Культура налоговых регистров

Бухгалтера, которые только начинают вести налоговый учет, могут не знать о главном подвохе, который таят в себе компьютерные программы, – невесть откуда берущихся в декларации цифрах. Однако история, случившаяся в начале 2006 года, когда ошибка в компьютерной программе привела к ошибкам в декларациях, доказывает, что к работе с приложениями надо относиться с предельным вниманием. Тогда всем пользователям пришлось срочно подавать «уточненки», поскольку по данным деклараций бюджет сильно задолжал большому количеству фирм. И если в этом недоразумении были виновны разработчики компьютерных программ (несут ли они ответственность за подобные действия, читайте на стр. 72), то большинство повседневных ошибок случается в основном по незнанию бухгалтера. Причем допустить промахи можно независимо от того, какой вариант заполнения декларации выбрала бухгалтерия.

Регистры разные – ошибки одинаковые

Прежде чем обсудить преимущества и недостатки работы с компьютерными программами важно обговорить, что рассчитывать налог на прибыль можно двумя способами – на основе регистров бухучета или пользоваться налоговыми регистрами. Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. При этом первому способу отдают предпочтение гораздо большее количество специалистов, ведь это привычная для бухгалтера система учета с применением бухгалтерских проводок и для нее имеются бухгалтерские компьютерные программы. Но, по сути, налоговая декларация в этом случае собирается на основе черновиков, в качестве которых выступают бухгалтерские регистры с ручными надписями-пояснениями. Ими могут быть оборотные ведомости, оборотный баланс и так далее, или делаются дополнительные ехсеl-таблицы, как правило, без названий, расшифровок подписей и других обязательных реквизитов, предъявляемых к первичному учетному документу.

Типичная ошибка, которую делают бухгалтеры, рассчитывая налог на прибыль на основе регистров бухучета, заключается в том, что специалист, ведущий учет с применением бухгалтерской программы, уверен в правильном распределении позиций в налоговой декларации, организованным компьютерным специалистом. На самом деле и стандартная, и доработанная компьютерная программа далеки от возможности учета множества нюансов и постоянных изменений в налоговом учете. Например, стоимость материально-производственных запасов, полученная в результате демонтажа основных средств, рассчитываемая в налоговом учете в размере налога с полученного в результате этой операции внереализационного дохода, в общем-то, не имеет вариантов отражения в бухучете. Ее придется отразить в регистре налогового учета по своей, расчетной стоимости, в бухучете – по рыночной стоимости. Сложность учета состоит в том, что списание этого материала в производство или на общехозяйственные нужды может быть осуществлено лишь через определенный период – и год, и два, и три, когда и специалист может быть другой или программа поменялась.

Вариант, когда декларация по налогу на прибыль собирается из отдельных налоговых регистров по участкам учета, гораздо выгоднее для бухгалтерии, несмотря на то, что система учета непривычна для бухгалтера. В институтах и на курсах этому не учат, так как система индивидуальна для каждого предприятия, а для адаптации к формам регистров, как показывает практика разработки системы налогового учета, требуется от одного до двух отчетных периодов. Но когда трудозатраты распределяются между всеми, составлять декларацию гораздо удобнее. Например, бухгалтер-материалист ведет два налоговых регистра – «Регистр по списанию материально-производственных запасов» и «Регистр прочих материальных расходов», бухгалтер-расчетчик ведет «Регистр начисления ФОТ и отчислений с ФОТ» и «Регистр учета расходов по добровольному страхояванию работников». Однако и в этой ситуации бухгалтера могут допустить те же ошибки в работе с компьютерными программами.

Программист и бухгалтер

Главное заблуждение в заполнении регистров с использованием стандартной компьютерной программы заключается в том, что бухгалтер, потратив много времени и бумаги на распечатку, не сомневается в том, что он все правильно сделал. Он уверен в себе, потому что декларация сформирована с использованием стандартной, а значит, проработанной специалистами программы, – «так делают все». А ведь большинство бухгалтерских программ в отношении налогового учета позволяет просто перепечатать все хозяйственные операции в табличном виде под новым названием «Налоговый регистр». При желании можно распечатать и «Регистр по расчету незавершенного производства» и «Регистр–расчет транспортных расходов», но, скорее всего, они будут пустыми или с непонятно откуда взявшимися цифрами. Эти регистры требуют вмешательства и специалиста по программе и специалиста по налоговому учету.

На самом деле законодательство предписывает дополнять необходимыми реквизитами регистры бухгалтерского учета, а не перепечатывать, копировать информацию из них, формируя тем самым регистры налогового учета, или вести самостоятельные регистры налогового учета (3-й абзац статьи 313 НК). Инструкция по заполнению налоговой декларации по налогу на прибыль, применявшаяся до 2006 года, напрямую требовала от налогоплательщика заполнения той или иной строки по данным соответствующего специального налогового регистра. К сожалению, чаще всего на практике происходит следующее: специалист по программе дает советы, как можно сделать, чтобы легко сформировать нужную выходную форму. Причем «нужную» форму тоже предлагает он. В результате неспециалист подтягивается к нуждам предприятия, а предприятие опускается до уровня и знаний программиста в этой области. А распечатка «налоговых регистров» идет без ссылки на источник информации – первичный документ, бухгалтерский счет, что, в свою очередь, еще больше вызывает сомнения о необходимости такого документа.

Алгоритм налогового учета

Основы организации налогового учета, конечно, закладываются еще в бухгалтерском учете. На практике, как правило, используют два варианта. Первый – на основе углубления аналитики. Например, счет 01 «Основные средства», кроме распределения по основным видам – «ВТ», «Здания» и др., может быть дополнен аналитикой «Безвозмездно полученные основные средства», «Основные средства, полученные от учредителей» и так далее. И второй – на основе добавления субсчетов: например, счет 20 «Основное производство» добавляется субсчетом 20.1 и 20.2, на счет 20.1 списываются «прямые» расходы, а на субсчет 20.2 списываются «косвенные» расходы; командировочные расходы в пределах норм относятся на субсчет 26.1, сверх норм – на субсчет 26.2 и т. д.

Правила оформления налоговых регистров, обязательные реквизиты которых обозначены, изложены в ст. 313 НК. Это наименование, период (дата) составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении, наименование хозяйственных операций, подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров. Конечно, не все хозяйственные операции по-разному трактуются в бухгалтерском и налоговом учете. Это относится и к доходам, и к расходам. Поэтому законом и предусмотрена возможность применения дополнительных реквизитов, в том числе подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за составление налоговых регистров. В то время как в бухгалтерских регистрах это, как правило, не предусматривается, так как один счет могут вести несколько человек. Не все реквизиты можно ввести в бухучете, например: период начисления процентов, дата появления сомниятельной дебиторской задолженности, количество календарных дней действия договора страхования в отчетном периоде и многое другое.

В идеале, при заполнении декларации по налогу на прибыль, часть данных можно получить напрямую, без корректировки и опаски искажения с помощью бухгалтерской программы. Например: доходы по основным видам деятельности, амортизацию по налоговому учету, расходы в пределах и сверх норм. Другую недостающую информацию можно скорректировать, настроив соответствующим образом бухгалтерскую программу. Например: прочие материальные и общехозяйственные расходы в доле, относящейся к производственным и непроизводственным затратам. Остальные данные придется настраивать отдельно от бухучета, то есть самостоятельно, например: расчет процентов по кредиту, расходы по страхованию. Этот алгоритм составления декларации по налогу на прибыль позволит избежать типичных ошибок и лучше освоить правила налогового учета.

Редакция благодарит Независимую консалтинговую группу «Эллада» за содействие в получении информации.

Ирина КИСЕЛЕВА