Залог точного учета представительских расходов

Не все то, что для партнера

Такие траты считаются представительскими, поскольку связаны с приемом и обслуживанием представителей других компаний, которые участвуют в переговорах для установления и поддержания сотрудничества. Это могут быть и траты на прием собственников фирмы, прибывших на заседание совета директоров (правления).

В соответствии с пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса, к представительским относят затраты:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Данный перечень представительских расходов является закрытым, поэтому затраты, например, на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. Значит, данные расходы облагаемую прибыль фирмы не уменьшают, впрочем как и траты на покупку сувениров как для иностранных, так и для отечественных партнеров.

В то же время, например, расходы на покупку спиртного можно учесть в налоговых расходах (письмо Минфина от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136). Ведь они попадают в разряд затрат по «проведению официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия)». Причем Налоговый кодекс не ставит порядок учета данных расходов в зависимость от того, каких конкретно представителей (иностранной или отечественной компании) принимает фирма. Поэтому и затраты на оплату спиртного для сотрудников российских компаний также могут быть включены в налоговые расходы принимающей фирмы.

Аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее, отмечают эксперты журнала «Нормативные акты для бухгалтера». К тому же финансисты считают, что расходы на покупку спиртных напитков учитывают «в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)».

Гражданский кодекс под обычаем делового оборота понимает «сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе» (ст. 5 ГК). Об этом говорится в письме Минфина от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49. Поскольку такое понятие довольно «размытое», то решать, сколько бутылок спиртного принято выпивать на переговорах следуя «обычаям делового оборота», каждому бухгалтеру придется самостоятельно.

Нюансы оформления и учета

Правильно оформить «представительские» расходы очень важно. Ведь к учету принимают только документально подтвержденные затраты, поэтому чем больше бумаг будет оформлено, тем меньше вероятность тех или иных споров с налоговой инспекцией.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование денег, должен утвердить руководитель фирмы своим приказом.

После каждого приема делегации лицо, которое ответственно за оформление представительских расходов, должно составить отчет. В нем указывают дату и место проведения приема, его программу, перечень приглашенных лиц, представителей организации, участвовавших в приеме, и сумму потраченных средств.

По окончании приема работник, ответственный за расходование средств, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему следует приложить все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т. д.).

В бухгалтерском учете такие затраты полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговую себестоимость их списывают только в пределах нормы, которая составляет 4 процента от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК). Сумма, превышающая этот норматив, в прочих расходах не учитывается.

НДС по «представительским» расходам, который учитывается при налогообложении прибыли, принимают к вычету в обычном порядке. А вот сумму налога по сверхнормативным расходам придется списать за счет собственных средств фирмы.

Пример

В III квартале 2006 года ООО «Верна» потратило на проведение обедов и фуршетов представителей партнера 35 400 руб. (в том числе НДС – 5400 руб.).

Для организации отдыха сотрудников другой фирмы сотрудник «Верны» также приобрел билеты в театр. Стоимость билетов – 8000 руб.

Расходы фирмы на оплату труда за 9 месяцев 2006 года составили 650 000 руб.

Затраты на проведение обедов и фуршетов в сумме 30 000 руб. (35 400 – 5400) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.

В налоговом учете такие затраты учитывают в составе прочих расходов в сумме, не превышающей:

650 000 руб. х 4% = 26 000 руб.

Оставшаяся сумма затрат на проведение обедов и фуршетов в составе налоговых расходов не учитывается. Эта сумма составит:

35 400 – 5400 – 26 000 = 4000 руб.

Сумма НДС, которую можно принять к вычету, составит:

26 000 руб. х 18% = 4680 руб.

Сумма НДС, которую фирма должна списать за счет собственных средств (то есть без уменьшения облагаемой прибыли), составит:

5400 – 4680 = 720 руб.

Затраты на покупку театральных билетов (8000 руб.) представительскими расходами не являются. В бухгалтерском учете стоимость билетов отражают в составе внереализационных расходов. В налоговом учете такие расходы не отражаются, так как они не уменьшают облагаемую прибыль.

К. Рябцев, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»