление от 2 мая 2006 г. № А72-13055/05-6/738).

Эксперт всегда отличит подделку

Итак, мы выяснили, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур, первичных документов и налоговых деклараций чревато неприятными последствиями. Правда отличить факсимиле от оригинальной подписи невооруженным глазом иногда довольно сложно. Фирмы по изготовлению печатей даже советуют сделать несколько различных клише для того, чтобы лучше имитировать личную подпись: ведь известно, что человек не подписывается каждый раз абсолютно одинаково. Однако имейте в виду, что эксперту (да и просто человеку с наметанным глазом) отличить оригинал от клише не составит никакого труда.

На каких же документах можно с чистой совестью ставить клише? Во-первых, это гражданско-правовые договоры. В соглашении с партнером вы можете прописать возможность использования факсимиле. Правда, многие юристы считают, что само такое соглашение должно быть подписано собственноручно.

Во-вторых, на наш взгляд, можно использовать клише при оформлении счетов на оплату. Ведь счет не является первичным документом. Также не запрещено ставить клише на деловой переписке, а также на других документах, не являющихся первичными и не подразумевающих материальную ответственность.

Факсимиле — правила применения

Если вы решите использовать факсимиле в своей деятельности, необходимо составить инструкцию по его применению. В ней нужно указать лица, ответственные за хранение факсимиле и имеющие право ставить его на документах, а также перечень документов, на которых допустимо ставить факсимиле. Такая инструкция нужна в целях ограничения злоупотреблений при использовании клише. Ведь, как было сказано выше, не каждый сможет с первого взгляда отличить его от оригинальной подписи.

При оформлении же первичных документов и счетов-фактур лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., п. 6 ст. 169 НК).

Налоговые декларации теперь также можно подписывать на основании доверенности (п. 5 ст. 80 НК). Для этого к самой декларации нужно приложить копию такой доверенности.

Гражданский кодекс против факса?

В деятельности фирмы нередко возникают ситуации, когда документ от партнера нужно получить немедленно. Иначе сделка может попросту сорваться. В таких случаях компании обычно используют факс. Дело в том, что не так много фирм использует на сегодня электронно-цифровую подпись. А с помощью факса можно получить документ, на котором есть печать и подпись руководителя. Правда всего лишь в копии.

Разберемся, обладает ли факсовая копия документа юридической силой. Для этого еще раз обратимся к пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса. В ней сказано, что договор в письменной форме может быть также заключен путем обмена копиями такого договора по факсу. Однако в этой статье есть оговорка: договор действителен только в том случае, если можно «достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Сказать однозначно, что договор вы получили именно с факса контрагента практически невозможно. Ведь подделать верхнюю строку, на которой указан номер аппарата отправителя, не составляет никакого труда. А значит, можно сделать вывод, что договор, полученный по факсу, не соответствует нормам гражданского законодательства.

Несмотря на это многие суды принимают в качестве доказательства договоры, полученные по факсу. И считают их составленными в рамках закона.

Для этого в договоре необходимо прописать возможность обмена документами посредством факсимильной связи. Вторым необходимым условием для возможного признания договора является верхняя строчка принятого факса. В ней должны быть указаны следующие реквизиты: наименование передающей организации, дата и время передачи, номер телефона и номер страниц (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. № КГ-А40/6516-02).

Имейте в виду, что налоговики нередко отказываются принимать во внимание договор, полученный фирмой по факсу. И на основании этого могут, например, отказать в подтверждении нулевой ставки НДС. Однако суды в большинстве случаев встают на сторону налогоплательщика. Примером может послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 марта 2006 года № А56-12718/2005. Арбитражный суд Московского округа также сделал вывод, что «представление факсимильной копии контракта налоговым законодательством не запрещено» (постановление от 26 февраля 2003 г. № КА-А40/685-03). Поволжские судьи тоже не против договоров, полученных по факсу (постановление ФАС Поволжского округа от 20 июля 2006 г. № А12-25353/05-С35).

Однако и отношения налоговых органов к факсовым документам не столь однозначно. Например, московские налоговики считают возможным обмен приложениями к договору по факсу (письмо Управления МНС по г. Москве от 15 декабря 2003 г. № 11-14/69018).

Оригинал всегда лучше копии

Теперь рассмотрим отношение судов к счетам-фактурам, полученным по факсу. Шанс, что налоговики примут такой счет-фактуру как достаточное основание для вычета по НДС близок к нулю. Однако в суде отстоять вычет скорее всего удастся.

Например, ФАС Западно-Сибирского округа постановил: «Запрета на предъявление счета-фактуры покупателю путем использования факсимильной связи или какого-либо ограничения ее использования при оформлении счетов-фактур действующим законодательством, в том числе статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации, не предусмотрено» (постановление от 27 февраля 2006 г. № Ф04-599/2006(19980-А27-6)).

Шансы на успешный исход дела увеличатся, если к моменту судебного разбирательства у вас на руках будут оригиналы. А также, если в ходе встречной проверки ваш поставщик предъявит счет-фактуру, аналогичный той, что вы получили по факсу (постановление ФАС Московского округа от 3 марта 2006 г. № КА-А40/853-06).

Теперь рассмотрим, будут ли действительными первичные документы, переданные по факсу. Одним из основных реквизитов первичного документа являются личные подписи должностных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Очевидно, что на факсовом документе оригинальных подписей не будет. Ведь он всего лишь копия.

А значит, законодательство по бухучету на сегодняшний день не приравнивает факсовый документ к подлиннику. Однако, возможно, так будет не всегда. Например, в проекте положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации, подготовленного НСФО, установлено, что «к отражению в бухгалтерском учете могут приниматься также первичные документы, поступившие по факсимильным и электронным каналам связи».

Имейте также в виду, что Налоговый кодекс позволяет учесть расходы по документам, которые не только прямо, но и косвенно могут подтвердить ваши затраты (ст. 252 НК). Однако налоговики вряд ли примут расходы без надлежаще оформленных первичных документов. А судебная практика по этому вопросу, к сожалению, еще не сформировалась.

Итак, делаем вывод. В законодательстве на сегодня четко не прописано использование документов, переданных по факсу. А значит, живая подпись все же гораздо предпочтительней копии. И дабы избежать придирок налоговиков, а также обезопасить себя в суде, лучше обменяться документами с оригинальной подписью. Тем более сделать это можно не только при личной встрече, но и посредством почтового отправления.

Светлана БЛИНОВА

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС Консультант-Плюс.

Обратимся к словарям

Толково-словообразовательный словарь дает следующее определение факсимиле. Это точное воспроизведение каким-либо способом — при помощи фотографии, гравирования и тому подобного — рукописи, документа. Либо результат такого воспроизведения. Прилагательное «факсимиле» означает «точно воспроизведенный».

Клише — это печатная форма из металла, дерева с рельефной копией рисунка, чертежа, плана для воспроизведения их в печати (в полиграфии).

Чаще всего под словом факсимиле мы подразумеваем клише с подписью должностного лица.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное