«Дорожная история» для столичного бухгалтера

«Дорожная история» для столичного бухгалтера

23.08.2006

Компенсация за проезд или доставка до места работы и обратно на специальном транспорте – большой плюс для фирмы при поиске новых сотрудников, но лишняя работа для бухгалтера. Как счетному работнику поменьше маяться с этими затратами, Минфин объяснил в письме от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/110.

Курьеры, вперед!

Сотрудники, постоянно разъезжающие по городу по делам фирмы, должны требовать компенсацию проезда. Суммы возмещения не облагают налогами, они составляют расходы компании (письмо Минфина от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112). С учетом того, что покрытие транспортных расходов вызвано производственной необходимостью, эти выплаты не могут быть признаны экономической выгодой работника и соответственно представлять собой объект налогообложения по НДФЛ (ст. 41 НК).

Анализ арбитражной практики показывает, что такой точки зрения придерживаются и судьи. В постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 14 февраля 2005 г. № КА-А40/253-05 сказано, что денежные средства, затраченные фирмой на возмещение расходов сотрудников на служебные поездки, нельзя относить к доходам физических лиц. Что же касается ЕСН, то Налоговым кодексом установлено: если компания оплачивает проезд работников, осуществляемый ими в целях выполнения своих обязанностей, суммы такой оплаты не облагают ЕСН (ст. 237 НК).

Точно так же обстоит дело и с предприятиями, использующими упрощенную систему налогообложения. Если в должностной инструкции работника указано, что деятельность данного лица носит разъездной характер (например, бухгалтера или курьера), то денежные средства, выдаваемые ему под отчет для проезда в черте города, налогообложению не подлежат (письмо Минфина от 25 апреля 2005 г. № 03-03-02-04/1/102).

Как же отразить эти выплаты в бухгалтерском учете? Затраты на компенсацию проезда работников по делам фирмы носят производственный характер и входят в состав расходов предприятия по обычным видам деятельности с включением в себестоимость проданных товаров, работ и услуг (ПБУ 10/99). Датой признания их в бухгалтерском учете будет день выплаты соответствующих денежных сумм из кассы компании на основании распоряжения руководителя. Как правило, такая дата приходится на последний день месяца (например, окончание срока действия проездного билета).

Также компания может возместить сотруднику расходы на проезд на личном автомобиле (на бензин). В данном случае бухгалтеру необходимо помнить, что существуют определенные нормы для этих выплат. То есть базу по налогу на прибыль можно будет уменьшить только на нормированный размер компенсации. Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками (кроме оплаты труда и «подотчетников») предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример

Менеджер ООО «Карусель» Иванов использует в служебных целях личный автомобиль. Сотруднику на основании приказа руководителя выплачивают ежемесячную компенсацию в сумме 2100 руб. Рабочий объем двигателя автомобиля составляет 1800 кубических сантиметров. Компенсацию Иванов получает через кассу фирмы.

Норма компенсации для легковых автомобилей с рабочим двигателем 2000 кубических сантиметров включительно составляет 1200 руб. в месяц (постановление правительства от 8 февраля 2002 г. № 92). В налоговом учете сверхнормативные расходы на выплату компенсации не учитывают в целях налогообложения прибыли (п. 38 ст. 270 НК).

Дебет 20 Кредит 73

– 2100 руб. – начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях;

Дебет 73 Кредит 68

– 117 руб. ((2100 руб. – 1200 руб.) x 13%) – удержан НДФЛ из сверхнормативной выплаты работнику;

Дебет 73 Кредит 50

– 1983 руб. (2100 – 117) – выданы из кассы денежные средства работнику;

Дебет 99-3 Кредит 68

– 216 руб. (900 руб. і 24%) – отражено постоянное налоговое обязательство (его определяют как произведение сверхнормативных расходов и ставки налога на прибыль (п. 7 ПБУ 18/02)).

Договор дороже денег

При составлении трудового договора кадровик или юрист обязательно должен проконсультироваться с бухгалтером, дабы избежать лишних проблем с налоговиками. Так, если в документе не указано, что работников доставляет на место специальный транспорт, фирма не сможет учитывать эти расходы при расчете налога на прибыть. Не поможет и то, что сотрудники не могут добраться другим способом. Об этом сообщает Минфин в письме от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/434, ссылаясь на пункт 26 статьи 270 Налогового кодекса. В документе объясняют, что при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда до работы и обратно, если это не предусмотрено трудовыми договорами.

Иначе обстоит дело с ЕСН и НДФЛ. Затраты, не уменьшающие налог на прибыль, не признают объектом налогообложения для единого социального налога (ст. 236 НК). Чиновники решили, что если расходы на проезд связаны с производственной необходимостью и невозможностью самостоятельно добраться на работу, то они не представляют собой экономическую выгоду. Соответственно трудящиеся не должны платить налог на доходы.

Если же в трудовых договорах, заключенных работодателем с сотрудниками, предусмотрена компенсация оплаты стоимости проезда и для этих целей фирма решит заключить договор с транспортной компанией, то у организации-работодателя возникнут серьезные трудности. Чиновники в своем письме от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/110 указали, что в данном случае предприятие оплачивает услуги, которыми пользуются работники. В соответствии с пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса объектом налогообложения по ЕСН признают выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым договорам. Для этого необходимо соблюсти два условия. Пер- вое – эти суммы должны уменьшать базу по налогу на прибыль. Второе – их должны платить за выполнение работ или оказание услуг. В этом случае они попадают под ЕСН и пенсионные взносы (ст. 237 НК). Кроме того, при расчете суммы оплаты доставки людей к месту работы, включаемой в налоговую базу по отдельному работнику, следует вести персонифицированный учет сотрудников, пользующихся указанной услугой.

Фирма также должна будет удержать НДФЛ с перечислений в пользу транспортной компании, так как, согласно статье 211 Налогового кодекса, оплата проезда сотрудников на работу и обратно представляет собой их доход, полученный в натуральной форме. Каких-либо исключений для оплаты транспортных услуг в статье 217 главного налогового документа не предусмотрено. Однако чиновники Минфина почему-то забыли, что компенсации от налогов освобождены (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК).

Оформление проезда

И в заключение надо отметить, что компенсация сотрудникам расходов на поездки в городском транспорте либо при использовании личного автомобиля возможна только в том случае, если фирма документально подтвердит служебный характер затрат. При этом оплата может происходить на основании приказа или распоряжения компании, направившей работника для исполнения служебных обязанностей вне места основной работы.

К указанным документам необходимо приложить разовые или месячные проездные билеты. Если таковых нет, можно использовать маршрутный лист, заверенный печатями и подписями организаций, которые посещал сотрудник, и утвержденный руководителем фирмы (письмо УФНС по г. Москве от 15 октября 2004 г. № 28-11/66490; текст докумен-та вы найдете в справочной правовой системе КонсультантПлюс).

В бухгалтерском учете при начислении компенсации нужно составлять справки и выписывать расходный кассовый ордер при выплате через кассу. Главное, не забудьте в трудовом договоре указать право работников на возмещение сумм, затра- ченных на проезд. Иначе налоговики смогут их оспорить.

Ю. Горбик

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное