Кассовый учет денежных документов

Кассовый учет денежных документов

14.05.2007

Авиа- и железнодорожные билеты, телефонные карточки, почтовые марки, путевки для сотрудников, талоны на бензин или питание, проездные билеты и т. д. — все это денежные документы. Причем место для их хранения отведено не где-нибудь, а непосредственно в кассе организации. Эти документы являются лишь суррогатом денежных средств, поскольку их далеко не всегда можно использовать, например, в покрытия кредиторской задолженности, а потому и учет их не совсем стандартный.

Помимо «налички», принадлежащей исключительно фирме, в кассе могут храниться еще ценные бумаги и денежные документы. Остановимся подробнее на присутствующих в кассе денежных документах. Их учет ведется обособленно, причем законодательство накладывает на компании обязанность самостоятельно организовать этот процесс. На то есть прямое указание в пункте 3 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете (от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Примечательно, что, несмотря на всю денежную сущность таких объектов, для них не предусмотрено каких-либо регистров в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утвержден постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88). Однако не стоит, как говорится, изобретать велосипед, поскольку для учета денежных документов вполне можно адаптировать тот же отчет кассира или книгу учета приходных и расходных кассовых ордеров. Главное, чтобы в разработанных регистрах были указаны все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Обратите внимание, разработанные «фирменные» регистры денежных документов в обязательном порядке должны быть утверждены учетной политикой организации. В противном случае все творчество теряет всякий смысл.

Казалось бы, самое страшное уже позади. Ан нет: при поступлении денежных документов в кассу их надо не только зарегистрировать, но и одновременно отразить в учете. Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н) предусмотрено, что для подобных объектов надо открыть субсчет 3 к счету 50 под одноименным названием «Денежные документы». Стоимость таких активов определяется исходя из суммы затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

В бухучет по талонам

Чаще всего бухгалтерам приходится сталкиваться с таким видом денежных документов, как проездные билеты. С бухгалтерским учетом их движения особых проблем быть не должно. Разве что при возврате транспортного талона в кассу может возникнуть вопрос: по какой стоимости его «принимать обратно» от подотчетника? С одной стороны, часть поездок использована… но с другой, как учесть каждую из них и рассчитать стоимость? В данном случае ответ более чем банальный. «Возвратная» цена проездного ничем не будет отличаться от первоначальной. Объяснение этому довольно простое: под отчет выдаются не денежные средства, а именно документ, за который лицо и отчитывается.

Что касается списания затрат на приобретение билета, то его цена относится на себестоимость продукции в конце месяца.

Пример

ООО «Север» купило единый проездной билет на месяц стоимостью 1080 руб. Талон выдан сотруднику, работа которого носит разъездной характер. В середине месяца работник переведен на другую должность, не связанную с разъездами.

В бухгалтерском учете ООО будут сделаны следующие записи:

Дебет 60-1 Кредит 51
— 1080 руб. — оплачен проездной билет;

Дебет 50-3 Кредит 60-1
—1080 руб. — оприходован в кассу денежный документ;

Дебет 71 Кредит 50-3
—1080 руб. — выдан проездной билет сотруднику;

Дебет 50-3 Кредит 71
—1080 руб. — возвращен проездной билет в кассу в связи с переводом сотрудника на другую должность.

В случае, если уже другой сотрудник будет получать проездной, то проводки будут аналогичными.

В конце месяца:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 71
—1080 руб. — списана стоимость проездного билета.

«Проездной» НДС

При покупке транспортного талона к нему обязательно прилагается кассовый чек. Если в нем выделен НДС отдельной строкой, то фирма безболезненно может принять его к вычету. С этим совершенно не спорят чиновники Минфина (письмо от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112). То же правило действует и в случаях, когда проездной приобретен по безналу, поскольку мало того, что в платежном поручении сумма НДС непременно выделяется, но и продавец должен выписать счет-фактуру.

Вместе с тем арбитражная практика вполне допускает, что принять НДС к вычету можно даже, когда налог не выделен (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 апреля 2006 г. № Ф04-1149/2006(21261-А81-35)). Оно и понятно, ведь казна-то свой НДС получила, а значит, как минимум нелогично отказывать компании в более чем заслуженном вычете.

Хотя стоит предупредить, что некоторые судьи все-таки придерживаются иной точки зрения. Яркий тому пример — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 июня 2006 г. № А29-13221/2005а. Однако, даже попав в подобный переплет, рвать на себе волосы не стоит. Финансовые чиновники предлагают на редкость рациональное решение проблемы: спорную сумму НДС можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль (письмо МНС от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995).

Д. Поздеев, налоговый консультант — для «Федерального агентства финансовой информации»

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное