Одним росчерком пера

Одним росчерком пера

04.08.2006

Как правило, руководитель компании человек занятой. Текущих проблем у него хватает. Бывает, и в командировку съездить надо. У бухгалтера же свои заботы. Сдача отчетности – одна из главных. А как это сделать без подписи начальника? Своим опытом выхода из столь щекотливого положения поделилась бухгалтер Евгения Юрьева.

«Как это часто бывает на нашей фирме, руководитель “отбыл” по делам в загранкомандировку. При этом он никого не предупредил и не оформил приказ на временное исполнение обязанностей. Но декларации за первый квартал сдавать нужно, время не ждет. Мне очень не хотелось “проворонить” сроки сдачи и “налететь” на штраф. Ведь он составляет 5 процентов от суммы налога, подлежащей уплате. Об этом сказано в пункте 1 статьи 119 Налогового кодекса. Пришлось искать выход из положения.

Конечно, нашлись “добрые” люди. Они мне посоветовали подделать директорскую подпись. Однако я на это не решилась, ведь руководитель у нас строгий. Ему вряд ли понравится такое самоуправство. Кроме того, такие действия караются по закону (п. 3 ст. 159 и п. 1 ст. 327 УК РФ). Хотя по опыту “боевых” товарищей знаю, что в большинстве случаев инспекторы не сравнивают автографы с оригиналом, и поэтому такой вариант практически всегда “проходит”.

Тогда главбух поставил на декларациях факсимильную подпись директора и отправил меня в налоговую инспекцию. После того как проверяющий изучил поданные ему декларации, он произнес весьма неприятную фразу: “На документах роспись факсимильная, мы с таким автографом не принимаем”».

От редакции

Гражданское законодательство позволяет визировать документы с помощью факсимиле (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Правда, это допускается только по соглашению сторон сделки. Что касается Налогового кодекса, то он не запрещает ставить на отчетности факсимильную подпись, однако и разрешения на ее использование не дает. В связи с этим приходится довольствоваться разъяснениями чиновников. Так, в письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@ инспекторы запретили использовать факсимильный оттиск на доверенностях, платежных документах и других бумагах, которые имеют финансовые последствия. А работники Минфина России поддержали данную точку зрения. Они указали, что налоговым законодательством не предусмотрено использование аналогов собственноручного автографа, за исключением электронной цифровой подписи (письмо от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404). К слову сказать, в судебной практике споры о том, правомерно ли проставлять факсимиле на отчетности, еще не рассматривались. Правда, инспекторы не раз подавали в суд на организации, которые использовали такой оттиск на счетах-фактурах. Справедливости ради оговоримся, что однозначного мнения по этому вопросу у арбитров нет. В некоторых случаях они встают на сторону компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 1 июня 2005 г. по делу № Ф04-3163/ 2005(11544-А46-3)), в других же принимают сторону инспекции (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 20 июля 2005 г. по делу № А19-2073/05-5-Ф02-3384/05-С1). Однако если в зале суда фирма представит документы, заверенные надлежащим образом, служители Фемиды ее поддержат (постановление ФАС Поволжского округа от 21 апреля 2005 г. по делу № А55-13067/ 2004-34).

«Получив “от ворот поворот”, я решила использовать возможность, которую дает доверенность на право сдачи отчетности. Наши налоговики всегда ее требуют, если декларации сдает не главный бухгалтер, а другой сотрудник. Я решила, что как представителю компании мне не возбраняется подписать документы самой.

Сделав это, я попытала счастья во второй раз. Однако отчет у меня проверяющий опять не принял, сказав, что уполномоченный может лишь сдавать декларации, а не подписывать их».

От редакции

Уполномоченный представитель, действующий на основании доверенности, не может подписывать налоговую и бухгалтерскую отчетность фирмы. Об этом сказано в любом из Порядков заполнения налоговых деклараций. Там говорится, что удостоверять полноту и достоверность сведений, которые содержатся в отчетности, могут только руководитель и главный бухгалтер. Заметим, что если последнего на фирме нет, то вместо него подписывается бухгалтер, который ведет в компании бухгалтерский учет. Это может быть как штатный, так и приглашенный специалист. Если же учет ведется лично руководителем организации, то по строке “Главный бухгалтер” проставляется подпись руководителя. С этим полностью согласны и чиновники Минфина. Об этом они сообщили в письме от 20 октября 2005 г. № 03-02-07/1-274.

«В конце концов я послала “зафаксимиленные” декларации по почте, решив, что инспекторам придется принять отчетность. И днем сдачи будет считаться день отправления заказного письма. При камеральной проверке проблем возникнуть не должно, поскольку, приехав, руководитель подпишет наш экземпляр отчетности и тем самым одобрит ее. Кроме того, если у проверяющих возникнут вопросы, они должны будут выслать уведомление с требованием внести изменения. По опыту знаю, что приходит такой документ не раньше чем через месяц. А к этому времени руководитель уже будет на месте, подпишет отчет, и я просто подам уточненную декларацию».

От редакции

Более подробно о проблемах, которые могут возникнуть при сдаче «уточненки», мы рассказали в этом же номере в статье «Разберемся с "уточненкой"».

«Из всей этой истории со сдачей отчетности я сделала для себя некоторые выводы. Теперь у меня есть запас чистых бланков с подписью генерального. И если директора нет или время поджимает, а он занят, то бегать за ним мне не надо.

Кроме того, теперь, когда руководитель уезжает в командировку (или уходит в отпуск), он издает приказ, в котором назначает временно исполняющего обязанности генерального директора. Это либо его заместитель, либо финансовый директор. Они-то и подписывают отчетность. В результате на документах имеется законная подпись и факсимиле использовать не нужно.

Хочу дать совет всем бухгалтерам. Для того чтобы налоговые работники не придирались к вам и не “гоняли” по сто раз, к декларациям нужно прикладывать копию вышеупомянутого приказа. Ведь, когда инспектор вводит информацию в компьютер, фамилия директора высвечивается автоматически. Поэтому, заметив несовпадение, проверяющий потребует документ, который подтверждает полномочия подписавшегося человека».

От редакции

Если директор уехал, не издав специального приказа, отчаиваться не нужно. Ведь порядок замещения руководителя часто бывает предусмотрен в уставе компании. Если это так, то доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора можно такими документами:

  • нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, в которой сказано, кто руководит организацией, пока генеральный директор отсутствует;
  • приказом о назначении соответствующего человека на должность;
  • приказом о командировке или о предоставлении отпуска генеральному директору.

Нередко бывает так, что руководитель компании уволился, а нового директора еще не назначили. В этом случае собрание учредителей назначает временно исполняющего обязанности. Ему передается право на управление организацией. Из этого следует, что и подпись финансовых документов, налоговой и бухгалтерской отчетности является прерогативой исполняющего обязанности генерального директора. При этом оформляется протокол заседания, который и следует прикладывать к отчетности.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное