Документы под опекой бухгалтерии

Ряд документов, которые вы храните в компьютере, – финансовые, распорядительные, по личному составу, доверенности – обязательно должны быть переведены на бумажную основу. Только в этом случае они будут считаться действительными при проверке налоговым ведомством. В Пенсионном фонде, в суде у вас обязательно попросят заверенную копию электронных документов. Таково современное законодательство, которое порождает в бухгалтерии волокиту. О том, как не потерять документ и упорядочить работу бухгалтерии, рассказал заместитель начальника отдела комплектования Росархива Борис Альбрехт.

Время решает все

Прежде всего важно отслеживать, чтобы бухгалтерия не обрастала ненужными бумагами. Очень важный параметр, который касается всех документов, это их срок хранения. В Налоговом кодексе в пункте 8 статьи 23 части 1 указано, что налоговая документация, например, хранится четыре года. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (ст. 17) установлен срок хранения для первичной бухгалтерской документации не менее пяти лет. Потеря документации или уничтожение ее до истечения сроков хранения может обернуться для бухгалтерии проблемой.

– Ответственность за пропавший документ в этом случае ложится на непосредственного руководителя того подразделения, которое с этим документом работало, – говорит Борис Владимирович. – И наказание в этом случае определяет руководитель организации. На некоторых предприятиях за это введены разные меры: и штрафные санкции, и отстранение от должности, вплоть до увольнения. Все зависит от важности потерянных документов.

Согласно закону об архивном деле, уничтожение документов должно происходить только после проведения специальных процедур, которые называются экспертизой ценностей. Главный бухгалтер в своем отделе может сам провести предварительную экспертизу и оценить важность тех или иных документов. Однако правильней собрать экспертную комиссию, в состав которой вошли бы наиболее опытные специалисты. Они и должны решить участь бухгалтерских документов. Но даже в этом случае бухгалтер не является последней инстанцией. Только руководитель должен решать, нужно ли оставлять документ на дальнейшее хранение, если срок у него давно истек, или его нужно ликвидировать.

Кому оригинал, кому копию

– Сейчас многие бухгалтеры путаются в значении таких понятий, как «выдача документов во временное пользование» и «изъятие», – говорит Борис Владимирович. – Изымают оригиналы документов, как правило, их требует суд и прокуратура. Во временное пользование обычно выдаются заверенные копии.

Если судебный процесс затеян против вашего партнера, а ваши документы проходят как вещественные доказательства, то после завершения процесса не забудьте потребовать свою документацию обратно. Часто происходит так, что ценные бумаги бесследно исчезают. Чтобы заранее застраховать себя от подобных казусов, бухгалтеру следует выйти на руководство с инициативой прописать в уставе организации пункт, по которому документы организации являются ее собственностью. Тогда вы имеете полное право беспрепятственно получить свои бумаги, а в случае отказа пригрозить арбитражем за незаконное удержание чужой собственности.

Всем остальным организациям и ведомствам документы выдаются во временное пользование в виде заверенной копии. Эти правила распространяются и на налоговую инспекцию. Исключение составляет выездная проверка, в рамках которой инспектор приезжает в офис. Ему необходимо выдать подлинник, с которым сотрудник налоговой будет работать в пределах бухгалтерии.

Бумажный интерес

В целях производственной необходимости организация, с которой у вас партнерские отношения, может запросить у бухгалтерии рабочую документацию, находящуюся в архиве. Существуют определенные правила выдачи этих документов. Ваш партнер должен в обязательном порядке прислать письмо с просьбой о выдаче интересующей его информации. В этом письме он должен ясно обосновать причину своей заинтересованности. Когда письмо попадает на стол вашему руководителю, он пишет резолюцию в бухгалтерию, которая обеспечивает выдачу документов во временное пользование. Сразу возникает вопрос: а что целесообразней – выдать оригинал или заверенную копию? Лучше избежать выдачи подлинников и ограничиться копией. Восстановить тот или иной документ может дорогого стоить. Решение о выдаче оригинала сторонней организации должен принимать под свою ответственность только руководитель.

Если ваше начальство дает согласие на предоставление информации, то создается акт о передаче документов в двух экземплярах. Его подписывают руководители обеих сторон. Обязательно к акту прилагается опись документов. Как правило, документы передаются на срок не более трех месяцев. Если организация заинтересована в продлении срока хранения, то она должна написать соответствующее письмо. При этом руководитель вправе отказать партнеру в этом и потребовать вернуть документацию.

Работая с бухгалтерской документацией, необходимо помнить о множестве нюансов, которые сопровождают эту работу – хранение, передача бумаг работникам, официальным лицам и организациям с которыми вы сотрудничаете. Для этих целей существует специальный нормативный документ – Правила работы ведомственных архивов, где очень подробно рассмотрены все детали организации и хранения документов, в том числе и бухгалтерских.

Все включено!

Многие организации ведут первичную бухгалтерию в электронном виде. Это очень удобно. Но важно также помнить, что при передаче бухгалтерской документации в архив в номенклатуру дел необходимо включать не только бумажные документы, но и те, которые вы храните в электронном виде.

Алла ГЕРМАНОВА