Бухгалтерская аккуратность в электронном виде

Бухгалтерская аккуратность в электронном виде

04.09.2006

Для бухгалтеров общение по электронной почте стало неотъемлемой частью дня: в бухгалтерию пишет и менеджер, и контрагент, и руководитель. О том, как грамотно организовать работу с электронной корреспонденцией, рассказал Глеб Архангельский, руководитель компании «Организация Времени» и создатель российского тайм-менеджерского сообщества.

Передовые технологии

Появление интернета открыло перед бухгалтерами массу возможностей. Установив определенную программу, не сходя с рабочего места можно узнать о поправках в законодательстве и прочитать разъяснения Минфина и ФНС. С помощью новых технологий не обязательно даже ходить в налоговую инспекцию, для того чтобы сдать отчетность – достаточно отправить декларации в электронном виде. Кроме того, зарегистрировав личный почтовый ящик в компьютере, можно общаться с контрагентами фирмы, поставщиками и менеджерами из своей же конторы.

Однако при этом возможности некоторых программ остаются для бухгалтеров пока не изведанными. К примеру, не многие задумываются, что при помощи электронных сообщений можно не только общаться, но и существенно экономить время на обсуждении тех или иных рабочих вопросов. Бухгалтеры, в основном, пользуются элементарными задачами электронной почты, а сложные и важные вопросы предпочитают решать при личной встрече, отрываясь от бухучета. Этого, по словам Глеба Архангельского, можно избежать, если грамотно настроить работу своего электронного почтового ящика.

Доставка почты вручную

Как правило, в электронных ящиках у бухгалтеров хранится до 1000 писем, а то и больше. И приходя на работу, сотрудники первым делом проверяют новые сообщения или занимаются поисками вчерашнего, но очень актуального письма. В любом случае приходится пробираться через дебри устаревшей и иногда вовсе не нужной информации. Потому что в Outlook (а большинство офисов пользуются различными версиями именно этой программы) новые сообщения в обычном режиме загружаются раз в несколько минут, и это очень неудобно.

Поменять стиль работы с почтой очень просто. Чтобы на проверку писем уходило минимум рабочего времени, пользователю необходимо отключить функцию автоматической доставки писем. Без нее работать гораздо удобнее.

– Представьте, что бухгалтер занимается расчетом налогов и тут в поле его зрения появляется конвертик, который оповещает «хозяина» о доставке нового письма. – привел пример Глеб Архангельский. – В этом случае, как правило, срабатывает простое любопытство или же боязнь пропустить важное сообщение, и человек, бросив свою работу, начинает копаться в своем почтовом ящике в поисках нового письма. А послание оказывается ненужной рекламой. Именно поэтому всем бухгалтерам я советую отключить эту функцию.

Чтобы сделать это, надо кликнуть левой кнопкой мыши на вкладку «Сервис», выбрать из предложенных вариантов пункт «Параметры». На экране появится окно с несколькими вкладками, из которых следует выбрать пункт «Доставка почты». В появившемся поле необходимо убрать галочку напротив строки «Проверять наличие новых сообщений каждые...».

– Гораздо эффективнее и проще проверять почту вручную при помощи кнопки «Доставить почту», – продолжает Глеб. – Это поможет бухгалтеру избавить себя от постоянного чувства тревоги и ожидания новых сообщений, так как он сможет сам контролировать процесс доставки корреспонденции, причем тогда, когда ему это удобно.

Все по полочкам

Следующим шагом на пути к эффективной работе с электронной почтой является классификация сообщений, которые в ней хранятся.

– Для этого надо определить, какие из писем важны и актуальны на данный момент, – пояснил Глеб. – Срочную информацию лучше всего оставить в папке «Входящие». В идеале в ней должно храниться не более 15 сообщений. Всю остальную корреспонденцию нужно разделить и поместить в три другие папки.

Создать их можно следующим образом. Нужно кликнуть правой кнопкой мыши на папку «Входящие», выбрать пункт «Создать новую папку», и присвоить ей название. Первую из таких папок Глеб советует назвать «Ежедневный контроль». В ней должны храниться сообщения, ответ на которые может подождать день–два, например заявки менеджеров на оформление товарных накладных. Причем в ней должно быть не более 40 сообщений. Находящиеся в ней письма надо просматривать раз в день.

– В противном случае вы рискуете вернуться к старым разборам завалов, – заметил Глеб.

Вторая папка должна называться «Еженедельный контроль». Сюда нужно складывать информацию, которая имеет меньшую актуальность. Например, какие-то сведения вы получили уже сейчас, но понадобятся они вам только при составлении квартального отчета. Здесь может храниться до 100 сообщений, и проверять их нужно раз в неделю.

Учитывая специфику налогового учета, консультант по пользованию Outlook порекомендовал не уда- лять даже завершенную переписку. Для нее следует создать еще один отсек – «Архив», – в котором может быть 5–7 подпапок. Каждая из них для удобства может быть названа в соответствии с той информацией, которая в ней содержится. Например, «Поставщики» или «Налоговая инспекция». Как показывает практика бухучета, и устаревшая информация может пригодиться. Например, в случае если в документах будет допущена ошибка, с помощью архива почты можно доказать, что недоразумение произошло по вине того, кто прислал бухгалтеру неправильную информацию.

Помимо сортировки корреспонденции по разным тематическим папкам, в Outlook можно помечать письма, которые имеют для бухгалтера особую важность и срочность. Для этого надо кликнуть правой кнопкой мыши на сообщение. Появится таблица, из которой вам нужно выбрать графу «Отметить к исполнению». Нажмите на эту кнопку, и вы увидите календарь. В нем можно выбрать день, в который необходимо ответить на письмо или когда вопрос должен быть решен. В результате напротив сообщения появится красный флажок, который будет служить напоминанием. А в назначенный вами день, название письма и имя адресата будут окрашены в красный цвет.

Чтобы сделать работу с электронной почтой еще более комфортной, Глеб Архангельский посоветовал проверять виртуальный ящик не в начале дня, как поступают 99 процентов работающего населения, а в конце или перед обедом.

– Не надо тратить утренние часы, когда вы полны энергии, на разбор сообщений. И не бойтесь пропустить важное послание, ведь для особо срочной информации есть телефон. Помните, что электронная почта призвана облегчать вашу работу, а не усложнять.

Елена КОВАЛИШИНА

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное