«Обезналичиваем» наличные в подотчете

Обходные пути

Письмо с разъяснениями относительно порядка расходования денежной выручки из кассы организаций появилось в июне прошлого года. Московское ГТУ Банка России в своем творении от 19 июня 2006 г. № 26-13-4-16/40598 указало, что деньги из кассы можно использовать только на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Обойти указания Центробанка, как оказалось, возможно, если использовать корпоративные и зарплатные карты. Дело в том, что оплата товаров, работ или услуг посредством банковских карт считается "инструментом безналичных расчетов" (п. 1.4 гл. 1 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Схема использования каждого из "обходных путей" достойна более пристального внимания.

Путь 1 — корпоративные карты

Деньги с корпоративной карты можно снимать на любые нужды, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Причем сами карты оформляются на конкретных сотрудников, выступающих в роли уполномоченного представителя фирмы. Важно помнить, что так же, как и при открытии любого другого счета, во избежание штрафных санкций компания должна уведомить налоговиков об оформлении такой карты в семидневный срок (п. 2 ст. 23 НК).

В настоящее время кредитные организации предоставляют два основных вида платежных карт: кредитная и дебетовая. В первом случае фирма заключает с банком кредитный договор. Расчеты по таким картам осуществляются за счет денежных средств, предоставляемых банком фактически в качестве кредита. Во втором случае компания открывает в банке специальный карточный счет, на который заранее перечисляет собственные денежные средства. Таким образом, держатель карты может осуществлять по ней расчеты в суммах, лимитированных кредитной организацией.

Потраченные сотрудником "карточные деньги" считаются выданными под отчет. Причем неважно, в какой форме происходили расчеты: безналичной или же наличные деньги были предварительно сняты. В последнем случае работник должен представлять авансовые отчеты и подтверждающие затраты документы.

Корпоративные карточные счета учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". В зависимости от вида валюты перечисление средств на карточный счет отражается в бухгалтерском учете по-разному.

Пример 1

Если на специальный карточный счет перечислена сумма в рублях, то бухгалтер должен сделать запись:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет" Кредит 51 "Расчетный счет"
- с расчетного счета перечислены денежные средства на банковский карточный счет.

Если же была перечислена иностранная валюта, то в бухгалтерском учете делают проводку:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет" Кредит 52 "Валютный счет"
- с валютного счета перечислены денежные средства на банковский карточный счет.

В случае открытия банковской карты в иностранной валюте следует иметь в виду, что денежные средства, находящиеся на специальном карточном счете, должны переоцениваться:
- на дату совершения операции (в целях налогообложения), ведь курсовые разницы имеют свое отражение при расчете базы по налогу на прибыль, разумеется, если приобретенная валюта была потрачена для служебных целей (ст. 252 НК). Важно также отметить, что для целей налогового учета курсовые разницы учитываются как внереализационные доходы (расходы);
- на дату составления бухгалтерской отчетности (п. 8 ПБУ 3/2006). В бухгалтерском же учете они отражаются как прочие доходы или расходы и учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Обслуживание кредитными организациями карточного счета фирмы производится не бесплатно. В бухгалтерском учете сумма взимаемого банком вознаграждения отражается в составе прочих расходов и учитывается по дебету одноименного счета 91-2.

Если выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, а работник не представил авансовые отчеты и подтверждающие затраты документы, то он обязан их возместить. Возмещение может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу, либо организация удерживает эту сумму из его заработной платы.

Пример 2

Бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом" Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"
- отражено не подтвержденное первичными документами списание наличных денег со специального карточного счета.

Путь 2 — зарплатные карты

В случае оформления своим работникам зарплатных карт организация так же заключает договор с кредитной организацией. В свою очередь банк открывает карточный счет на каждого сотрудника, на который в дальнейшем будет перечисляться его оплата труда, изготавливает и выдает сотрудникам организации их зарплатные карты.

После зачисления заработной платы на карточку работник самостоятельно обналичивает ее и распоряжается деньгами по своему усмотрению. В том числе он может использовать их и на нужды организации. Например, на приобретение за счет собственных средств канцелярских товаров.

Для возмещения израсходованных денег, обычно пишут служебную записку и прикладывают к ней подтверждающие расход документы. В этой ситуации важно, чтобы все документы были оформлены на организацию. Тогда полученное возмещение будет являться компенсацией, а не подотчетной суммой. В бухгалтерском учете такая операция отражается на счете 73 "Расчет с персоналом по прочим операциям". Возместить же расходы сотрудника можно, перечислив нужную сумму вместе с заработной платой. При этом в налогообложении данные расходы признаются уменьшающими базу по налогу на прибыль, а НДФЛ и "зарплатные" налоги платить не придется.

Подводные камни

Помимо возникающих сложностей в оформлении и учете денежных средств, использование банковских карт имеет ряд недостатков.

Недостаток 1. Центральный банк требует, чтобы кредитные организации с особым пристрастием контролировали карточные счета, если по ним ежедневно проводятся операции с полным обнулением счета. По мнению Центробанка, такие операции относятся к необычным сделкам и подозреваются в обналичивании денежных средств, а потому требуют от банка повышенного внимания (п. 8.3 письма ЦБ РФ от 13 июля 2005 г. № 99-Т). Ответственность за ненадлежащее использование корпоративной карты несет организация, на чье имя открыт специальный карточный счет.

Недостаток 2. Включение возмещаемых сумм в заработную плату противоречит целям, на которые используются банковские карты. Ведь заработная плата — это вознаграждение за труд и никакие возмещения понесенных расходов в ней не учитываются.

Недостаток 3. Если приобретение ценностей осуществлялось сотрудником на денежные средства с зарплатной карточки, а формально задание на это не давалось, то получается, что работник приобрел МЦ по собственной инициативе и перепродал их организации как свое личное имущество. Следовательно, операцию нужно расценивать как приобретение у работника ценностей по договору купли-продажи.

Конечно, НДФЛ удерживать не придется, но доход от продажи имущества увеличит совокупный доход сотрудника. В дальнейшем он будет уменьшен на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК). По окончании года работнику нужно будет сдать налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК).

В свою очередь бухгалтер должен отразить сумму возмещения в налоговой карточке работника (форма № 1-НДФЛ). Доходы, выплаченные физическому лицу от продажи любого имущества, принадлежащего ему на праве собственности, указываются в разделе 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами". В справке о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) эти суммы отражаются также в разделе 7 "Доходы от продажи имущества".

Вместе с тем покупка МЦ у сотрудника является объектом обложения НДС. Но зачесть налог организация не вправе, так как продавцом товара будет выступать физическое лицо, которое НДС не платит.

Что касается налога на прибыль, то уменьшить налогооблагаемую базу на сумму возмещения нельзя, так как расход не отвечает требованиям статьи 252 Налогового кодекса, в частности, не имеет документального подтверждения.

Судебная практика

Остается подчеркнуть еще один момент. Даже если фирма решит-таки отказаться от "карточных" игр и по старинке будет использовать деньги из кассы, то ответственность за нецелевое расходование наличных денежных средств ни в Налоговом кодексе, ни в Кодексе об административных нарушениях не прописана.

Однако прецедент был. В Арбитражном суде города Санкт-Петербурга и Ленинградской области сотрудникам МИФНС № 8 удалось отстоять свою правоту и оштрафовать некую фирму по статье 15.1 КоАП за игнорирование указания Центробанка (решение от 30 октября 2006 г. № А56-25450/2006).

Дело в том, что данная компания использовала наличные средства из кассы на закупку товаров. Между тем разрешение банка на использование наличных в целях расчета с поставщиками организация не имела. В суде налоговики настаивали на том, что, используя выручку из кассы, ООО фактически уклонялась от сдачи наличных в банк сверх установленного лимита остатка. Суд первой инстанции поддержал позицию налоговиков. Однако после подачи фирмой апелляционной жалобы 13-й Арбитражный апелляционный суд признал незаконным постановление инспекции о наложении штрафа и отменил решение суда первой инстанции. Таким образом, фирмы получили право выбора: обходить острые углы или искать правду в суде.

М. Лоскутова, обозреватель "Федерального агентства финансовой информации"